導(dǎo)語：檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全分析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】隨著社會的發(fā)展，自動化辦公和電子政務(wù)的廣泛應(yīng)用。檔案管理工作逐漸從以往的傳統(tǒng)模式改變?yōu)?a href="http://www.uv63h8.cn/lunwen/xinzhen/daxxhlw/201603/622169.html" target="_blank">信息化管理模式。對此，也帶來了相應(yīng)的信息安全性問題，檔案工作者就應(yīng)當充分發(fā)揮信息技術(shù)的特點，同時利用新方法、新技術(shù)有效的改善信息化檔案在管理過程中所出現(xiàn)的問題，使得檔案管理工作發(fā)揮更大的作用。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化管理；安全

檔案是人們信息化資源的重要組成部分，同時也是日常生活當中必不可少的信息。隨著我國科學技術(shù)的不斷進步，社會運行方式出現(xiàn)了較大的改變，常規(guī)的檔案管理工作已經(jīng)無法滿足當前人們的各方面需求。所以，如何有效的提升檔案管理工作的管理質(zhì)量，并且有效的解決所面臨的一切問題，最大程度的服務(wù)于社會，已經(jīng)成為檔案信息化管理者的核心問題之一。

1.檔案信息化管理模式的優(yōu)勢

1.1加快搜索速度、提高搜索準確性。傳統(tǒng)的檔案管理模式，在搜索檔案時需要相關(guān)工作人員在案卷或目錄中進行手動的查找，其查找效率非常低，也極容易出現(xiàn)錯誤[1]。在實行信息化檔案管理之后，不但可以極大程度的提升檔案信息的查找效率，還能夠極大程度的降低出現(xiàn)差錯的可能性。1.2提升檔案信息利用率。伴隨科技的發(fā)展，環(huán)保理念也開始普及。無紙化的辦公受到越來越多的關(guān)注，并在各個部門當中普及。辦公自動化程度越來越高，使得紙質(zhì)檔案信息和辦公數(shù)字化辦公之間有較大的矛盾沖突。在使用信息化檔案之后，檔案的信息可以以數(shù)字化、信息化的形式展現(xiàn)，從而直接在辦公數(shù)字化系統(tǒng)當中應(yīng)用，不但有效的解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和辦公數(shù)字化的沖突，還為檔案使用者提供了極大的便利。1.3方便信息遠程傳輸和共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式，使用者需要通過相關(guān)檔案管理部門進行查找或者通過郵寄、傳真，但這些都給使用者帶來極大的不便利[2]。但是信息化檔案管理能夠借助信息網(wǎng)絡(luò)，及時的將檔案信息傳輸于檔案使用者手中，如此在很大程度上節(jié)省了人力和財力。

2.檔案信息化管理中的安全問題

2.1電子檔案的真實性和合法性問題。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理中，需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或者單位進行相應(yīng)的簽字或者蓋章，其較為容易識別檔案的合法性和真實性。2.2傳輸過程中的安全性問題。檔案信息化管理模式下，檔案信息能夠借助網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)傳輸，這也埋下安全隱患伏筆。在傳輸過程中，極有可能出現(xiàn)篡改、竊取和偽造的可能，尤其是高度保密的檔案信息，這一問題更是嚴重。2.3管理過程中的安全性問題。長時間保管電子檔案信息會因為一系列的因素而受到影響和制約，例如計算機軟件或硬件的使用壽命、平臺和電子檔案信息之間的一致性等。這些都需要管理人員改善管理模式，加強管理質(zhì)量，如果管理模式、管理質(zhì)量出現(xiàn)問題，則極有可能造成電子檔案信息受到損壞。

3.檔案信息化管理中問題所對應(yīng)的策略

3.1改善電子檔案的合法性和真實性。對于電子檔案的真實性和合法性問題，加密技術(shù)能夠有效地預(yù)防。當前所使用的加密技術(shù)可以分為兩個大類，主要分為對稱類和非對稱類。對稱類加密便是指解密和加密的秘鑰相同，目前一種加密技術(shù)的應(yīng)用較為廣泛；非對稱類的加密主要是指加密和解密用的是兩種秘鑰，簡單說就是加密的秘鑰可以公開，但是另一個用于解密的秘鑰不得公開，需要由特定的人進行掌管，這樣的加密方式也是當前檔案信息化管理中應(yīng)用效果較好的方式。非對稱加密方式中，可以將加密秘鑰公開給所有需要管理電子檔案部門，使他們自主的對自己的檔案進行加密保護，這樣就能夠最大程度的對電子檔案進行存放管理。3.2引進全新的管理技術(shù)和管理理念。隨著我國社會信息化時代的高速發(fā)展，各個行業(yè)都有一定程度的融入高科技技術(shù)。對于檔案信息化管理工作來說，也必須要跟隨著時代步伐，將落后、傳統(tǒng)的管理模式進行合理、科學的改善和創(chuàng)新，重新設(shè)計符合社會要求的檔案信息化管理模式，增加各方面的投入情況，例如人力、物力的投入，從根本上改善檔案信息化管理工作。其中，最為重要的管理內(nèi)容便是權(quán)限問題和監(jiān)控技術(shù)問題。需要加強對訪問檔案的用戶進行身份的驗證，杜絕無關(guān)用戶隨意查看重要檔案。權(quán)限問題的常用方式為給每一位用戶分配特殊的符號、字母或者數(shù)字，用戶需要輸入正對這些信息之后才可進入。在檔案信息化管理當中，防火墻的建立能夠有效地保障數(shù)據(jù)系統(tǒng)的進、出兩個方向的互動能夠得到有效的監(jiān)控和鑒別，杜絕對檔案信息的非法訪問，從而對電子檔案的安全性、隱蔽性受到保護。3.3建立完善的安全管理制度。電子文件的形成、處理、管理、利用等多個環(huán)節(jié)中，都有著信息丟失或更改的可能性，并且這些丟失或更改并不會及時且容易的發(fā)現(xiàn)。對此，檔案管理部門就需要建立一套科學、嚴密、合理的管理制度，對每一份電子檔案的生命周期實行全程的管理，保證每一個環(huán)節(jié)中電子檔案的完整性。電子檔案制作人員需要對所制作的文件負責，相關(guān)部門需要設(shè)立統(tǒng)一的管理制度，在需要對檔案進行利用時，只能夠以只讀的形式進行查閱，以免在閱讀過程中對檔案造成破壞。除此之外，機關(guān)辦公活動當中所形成的公文行電子文件只要簽發(fā)之后便不得更改，如果需要更改，則必須要經(jīng)過批準手續(xù)才可。

綜上所述，隨著信息化社會的快速發(fā)展，其各個行業(yè)的電子檔案也會隨之增多。與此同時，檔案管理的安全性也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。發(fā)展檔案管理和國家建設(shè)當中的核心任務(wù)便是真正全面實現(xiàn)檔案信息化管理，這對于相關(guān)工作人員而言，需要正確的認識到檔案信息化管理的客觀存在的問題和優(yōu)勢，并且積極主動的使用行之有效的改善措施，使檔案信息化管理建設(shè)工作順利開展。

作者:徐曉華 單位:邢臺醫(yī)學高等專科學校

參考文獻：

[1]李榮.葉全勝,黃紅萬.淺談檔案信息化管理面臨的問題及對策[J].云南檔案,2014,10(5):10-12.

[2]陳璐.信息社會與檔案信息化管理[J].綿陽師范學院學報,2013,1(4):1-2.