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〔摘要〕本研究結合醫院實際情況，論證了建立醫療設備檔案的必要性，闡明了建立醫療設備檔案的過程，探討了醫療設備檔案管理工作目前存在的難點，并針對問題提出了建議。

〔關鍵詞〕醫療設備；檔案管理；建議

醫療設備檔案是指在醫院購置維護醫療設備過程中，整理形成的包括申請、論證、采購、驗收、付款、維護、轉科和報廢等資料[1]，而醫療設備檔案管理則是對醫療設備檔案資料的搜集、分類、統計分析、歸檔以及利用的工作[2]。醫療設備數量繁多，種類多樣，使得醫療設備檔案管理工作復雜煩瑣，這其中還涉及了許多理論和方法，使用不同的方法進行管理，得出的成效是不一樣的。哪種方法更科學，哪種方法更適合自己醫院，是醫療設備檔案管理員每天都要思考的問題。只有找對了方法，才能將醫療設備檔案管好用好，最大限度發揮檔案的作用，提高醫療設備的使用率和經濟效益[3]。

1建立醫療設備檔案的必要性

隨著醫院現代化的發展，醫療設備日益增多，現代化醫療儀器設備成為醫院重要的組成部分，是高、精、新技術應用于醫學教學、臨床診斷和治療的成果[4]。醫療設備不僅品種繁多，而且壽命長短不一，如何才能把醫療設備管好用好，必不可少的需要建立醫療設備檔案，檔案內放入所有與本設備有關的文檔資料，力求讓設備從立項到報廢的每一個過程都一個詳盡的記錄，并且整理歸案，一機一檔。這樣不管醫院的設備有多少臺，類型有多少種，我們都可以通過設備檔案知道每臺設備目前的情況，做到多而不亂，繁而不瑣。

2醫療設備檔案的建立

醫療設備檔案的建立過程實際上就是文檔資料收集過程，在立項后建檔，在運行中完善，這是一個持續以恒的工作，需要檔案管理員做到細心細致，一絲不茍，只有這樣才能建立一個完整的設備檔案。2.1建檔。我院采用一機一檔的管理模式，建檔時間是設備立項后論證前。預算為2萬元以下的建立小檔案，一個檔案一個文件夾，按采購時間有序放置，以小型設備的方式管理。對于預算為2~50萬元，建立中檔案，一個檔案一個文件袋，文件袋上按規則編號，按編號有序放置，以常規設備的方式管理。對于預算在50萬以上的建立大檔案，一個檔案一個文件盒或多個文件盒，文件盒上也按一定規則編號，并按編號有序放置，以大型設備的方式管理。2.2收集。[5]無論是小檔案、中檔案還是大檔案，都必須要收集以下基礎資料。立項資料：設備申請報告、可行性分析報告、各級領導審批文件。采購資料：設備論證表、設備技術參數表、供應商投標文件、供應商資質文件、發票復印件。安裝驗收資料：驗收合格書、出庫單、培訓考核表、資料交接確認表。隨機文件：設備的裝箱清單、合格證、使用說明書、操作手冊圖表。設備照片：設備外觀照片、設備標簽照片（記錄設備的品牌型號和序列號等）。運行資料：設備使用記錄、設備維護保養記錄、設備維修記錄、設備轉科記錄、設備報廢記錄。而由于不同價格設備的采購方式不一樣，3種檔案的資料會存在差異。2.2.1小檔案。小檔案保存的都是小型設備的文檔資料，這類設備一般通過詢價采購方式購進，因此采購資料中會有一個詢價采購匯總表用以記錄各個供應商投標的品牌型號以及報價售后等，詢價采購小組會把中標結果寫到匯總表上并簽字確認。2.2.2中檔案。中檔案保存的是常規設備的文檔資料，我院采購文件規定常規設備（2~50萬元）都要經過黨政聯席會審批并進行院內洽談和簽訂合同，其中檔案包含的文件還有：（1）立項資料，黨政聯席會紀要；（2）采購資料，院內掛網通知、洽談會資料（供應商簽到文件、設備評分表、會議紀要等）、合同；（3）運行資料，計量記錄。2.2.3大檔案。大檔案保存的是大型設備的文檔資料，我院采購文件規定大型設備（50萬元以上）采購前都需科室先打報告申請，審批通過后下一步要上設備委員管理會對此設備進行討論，討論通過后還需上黨政聯席會最終確定，之后才能進行招標流程。由于流程繁多，其中產生的文檔資料也會比常規設備多，檔案里包含的文件還有：（1）立項資料，設備管理委員會紀要、黨政聯席會紀要等；（2）采購資料，設備科前期調研分析報告、招標相關文件、合同；（3）安裝驗收資料，報關稅資料（進口醫療設備必備）；（4）運行資料，計量記錄。2.3編號。醫療設備的數量和類別眾多，為了避免按照常規方法編號，出現編號內容不明確的情況，我院緊緊追隨政府政策步伐，圍繞“醫療衛生機構醫學裝備管理辦法”以及“醫療器械臨床安全使用管理規范”，依照醫療器械68分類方法，對醫療設備檔案進行編號，68編碼分類見圖1，詳細格式是“68XX-XXXX-XXXX”，表達的含義是“68分類編碼-此分類下的序號-總序號”，同時在檔案側面寫上使用科室名稱和醫療設備名稱。通過這種方法編號，確保了檔案有序管理并方便查找。2.4建立電子文檔。當今社會已經進入互聯網社會，如單單只靠紙質檔案對醫院的醫療設備進行管理，那是遠遠不夠的。傳統的紙質檔案管理模式盡管有不可代替的作用，但是隨著社會的發展，它的弊端也日漸明顯。如不便查閱、統計麻煩等紙質文檔管理上的問題成了設備科不得不面對的現實。因此，必須要建立一個完善的電子檔案，不僅要將每臺醫療設備的基本信息都錄入進去，還要盡可能將設備的申購、論證、采購、合同、驗收、付款等等紙質檔案上傳到電腦上，依靠電子檔案對設備進行統一規范管理，能有效防范資產流失，保障資產安全。與此同時，于每個設備都打印一個相對應的檔案標簽貼于設備面上，標簽上打印有設備的基本信息，并有一個獨立的設備二維碼，通過掃取二維碼，我們就能在手機移動端對設備進行查詢、報修、盤點等操作，讓每次維護保養都保存了一個詳盡的記錄，從而使設備科的工作更加高效和方便。見圖2，圖3。

3醫療設備檔案管理的難點及建議

3.1難點。檔案工作建檔是基礎、管理是關鍵、利用是目的。但由于不能直接創造效益，檔案管理在整個醫院工作中往往不受重視，重醫療而輕視檔案的狀況普遍存在。結合我院實際情況，在工作中反映出來的難點主要有以下幾點。（1）醫療設備檔案管理制度不完善。對于醫療設備檔案管理，上級部門出臺的管理文件較少，缺乏規章的指引，醫院對設備檔案管理的重視不夠，院內也沒有一份針對醫療設備檔案管理的詳細制度。因此不同單位，不同設備收集的資料會存在很大的差別，存在一定的隨意性，造成一定程度上的管理混亂。（2）建立完整檔案的周期過長，醫療設備檔案難確保完整性。與其他檔案資料不同，醫療設備檔案包含醫療設備從申購到淘汰報廢整個過程的資料，是一臺醫療設備的戶口簿。建立一個完整的醫療設備檔案，少則五年，多則十多年，所以設備檔案一般周期較長，保持資料的完整性存在一定的難度[6]。（3）檔案管理重視程度不夠，檔案管理團隊部分人員管理意識不強。醫療設備檔案中動態資料占據較大部分，其中包括計量資料、日常維護資料、維修記錄等，這些動態資料涉及全院的每個設備，需要靠各科室設備管理員以及維修工程師定期提供。但是由于種種原因，動態文檔的收集不受設備管理員和維修工程師的重視，因此部分動態資料收集起來存在一定困難，往往會出現收集不全、各科室管理員懶于記錄的情況。3.2建議。（1）加大對醫療設備檔案的重視程度，組織相關部門舉行醫療設備檔案管理協談會，討論編寫相關的醫療設備檔案管理制度，建立有利于醫院長遠發展的醫療設備檔案管理體系，明確檔案管理的內容，各級管理人員的職責，做到有規可遵，有章可循。（2）設立兼職的醫療設備檔案監督管理員，其職責主要是監督醫療設備檔案管理團隊進行有序的檔案管理，并對每個設備檔案文檔的收集情況做一個詳細的記錄，并定期對醫療設備檔案進行抽查，特別是臨床科室的日常維護記錄，維修記錄等資料，如有發現不規范的地方要對相關的管理人員進行警告并報告設備科科室主任。如果同一科室一年3次查出檔案有問題，就要對相應的設備管理員進行相應的處罰。（3）加強培訓，轉變觀念。每年定期召開檔案管理團隊的會議，總結每年檔案管理的工作情況，并對各級人員進行管理再培訓，提高對醫療設備檔案的重視程度，特別要增強動態資料的收集、管理意識，真正將設備的需求、論證、驗收、運行、維修情況真實地反映在檔案中。

4總結

醫療設備檔案管理是一件煩瑣且困難的事情，在工作中難免會遇到很多困難，我們一定要學會邊工作邊總結邊改進，相信通過大家的努力，一定會將醫療檔案管理得井然有序，越來越好。

［參考文獻］

［1］鐘鐵軍，趙建中.總裝直屬部隊醫療設備檔案管理中存在的主要問題及思考[J].醫療設備信息，2004，19（12）：55-57.

［2］陳宏文.醫院醫療設備檔案管理的探討[J].醫療衛生裝備，2007，28（3）：46-47.

［3］白香梅，夏慧琳.談醫療設備檔案的建立與管理[J].醫療設備信息，2003，18（10）：59-60.

［4］陳郁韓.醫療設備檔案的建立和管理[J].醫療設備信息，2004，19（10）：60-61

［5］谷紅梅，李向東，云慶輝，等.醫療設備檔案管理的改進措施[J].中國醫學裝備，2012，9（12）：92-93.

［6］章潔，史維新.淺談當前醫療設備檔案管理的難點及對策[J].檔案與建設，2011（10）：67-68.

作者:陳俏均 劉德杭 黃耀盛 單位:南方醫科大學第三附屬醫院設備器材科