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隨著科研院所辦公現代化步伐的加快，紙質文件和電子文件一體化管理的普及，科研檔案收、管、用全程信息化進入管理領域。信息技術的廣泛應用對科研院所檔案管理工作產生了深刻的影響，加強檔案信息化建設，是提高科研院所檔案信息服務水平的必由之路。

1將檔案信息化建設納入院所信息化建設的總體框架

現代信息社會日新月異，檔案管理領域也出現了一些新情況、新問題。科研院所開展檔案信息化建設，一定要審時度勢，深入調查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發標準和網絡結構等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在數字化建設的關鍵部位，保證軟硬件資源的繼承性，使其既能適應當前信息發展的特點和要求，還能符合今后發展和應用的趨勢，避免盲目上馬，盡可能避免資源浪費。在推進信息化進程中，特別要注意解決好三個方面的問題：一是保持檔案信息化建設與科研院所各部門信息化建設同步發展。做好電子文件歸檔管理和檔案信息資源數據庫建設等工作，力爭把檔案信息化建設納入科研院所信息化建設的總體框架，實現檔案信息化與科研院所信息化同步發展。二是實現檔案信息化各項工作的協調發展。科研院所檔案部門一定要根據科研院所各項工作對檔案工作的要求，以實現檔案信息資源共享、提高檔案信息利用服務水平為目的，明確不同階段檔案信息化建設的重點。三是把建立和完善檔案信息安全保障體系，作為檔案信息化建設的關鍵環節。認真執行檔案信息化管理的各項責任制度，杜絕一切安全隱患；嚴把檔案利用審查關，非開放的檔案信息一律不得上外網；要嚴格執行“三網”隔離制度，采取可靠的防范技術和措施，確保檔案信息和網絡安全。

2提高全員檔案素質是院所檔案信息化建設的重中之重

電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對專兼職檔案管理人員提出了更高的要求。檔案信息化建設是一項長期的工作，數字化的實現不僅僅是檔案部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要院所全體人員的積極參與配合，全員檔案素質的提高對檔案數字化建設至關重要。因此，提高全員檔案素質是目前科研院所檔案信息化建設的重中之重。隨著檔案內容的數字化存儲，對于閱讀檔案的人員權限必須具有明確的劃分，對不同安全和保密級別的檔案，管理人員應從授權的角度予以規范。在必要的情況下，管理人員應通過檔案文件加密、文件防寫、網絡監控等措施確保檔案的安全，一旦發現問題，也能追根溯源。在實踐工作，一方面要積極引入懂計算機的專業人才，另一面要為檔案人員提供培訓、交流和學習的機會，通過與教育機構的通力合作，培養通曉檔案和信息技術的綜合人才，為檔案信息化建設不斷充實人才。

3積極探索具有科研院所特色的檔案信息化建設之路

檔案信息化建設的目標是是建立數字化檔案信息，將檔案資源通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案信息的合理配置與開發利用，最大限度地實現信息資源的社會共享。科研院所檔案部門要把檔案信息化建設作為工作重點，多渠道爭取支持，有計劃、有步驟的開展信息化建設，逐步探索出一條具有科研院所特色、符合院所實際的信息化建設之路。信息化對檔案的利用帶來了一場深刻的革命，在客觀上要求科研院所檔案部門必須轉變觀念，樹立特色信息意識，只有立足電子檔案的特性，轉變檔案管理的理念，才能提供優質高效的服務。在檔案信息化建設中，科研院所檔案部門應該根據院所工作的需求，樹立特色信息意識，對所有檔案進行詳細的類別劃分，需要分析各類檔案的作用、利用頻率、保存的需求，從而為日常的借閱和管理奠定基礎。一是要對重要檔案目錄進行數字化處理，這是檔案信息化的基本工作。因為檔案信息化就是在檔案信息管理系統中采取目錄進行管理，把全文信息、圖像信息及其瀏覽功能集成于目錄數據，以目錄數據為檢索入口，從而實現圖文信息的瀏覽。二是要有選擇地對重要檔案進行全文數字化，在信息服務的特色內容和獨特形式上做文章。三是根據院所辦公工作的需求，將重要信息資源加工成系統的、專題的、有序的信息，有機地將它們連接成一個整體，為利用者提供優質、高效的服務。

作者:馬艷秋 單位:白城市農牧機械化研究院