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一、高校檔案管理領域低碳信息化概念的提出及其必要性

檔案信息化是指運用現代信息技術將傳統的檔案實物、文本，包括圖片、文件、信函及聲音資料等轉化為相對應的數字信息，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。實現檔案管理低碳信息化的必要性主要體現在節約資源、降低能耗、減少污染等方面。在我國實行可持續發展戰略中，“低碳”理念的培養關系著我國未來能否持續有效的發展。同樣，在檔案管理信息化建設中，我們應該同樣重視低碳的作用。走低碳發展道路，既符合當前氣候環境合作的要求，也符合當前經濟社會可持續發展的路徑。

二、低碳信息化的三大原則

應開展檔案管理信息化低碳制度的可行性研究，在檔案信息化管理相關制度修訂中，增加低碳排放的有關規定，使電子文件的歸檔、檔案數字化、數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都能實現有序、標準和規范，為推動低碳信息化做保障。

三、低碳信息化的實現路徑

建設高校檔案管理領域的低碳信息化，實現檔案管理的可持續發展，要從不斷改進檔案管理現有的軟、硬件環境入手，改進檔案管理模式，實現建設效益化、管理低碳化、歸檔自動化、館藏數字化、利用網絡化。（一）建設的效益化。在檔案信息化建設過程中，要從節約成本、提高效益等方面來考慮最優化路徑的設計，系統評估、比較研究，達到事半功倍的目的。如在軟硬件設備等的投入方面，要建立合理的資金投入預決算制度，加強各項經費管理，使每一分錢都發揮其最大效益，以有限的投入達到產出最好的服務效果和最大的利用者滿意度。（二）管理的低碳化。引入先進、科學的管理理念，提倡“低碳管理”的理念和模式，提高檔案管理的效益和水平，降低檔案收集、整理、查閱、利用等日常檔案管理流程中不必要的能耗。例如，檔案查閱是檔案管理工作的一項重要內容，查閱工作的難易取決于檔案管理系統的合理布局。而改善布局的有效方法就是加強對查閱資料的統計分析，利用這些統計數據，重新設計檔案利用的流向方式和分類布局。（三）歸檔的自動化。目前許多高校都在大力推進辦公文件自動流轉歸檔系統的建設，這較好地滿足了不斷增加的電子文件的管理和利用需求。但高校要歸檔的材料不只局限于文書性材料，還有大量的教學、科研、財會、出版等專門性材料，使得歸檔自動化的難度大大提高。應通過對電子文件歸檔管理辦法與技術手段的研究，探討高校OA系統與教學、科研、財務等業務系統信息的有效集成和共享在文件收集歸檔環節的應用，逐步實現歸檔工作的自動化，從源頭上解決傳統歸檔工作需要耗費大量人力、物力，成本高、效率低的問題。（四）館藏的數字化。隨著國內信息化工作的穩步推進，高校檔案界對檔案數字化尤其重視，但在此過程中，或多或少地存在著各種資源浪費，這種浪費大多是可以避免的。因此，在館藏數字化方面，重點是要更新觀念意識，采取積極的管理手段和技術措施，實施低碳、經濟、高效的數字化。一方面，應通過歸檔鑒定、篩選等環節，對檔案進行數字化的必要性研究，制定科學合理的數字化范圍，確定需要數字化的檔案材料；另一方面，通過對數字手段的規范研究，在數字化過程中采用無損、經濟、高效的數字化及存儲方案，將館藏紙質檔案轉換成數字影像文檔，實現“以文本為檢索對象，以原稿圖像為檢索結果”的全文檢索，這樣既可以降低數字化過程中的資源消耗，提高資源利用率，同時也可以很好地保存紙質檔案原件。（五）利用的網絡化。檔案信息的網絡利用高度依賴于先進的技術手段，因此其重點和難點在于信息技術的突破。例如技術標準的統一、身份信息的網絡認證、電子簽章的有效驗證、傳輸利用過程的信息保密、網絡系統的安全保障等問題，這些都是開展網絡化迫切解決的問題。通過對電子文件、電子公文查閱利用辦法與技術手段的研究，改變傳統檔案利用方式；應用檔案門戶網站、檔案信息化應用系統等平臺，實現檔案的在線網絡利用，降低打印、復印紙張的頻率。通過對檔案信息資源與公共信息資源數據庫的關系研究，構建起高校檔案共享及遠程利用系統，實現各高校之間檔案信息的共享和傳輸，優化信息資源配置，以達到查閱利用高效化、低碳化的目的。

四、低碳信息化的保障措施

為保障低碳信息化的有效實施，就需要妥善解決觀念、技術條件、安全保障等諸多方面的問題：

（一）觀念意識創新。低碳視角下的檔案信息化建設，不僅需要檔案人員主動學習新的信息技術，熟練運用科技手段完成歸檔管理與服務利用工作，還需要檔案人員將低碳意識融入到日常工作中，在開展信息化工作時切實做到低碳、高效。這就需要檔案人員及時更新觀念意識，本著低碳、高效的工作思路，科學、規范、創造性地開展檔案信息化工作，做節能減排的有心人。

（二）信息化平臺建設。在檔案信息化應用平臺建設方面，可循序漸進、分步驟、分階段實施。早期可依托數據提取和系統對接等手段，集成和共享高校內部各業務系統信息，并建立起功能完善的檔案門戶網站及檔案網絡系統。中期以辦公自動化建設為契機，開發集辦公、流轉、歸檔為一體的辦公文件自動流轉歸檔系統。后期則在突破技術瓶頸的情況下，建立起以網絡利用為目標的檔案信息資源數據庫，如智能數字檔案館。

（三）網絡安全保障。檔案信息“生存”于計算機硬件、軟件和數據庫系統共同組成的有機系統中，因而計算機硬件及檔案網絡系統等成為影響檔案信息安全的技術因素。針對網絡安全所采取的措施應是全方位應對各種不同的威脅的措施，包括安全設備、病毒防范、網絡技術等各個層面，并在檔案信息管理中，做到制度到位、技術到位、人員到位，有效保障網絡系統的保密性、完整性、可用性。

作者:黃文鳳單位:廣東財經大學綜合檔案室