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隨著現代社會保障水平的提升，城鄉居民社會養老保險問題受到越來越多的關注，而企業職業養老保險是其中的重要組成部分。企業養老保險檔案是全面系統記錄企業職工和單位履行參保義務和享受社會保險權益的基本原始憑證，是社會保險經辦管理和服務工作的客觀記錄，也是社會保險經辦部門對養老保險參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務一生和保障一生”的基本前提，加強對企業養老保險檔案管理具有重要意義[1]37-42。實踐證明，企業養老保險檔案管理工作已經開始向信息化方向發展，原有的企業社會保險檔案管理工作已經很難適應現代檔案管理工作客觀要求。在新的形勢下，必須要對企業養老保險檔案管理工作提出更高要求和標準，推動企業養老保險檔案管理更好地適應現代保險事業發展。

一、企業養老保險檔案信息化重要性分析

企業養老保險檔案信息化，就是在企業職工養老保險檔案管理工作中，把檔案資料和信息以數字化信息的方式，為企業職工和養老保險管理部門提供服務。企業養老保險檔案信息化的優勢主要體現在養老保險檔案信息處理的快速性，可以有效節約檔案資料存儲和保管的空間，還體現在對養老保險檔案信息調閱利用的便捷性和快速性，這些都推動了企業養老保險檔案信息化方向的發展，意味著在企業養老保險檔案管理中的管理環節自動化、管理方式網絡化、檔案決策智能化和檔案信息利用電子化的方向進行轉變[2]55-58。具體而言，企業養老保險檔案信息化建設具有以下幾個方面的重要性。1.企業養老保險檔案信息化便于檔案信息的查閱和利用。企業養老保險檔案管理在實現信息化管理以后，對于檔案信息的使用者來說，只需要在養老保險檔案信息系統中檢索關鍵詞，就可以快速查閱到其所要查閱的檔案資料信息，與傳統的紙質檔案管理相比，其信息檢索查閱和利用的效率都大大提升。而且在養老保險檔案信息保管中，還可以采取加密的方式，對企業職工養老保險檔案信息進行機密處理，大大提高了企業養老保險檔案信息管理的安全性。2.企業養老保險檔案信息化可以提升檔案信息資源的科學管理。對于任何一種檔案管理來說，其根本目標是提升檔案信息資源的利用效率，沒有利用價值的檔案信息只能存放在紙堆里。而企業養老保險檔案信息化可以使養老保險檔案管理部門的工作更加開放，使企業養老保險檔案的信息化優勢更加明顯，其采集方式、管理和服務職能都可以快速取代傳統的養老保險檔案管理工作，不僅體現了企業養老保險檔案管理工作的與時俱進，更是提升和優化了養老保險的社會服務職能。3.企業養老保險檔案信息化可以更好地支持養老保險決策和管理工作。對于企業養老保險檔案管理工作來說，其信息化建設可以有效提升養老保險檔案信息的完整性和可靠性，也可以有效提升養老保險檔案信息和管理的綜合分析能力，從而更好地為企業養老保險管理工作提供信息支持和決策依據。4.企業養老保險檔案信息化可以更好地提升養老保險檔案信息利用的時效性。在企業養老保險檔案傳統管理工作中，養老保險檔案信息很少可以實現資源共享利用。但在信息化管理方式中，企業養老保險檔案信息則可以通過遠程服務系統實現檔案資源的共享，有效提升養老保險檔案信息利用的便捷性，而且也可以縮短養老保險檔案的編纂時間。要推動企業養老保險檔案管理工作向信息化方向的轉變，就要使檔案管理人員不斷解放思想，加強業務知識和能力的學習，自覺提升自身的養老保險檔案信息化管理和服務意識，把各類養老保險檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、實物檔案、照片檔案、文書檔案都納入到檔案信息化管理的范疇，爭取把檔案管理工作簡單化和規范化，從根本上推動企業養老保險檔案管理和服務工作的時效性。

二、企業養老保險檔案管理信息化工作中存在的問題

1.企業養老保險檔案管理人員對于信息化建設的認識不足。在企業養老保險檔案信息化工作中，部分檔案管理人員由于思想和認識水平的限制，對于養老保險檔案信息化建設的理解還存在一定片面性，認為只要把養老保險檔案信息資料輸入到管理信息系統中，就完成了信息化管理工作，對于養老保險檔案信息化管理工作的實質性和重要性沒有充分認識，在一定程度上導致企業養老保險檔案信息化建設工作滯后。也有一部分檔案管理工作人員的管理模式還停留在傳統檔案管理工作模式和方法上，對于信息化工作模式不熟悉、不學習，甚至對其還有抵觸情緒，在一定程度上影響到企業養老保險檔案信息化建設工作進程。2.企業養老保險檔案信息化管理工作內容存在不足。在企業養老保險檔案信息化管理工作中，無論是養老保險檔案資料的起草、修改，還是檔案資料的印發，都是通過電腦、網絡和養老保險檔案信息系統完成操作的，而且也是以電子檔案的形式保存在養老保險檔案信息系統中。企業養老保險檔案信息化，便于養老保險檔案資料的保管和復制，但是也容易使檔案信息資料被修改，可能導致檔案資料的原始記錄難以保存。在這樣的思想認識下，有的養老保險檔案管理人員對檔案信息化管理工作存在疑慮，在實際工作中，可能寧愿采取傳統紙質檔案也不愿意或者盡量減少信息化管理方式，從而使養老保險檔案信息化管理工作本身存在較大的遲緩性。3.企業養老保險檔案信息化管理制度缺乏。在企業養老保險檔案信息化管理工作中，必須要有相應的制度法規對其進行規范化和標準化管理，并要加以重視。實際情況是，由于缺少完善的法律法規和制度要求，使各個企業的養老保險檔案信息系統缺乏統一性和銜接性，各種系統普遍存在標準不統一、內容不統一、形式不統一等多個問題，在一定程度上直接影響到企業養老保險檔案信息化建設工作。4.企業養老保險檔案信息化管理人員缺少。對于企業養老保險檔案信息化建設來說，人才是基礎，必須要有既熟悉檔案管理知識、又具備檔案信息技術的人才，還要具備一定管理知識和能力，這樣的人才在實際工作中很難同時具備各方面的素質和能力，而對其培養又是一個比較漫長的過程。在企業養老保險檔案管理工作中，檔案管理部門尚未把養老保險信息化管理人才培養納入到工作重心，導致專業技術管理人才的缺乏，在一定程度上嚴重影響企業養老保險檔案信息化建設工作。

三、企業養老保險檔案信息化管理工作的完善和提升對策

1.加大對企業養老保險檔案信息化建設工作的支持力度。企業養老保險檔案信息化建設工作的快速推進，離不開養老保險檔案管理部門和領導的高度重視，也離不開相關人力、物力、財力的投入。因此，對于養老保險檔案管理部門來說，必須要在部門經費預算中，專門設有相應的設備儀器購置預算，要做到專款專用，確保購買的機器設備都用于養老保險檔案管理工作實際中，用于檔案信息化管理專業人才的培養工作中。對于企業養老保險檔案信息化建設而言，這些資源投入將可以有效提高企業養老保險檔案管理工作效率，而且還可以便于檔案信息資料的查找和利用，為企業養老保險檔案管理工作提供更多便捷。2.完善企業養老保險檔案信息化管理工作方式。要想從根本上推動企業養老保險檔案管理工作順利向信息化方向轉型，就必須要加強對企業養老保險檔案管理方式的轉變，必須要加大開發企業養老保險檔案信息資源開發和創新企業養老保險檔案信息資源服務方式。在已經實現企業養老保險檔案信息化管理的檔案管理部門中，盡可能向標準化和統一化以及制度化方向進行轉變，避免企業養老保險檔案信息資源的過度浪費和重復開發；可以采取縮微技術服務和存儲服務，對企業養老保險檔案信息進行存儲，將產生十分明顯的經濟效益和價值；啟用相應的企業養老保險檔案公共網絡服務系統，通過電腦網絡和電話等公共服務網絡，為企業職工和檔案資源管理部門提供更為便捷和優質服務。3.加強對企業養老保險檔案信息化管理人才的培養。企業養老保險檔案管理部門要不斷加大對檔案信息化管理人才和技術人才的培養力度。檔案管理部門領導要親自把企業養老保險檔案管理人員培養工作提上部門重要工作日程，要納入到單位人才培養計劃和規劃中，然后根據設定的培養計劃和策略，選拔綜合性人才進行培訓，產生良好的培訓效果。與此同時，檔案管理部門還要根據檔案管理人員工作實際，為其提供更多的自學、外部培訓計劃，使他們有更多的機會與外部單位和人員進行企業養老保險檔案信息化建設工作的交流、學習，不斷學習外部單位成熟經驗，將其移接到本單位中實施，產生更好的檔案信息化管理效果[3]121-124。4.要建立和規范企業養老保險檔案信息化管理機制。要想更好地推動企業養老保險檔案信息化管理工作，就要建立起規范化和標準化的企業養老保險檔案管理信息化機制，要加大安全管理措施，確保企業養老保險檔案管理安全性，對檔案管理機制規范化運作提出更多要求。首先，要對企業養老保險檔案管理制度進行創新，對企業養老保險檔案信息化管理工作的機制進行逐一梳理和完善，對檔案信息化管理工作的標準進行細化，確保企業養老保險檔案信息化的制度都可以得到有效落實。其次，要對企業養老保險檔案信息化管理標準加以規范，確保企業養老保險檔案信息數據系統得以建立，從而使這些工作能夠在整個行業內得到全面建立，也使企業養老保險檔案信息資源得以共享。5.要不斷建立和完善企業養老保險檔案信息化各項技術。對于企業養老保險檔案信息化建設工作來說，首先要建立起完善的養老保險檔案信息數據系統，把企業參保人員和參保單位信息都輸入到這個管理系統中，不僅可以提高養老保險檔案管理的工作效率，而且還可以對這些信息資源進行快速統計和分析，為決策部門和領導提供全面、真實、快速的決策信息支撐，而且也可以通過這個檔案系統進行信息資源檢索和利用，把那些可以公開的檔案信息資源制作成電子檔案，由專門的檔案管理部門和人員負責維護，其他檔案管理部門和人員可以通過相應檢索權限進行信息查詢，而且企業職工也可以登錄該系統，在進行身份認證以后，也可以對自己的養老保險信息進行查詢，為其工作和生活提供更多便利。

四、總結

企業養老保險檔案信息化建設和管理工作，是信息時展的必然趨勢。企業養老保險檔案信息化建設和管理，涉及企業職工、企業單位、檔案管理部門、養老保險管理部門等多個部門和主體，涉及千千萬萬企業職工的切身利益，必須要加強對此項工作的認識和重視程度，做好信息系統建設、規章制度規范制定、專業管理人才培養等各項工作，才能更好地做好企業養老保險檔案管理工作。

參考文獻

[1]寶杭.對加強城鄉居民社會養老保險檔案管理的探究[J].青年與社會,2013(9).

[2]張紅梅.加強檔案管理信息化建設促進經濟社會發展[J].華章,2017(1).

[3]肖杰.淺析如何做好社會保險業務檔案管理工作[J].經濟師,2018(1).

作者:王亞寧 單位:廣靈縣企業養老保險管理中心館員