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摘要：社保是民生的基礎，社保檔案是支撐社保體系健康運行的一項重要的基礎工作。隨著信息化時代的來臨，檔案信息化是當今社會發展的大趨勢，也是推動社會保險工作改革的重要力量。就當前社保檔案信息化管理現狀來看，尚處于起步階段，還存在一定的不足，為此筆者基于我國社保檔案信息化現狀，分析了其中存在的問題，并就如何進一步完善社保檔案信息化管理提出相關的建議。

關鍵詞：社保檔案；信息化；檔案管理

社保檔案信息化指的是社保檔案管理中全面應用現代化信息技術，對檔案信息資源進行處理，包括社保檔案信息收集、歸檔、維護、保存和利用管理等，從而使社保檔案工作能夠更好地服務社會，提高檔案管理與利用的效率。因此，加強社保檔案信息化管理建設，才能充分發揮社保檔案信息的作用，更好地服務于社保事業。

一、檔案管理信息化建設現狀

1.各地檔案管理信息化層次不一。由于部分單位領導重視不夠，對檔案重要性尚未取得一致認識。導致各地的檔案信息化層次不同，有些地方重視硬件的建設，信息化程度低，或者沒有引入新的信息化系統，依舊是傳統的檔案管理體系；部分單位使用了信息管理檔案系統，也創建了相關的信息數據庫，卻存在使用盜版軟件的現象。歸其原因，還是對檔案管理的專業性認同度不夠，更多的單位，用到了正版軟件，卻因為檔案管理人員的技術素養沒有跟上，出現權限管理混亂的情況，讓不法分子有機可乘，各地的社保檔案管理信息化程度參差不齊，和所處地的經濟發展，當地政府的重視程度都有著莫大的關系。2.缺乏復合型檔案管理的人才。管理復合型人才的缺失，是檔案管理信息化止步不前的重要原因，懂得檔案管理學和計算機信息的人才極度稀少，目前的情況依舊是分工協作，由信息技術員和檔案管理工作人員一起合作進行管理，這絕非長期可行的辦法。檔案管理人員應該適應新時代的潮流，在信息化技術的學習上加大力度，各級部門也可以安排相關的檔案管理人員信息技術培訓，或者定期舉行交流會，讀書會等，進一步強化和鞏固信息技術的相關知識，能夠熟練操作，真正做到傳統的檔案管理理念和當代新的信息技術的融合。3.檔案管理信息化安全性差，資源共享存在限制。目前社保檔案管理系統大部分有著不夠安全，容易被盜取數據的問題，信息安全是涉及到信息化繞不開的一個話題，如果一個數據管理系統存在著漏洞，很容易被別有用心的不法分子盜取大量居民信息，造成嚴重的損失。社保檔案對于每一個購買社保的居民來講，都是非常重要的憑據，絕不容許被他人盜取。相比傳統檔案管理，信息化檔案最大的優勢在于資源共享，數據在不斷的交互中，凸顯檔案自身的價值，但就當前部門內部來講，業務部門和檔案部門交流不強，業務檔案一體化尚未真正實現，地區與地區之間社保檔案也比較封閉，無法進行有效的資源共享，這就降低了提高社保服務效率。4.社保檔案管理難度加大。因為社保的覆蓋面越來越廣，參保對象日益增長，檔案數據龐大，管理困難，加上城鄉一體化進程的推進，居民在不斷遷移關系的過程中，會讓自身的檔案信息不斷增加，而且更加復雜，檔案的復雜也會影響到其他部門的稽核效率。檔案部門處在整個社保工作中的一環，但卻較為獨立，缺乏與其他部門的溝通，事實上檔案管理與業務辦理息息相關，檔案的整理與傳遞直接關系到業務流程辦理的效率，如果兩者能有深層次的結合，其工作效能必將提升一個等級，而信息化檔案管理可以十分輕松的做到這一點，把受到傳統檔案管理理念束縛的檔案部門解放出來，利用信息管理系統提取數據的便捷性，深入強化檔案部門與其他相關部門的聯系。

二、檔案信息化的重要性

1.提高社保檔案管理可靠性。傳統的檔案管理主體是人，社保檔案管理也不例外，這就對檔案管理人員自身的工作責任感，以及檔案知識和信息洞察力提出了相當高的要求。社保對普通家庭來講是一份保障，尤為重要，社保檔案作為社保的原始憑據，其管理工作更是不能半點馬虎，但在實際情況中，檔案丟失乃至篡改的情況屢見不鮮，這些直接原因都是檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識以及對工作不夠重視所導致，信息化的檔案管理系統更加可靠，只要運用得當，完全可以替代大部分檔案管理工作人員。2.避免檔案遺失。長期保存的傳統檔案容易缺失，對于社保工作的影響很大，加大了業務部門的工作量，影響服務質量。由于傳統的檔案管理主要由人工來完成，但員工不可能一直在一個崗位，離職換崗等情況發生，難免在交接中出現問題，造成部分檔案資料的遺漏，時間越長其問題就愈發明顯，信息化社保檔案管理可以避免這樣的問題，無論是存放到本地，還是上傳至云端，只要做好備份工作，就絕不會出現數據丟失的情況。3.避免了紙張浪費。保護環境絕不該是一句空談，無紙化辦公，使用清潔能源可以為環境保護建設做出貢獻，傳統的社保檔案管理，需要使用大量的紙張來保存居民的各項數據，不僅浪費紙張，還面臨難以備份，獨一份的情況出現，啟用信息化的數據系統進行檔案管理后，可以大量減少紙張的使用，并且避免了蟲蛀氧化等一些自然因素對檔案紙張的損害。4.減少成本。前文提到，當下的檔案管理人員素質有待提升，引入信息化的檔案管理系統，可以大幅度的精簡檔案管理人員，對于檔案管理部門來說，引入信息化檔案管理系統的成本，要遠遠低于人員工資的支出，節省了開支；對于檔案管理人員來講，剔除了隊伍里對工作不夠負責、不夠上進的人，激發了個人的競爭意識，也是一次學習進步的機會，可以通過接觸新的檔案管理系統來精進職業技能。5.符合國情需要。我國社保檔案數量繁多，主要有以下原因：首先，我國社保體系目前不完善，社會保障制度的建設是一項任重道遠的工程，需要長時間不斷收集反饋做出變動，目前社保體系還不夠成熟，城鄉社保建設還需要更長時間的沉淀。其次，社保業務中，各種證件證明材料開具繁瑣，無形中增加了檔案數量。最后，我國人民參保意識上升，企業的責任意識也日趨到位，購買社保的人數逐年上漲，這些原因讓我國社保檔案數量大幅度增漲，引入信息化的檔案管理系統進行精確管理，已成必然。

三、健全和完善社保檔案管理信息化建設的建議

1.改變傳統觀念，加快檔案管理信息化建設。要實現檔案管理信息化，首先需要相關部門轉變觀念，正視檔案管理的信息化工作，這項工程需要徹底對檔案管理系統進行變革，而不是單純的停留在更換設備系統上，部分單位所謂的檔案管理信息化只停步在引入信息化管理系統的層面上，這很明顯是片面的、不夠完善的，傳統行業的信息化需要是全局的革新，而非普通的升級，各級部門的工作人員要樹立正確的檔案信息化管理的理念，全面深入地認識到檔案管理信息化的作用和重要性。隨著檔案管理信息化程度的提高，計算機會取代人力來管理大量的數據，這減少了工作人員的工作量，但也對其未來的工作提出了要求，不僅要熟悉管理系統，更加需要進一步學習檔案信息化管理的知識，緊跟時代潮流，更新陳舊落后的觀念。積極投身于檔案信息化管理的建設中來，建立健全檔案管理制度。2.加大相關從業人員培訓。全面實現檔案信息化管理，離不開組建一支認真負責專業能力強的隊伍，作為新時代的檔案管理從業人員，信息化已成必然趨勢，工作人員應該深度學習兩種能力，一是信息安全，檔案管理信息化有諸多優勢，但無論是存儲在本地還是云端的數據，都存在丟失和泄露的可能，因為社保檔案涉及到居民自身的信息，所以保密工作尤為重要，檔案管理人員通過研習信息安全技術，做好數據備份，能夠最大程度上防止檔案數據的外泄。二是日常檔案管理技能的加強，檔案數據可以存儲到數據庫中，但之前的檔案整理、歸檔、掃描等基本工作，必須要有足夠的耐心和細心去完成，在檔案資料影像化日趨發展的當下，把控好每一份檔案錄入的準確性尤為重要。3.提高社保檔案信息化管理的安全性，實現資源共享。為了保證檔案信息管理的安全，還需要檔案管理人員及時做好檔案的備份，定期對計算機進行殺毒，及時打印檔案分頁，平時要注意對機房的養護。檔案數據如果能夠通過信息化技術實現共享，將大幅度提升社保業務辦理效率，壓縮辦理的流程，對于民眾來講，辦理將更加輕松。除開社保單位的檔案數據共享，也可以利用大數據，面向大眾開放社保檔案基礎資料的查詢，在便民的同時，把檔案管理的共享共建發揮到極致。4.檔案管理模式的創新和發展。隨著時代的發展，從傳統的檔案管理到信息化檔案管理系統，這就要求從業人員在檔案信息管理的發展趨勢上多做研究，更要著眼于當下，解決一些遺留的問題，比如說隨著檔案信息化的提升，之前遺留的紙質檔案如何處理，這是一個值得思考的問題，想要獲得持續的發展不僅要看到未來，更要關注當下。檔案管理模式的創新可以有多種，最簡單的，莫過于在數據庫中實行分類和排序，這樣就可以解決傳統檔案管理檔案雜亂的情況，方便查閱，只有更多檔案管理模式的創新才能實現社保檔案信息化建設的長足發展。

社保檔案信息化管理是推動社保管理規范化、統籌化發展的必要舉措，同時也是維護參保群眾利益的重要措施，尤其是新農村養老保險等險種的推行，社保覆蓋面也得到更大的擴展，因此提高社保檔案管理水平尤為重要。積極采取社保檔案信息化建設保障措施，可以提高社保檔案信息化管理水平，也將不斷地推進我國社保檔案管理的發展。

參考文獻：

[1]王大健.社保檔案管理中信息化建設分析[J].現代經濟信息,2019,(1):50-51.

[2]朱艷麗.大數據背景下檔案管理的機遇與挑戰[J].勞動保障世界,2018,(30):57.

作者:李德 單位:廣州東華軟件有限公司