導(dǎo)語(yǔ)：市數(shù)碼照片檔案管理制度一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

本規(guī)范規(guī)定了法人、其他組織和個(gè)人在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的、對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的數(shù)碼照片的形成、積累、整理、歸檔、保管和利用的一般方法。

本市行政區(qū)域內(nèi)法人、其他組織和個(gè)人的數(shù)碼照片檔案管理適用本規(guī)范。

1引用標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

DA／T22歸檔文件整理規(guī)則

GB／T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范

GB／T11821照片檔案管理規(guī)范

2定義

本規(guī)范采用下列定義：

2．1數(shù)碼照片：用掃描、數(shù)碼照相設(shè)備獲得的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。

2．2數(shù)碼照片檔案：法入、其他組織和個(gè)人在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的數(shù)碼照片。數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)碼照片和對(duì)該照片的文字說(shuō)明兩部分組成。

3歸檔

3．1歸檔范圍：凡是反映各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的數(shù)碼照片均屬收集歸檔范圍。數(shù)碼照片按照采集渠道可以分為：

3．1．1數(shù)碼件：指利用數(shù)碼照相設(shè)備拍攝直接形成的靜態(tài)圖像文件。

3．1．2掃描件：指利用掃描儀將紙質(zhì)照片、底片掃描后形成的靜態(tài)圖像文件。

3．2收集歸檔要求：

3．2．1數(shù)碼照片的形成部門要制定管理辦法，明確數(shù)碼照片歸檔的時(shí)間、范圍、格式等要求，保證歸檔數(shù)碼照片的質(zhì)量，同時(shí)要有相應(yīng)的技術(shù)措施，確保其真實(shí)性、完整性和有效性。

3．2．2數(shù)碼照片的形成部門負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)歸檔的數(shù)碼照片進(jìn)行收集，按規(guī)范要求填寫文字說(shuō)明后及時(shí)向檔案室移交，或隨其他載體檔案一起歸檔。

3．2．3數(shù)碼照片及其文字說(shuō)明應(yīng)同時(shí)歸檔。

3．2．4歸檔的數(shù)碼照片格式應(yīng)為TIFF、JPEG格式。對(duì)于采用非通用文件格式的數(shù)碼照片，收集時(shí)應(yīng)將其在分辨率不變的前提下，轉(zhuǎn)換成TIFF、JPEG格式，并在備注欄中記載。

3．2．5對(duì)具有永久保存價(jià)值的數(shù)碼照片，歸檔時(shí)必須沖印出紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存。紙質(zhì)照片的檔案管理參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/Tl1821—2002《照片檔案管理規(guī)范》執(zhí)行。

4整理

4．1．鑒定：歸檔的數(shù)碼照片原則上應(yīng)為原件，以確保其原始性。照片經(jīng)過(guò)修改的不能作為檔案歸檔。

4．2歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)當(dāng)主題內(nèi)容明確，易于辨認(rèn)。

4．3數(shù)碼照片檔案的整理應(yīng)符合《照片檔案管理規(guī)范》，每一張照片都應(yīng)有簡(jiǎn)要、準(zhǔn)確的文字說(shuō)明，并能準(zhǔn)確概括照片所反映的內(nèi)容。應(yīng)按著錄項(xiàng)目要求填寫規(guī)范、齊全。

4．3．1著錄項(xiàng)目填寫包含照片號(hào)、底片號(hào)、參見號(hào)、照片題名、拍攝時(shí)間、類別、攝影者、保管期限、采集渠道、備注、密級(jí)等項(xiàng)。

4．3．1．1照片號(hào)：用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，即年度+4位流水順序號(hào)。使用軟件輔助管理時(shí)可在著錄時(shí)由軟件自動(dòng)生成。

4．3．1．2底片號(hào)：為掃描數(shù)碼照片而設(shè)。指原照片的底片號(hào)。

4．3．1．3參見號(hào)：與本張數(shù)碼照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號(hào)。

4．3．1．4照片題名：題名應(yīng)簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素盡可能齊全。

4．3．1．5拍攝時(shí)間：照片的拍攝時(shí)間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字按年月日順序表示。

4．3．1．6類別：照片分類。

4．3．1．7攝影者：一般填寫個(gè)人，必要時(shí)可加填單位。

4．3．1．8保管期限：按照國(guó)家照片檔案管理規(guī)范要求分為永久、長(zhǎng)期和短期。

4．3．1．9采集渠道：根據(jù)數(shù)碼圖形文件來(lái)源標(biāo)注“數(shù)碼件”、“掃描件”。

4．3．1．10備注：其他需要補(bǔ)充和說(shuō)明的內(nèi)容。

4．3．1．1l密級(jí)：指為涉密的數(shù)碼照片檔案確定的密級(jí)。

4．4數(shù)碼照片檔案的分類：數(shù)碼照片按其形成年度分類，不同年度的數(shù)碼照片應(yīng)分別整理。形成數(shù)碼照片比較多的單位也可按年度——問題進(jìn)行分類。分類方案應(yīng)科學(xué)合理。

4．5排列：數(shù)碼照片檔案應(yīng)排列有序，反映同一主題活動(dòng)的照片應(yīng)排列在一起。

4．6編目：數(shù)碼照片檔案應(yīng)編制光盤目錄和盤內(nèi)照片目錄。

4．6．1光盤目錄應(yīng)逐張編制。項(xiàng)目應(yīng)包括全宗號(hào)、光盤號(hào)、保管期限、題名、起始年月、終止年月、張數(shù)、備注等。

4．6．1．1全宗號(hào)：：同級(jí)檔案館給盤檔單位編制的代號(hào)。

4．6．1．2光盤號(hào)：按形成時(shí)間從“1”開始編制流水號(hào)。

4．6．1．3題名：全宗名稱+年度+問題+數(shù)碼照片文件。

4．6．1．4起始年月：光盤內(nèi)數(shù)碼照片的起始年月。

4．6．1．5終止年月：光盤內(nèi)數(shù)碼照片的終止年月。

4．6．1．6張數(shù)：光盤內(nèi)數(shù)碼照片的張數(shù)。

4．6．2盤內(nèi)照片應(yīng)逐張編制目錄。項(xiàng)目包括全宗號(hào)、光盤號(hào)、保管期限、照片號(hào)、照片題名、責(zé)任者、拍攝時(shí)間、攝影者、類別、備注等。

4．6．2．1責(zé)任者：立檔單位的全稱或通用簡(jiǎn)稱。

4．6．3光盤按形成時(shí)間為序。光盤上應(yīng)注明盤號(hào)，設(shè)置光盤封面，填寫相關(guān)內(nèi)容說(shuō)明(應(yīng)包括：全宗號(hào)、光盤號(hào)、全宗名稱、保管期限、題名、形成時(shí)間、張數(shù)、類別、套別、制作人、審核人、制作時(shí)間等)，光盤封面內(nèi)容與盤內(nèi)內(nèi)容要保持一致。

4．6．3．1全宗名稱：立檔單位的全稱或通用簡(jiǎn)稱。

4．6．3．2形成時(shí)間：光盤內(nèi)數(shù)碼照片檔案的起始年月和終止年月。

4．6．3．3套別：用漢字表示，填寫“封存”、“利用"和“異地保存"三種。

4．6．3．4制作人：制作數(shù)碼照片檔案光盤的人員姓名。

4．6．3．5審核人：負(fù)責(zé)檢查數(shù)碼照片檔案光盤質(zhì)量的人員姓名。

4．6．3．6制作時(shí)間：制作數(shù)碼照片檔案光盤的時(shí)間。

5存儲(chǔ)

5．1數(shù)碼照片檔案的存儲(chǔ)應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求。整理好的數(shù)碼照片檔案應(yīng)脫機(jī)保存。推薦采用只讀光盤(一次寫光盤)為存儲(chǔ)載體。軟磁盤不能作為數(shù)碼照片的存儲(chǔ)載體。

5．2同一個(gè)年度的數(shù)碼照片檔案應(yīng)刻錄在一張或多張光盤中。不同年度的數(shù)碼照片檔案不應(yīng)存儲(chǔ)在同一張光盤中。

5．3數(shù)碼照片檔案光盤應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存。

6移交

數(shù)碼照片檔案在向檔案室(館)移交之前應(yīng)對(duì)歸檔的每套載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)項(xiàng)目包括載體是否清潔，是否有劃痕；數(shù)碼照片檔案的移交和接收工作可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，但必須履行移交手續(xù)。

7保管

數(shù)碼照片檔案的保管應(yīng)符合《照片檔案管理規(guī)范》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求。

7．1數(shù)碼照片檔案光盤在刻錄時(shí)應(yīng)做封盤處理，以防止覆蓋和擦寫。

7．2數(shù)碼照片檔案光盤在使用中要避免對(duì)盤體的擦、劃現(xiàn)象。

7．3存放時(shí)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)并與有害氣體、強(qiáng)紫外線隔離，環(huán)境溫度應(yīng)控制在17—20C；相對(duì)濕度選定范圍為35％一一45％。

7．4每張光盤應(yīng)有堅(jiān)硬的塑料包裝盒并豎立存放，不得堆疊存放，避免擠壓和彎折。

7．5要建立數(shù)碼照片檔案的定期檢查制度。光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施。

8利用

8．1數(shù)碼照片檔案的封存載體不外借。只能以拷貝或網(wǎng)上傳輸?shù)男问教峁├茫?yīng)登記。利用者不得超出權(quán)限規(guī)定范圍，不得私自復(fù)制、修改或轉(zhuǎn)送他人。

8．2利用具有保密要求的數(shù)碼照片檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，有穩(wěn)妥的安全保密措施。

9本規(guī)范由南京市檔案局負(fù)責(zé)解釋

9．1各單位可參照本規(guī)范制訂實(shí)施細(xì)則。

9．2本規(guī)范若與國(guó)家今后頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定不符時(shí)，應(yīng)以國(guó)家規(guī)定為準(zhǔn)。