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【關鍵詞】醫院檔案；信息化建設；問題；對策

一、引言

隨著經濟水平的飛速發展，人們生活水平越來越高，人們對健康越來越重視。基于這種形式下，我國醫療事業也不斷發展，大型綜合醫院越來越多，就更不用說小型的醫療診所了。而醫療行業雖然不斷發展，但是其檔案建設并沒有跟上，我國自《全國檔案信息化建設實施綱要》頒布以來，我國許多醫院已經進行檔案信息化建設，雖然已經有所成就，但是還是存在著很多問題。2014年，某市在對該市的醫療機構檔案信息化建設中發現有近30%的小型醫療機構還沒有完整的信息化檔案建設體系。醫院檔案的信息化建設，有利于該行業各個資源的充分利用和管理，對醫療事業的發展有著重要意義。所以對醫院檔案信息化建設的探索與研究刻不容緩。

二、目前醫院檔案信息化建設存在的問題分析

（一）醫院檔案管理工作人員素質問題。醫院檔案信息化建設的首要問題是相關人員素質問題，主要表現在三方面。首先，是醫院檔案管理的領導者對檔案信息化建設不重視，沒有意識到檔案信息化建設的重要性，許多領導者認為信息化建設無關緊要，認為只要相關的檔案有紙質存檔即可。其次，是管理工作人員文化素質不高，現今醫院檔案管理工作人員大部分都是醫院里面領導者的親屬，這些工作人員并沒有很高的文化修養，更不懂檔案信息化建設的重要性，甚至在檔案分類時候出現錯誤。最后，由于檔案信息化建設剛剛起步不久，這使得檔案管理工作人員在工作中往往忽視檔案信息化建設管理，有的工作人員對計算機不是很熟練，為了避免麻煩進而在信息錄入時候減少一些，導致信息的失真。

（二）醫院檔案信息化建設規章制度問題。現在醫院檔案信息建設中，除了《全國檔案信息化建設實施綱要》等法律文件，沒有其他的相關法律文件或者規章制度作為醫院檔案信息化建設的依據，這就使得許多醫院在檔案信息化建設的規章制度方面沒有明確的規定，有的醫院在規定時候就僅僅在檔案管理規章制度中一帶而過，檔案工作者在工作中沒有參考依據，就導致了在信息的分類、收集、輸入以及輸出時候沒有統一標準，導致檔案信息混亂，沒有實現檔案應有的價值。其次，規章制度的不完善還大大降低了工作人員工作積極性，醫院的規章制度對檔案信息化建設的工作人員獎懲機制沒有體現，信息化檔案建設的工作人員拿著與其他普通檔案管理者一樣的工資，不利于檔案信息化建設的發展。陜西省漢中市衛生局2014年底對該市的下屬各個醫院調查后發現，有80%的醫院在規章制度中對醫院的信息化建設沒有明確的規定，嚴重地影響了醫院檔案信息化建設的發展。

（三）醫院檔案信息化建設的管理體系問題。醫院檔案信息化建設的管理體系也很重要。很多醫院沒有成立相應的檔案信息化建設監督小組，沒有定期對檔案信息化建設的工作成果進行檢查，另外沒有不定期的進行突擊檢查，對在檔案信息化建設中存在的問題不及時地匯報給領導層，從而不利于更快地解決問題。（四）醫院檔案信息化建設中的資源利用問題。檔案信息建設化的主要目的是為了提高檔案的管理效率和相應的檔案價值利用率，實現資源的共享。而醫院檔案的信息化建設一方面是為了醫院各個部門對醫院的資金、人力以及設備有很好的整合調動，另外一方面則是為了給人們提供相應的病例情況，讓人們能夠從網上更好地利用各大醫院的病歷檔案從而對自身情況有一個很好的了解，根據醫院的情況選擇合適的醫院。而現今的醫院由于檔案信息化建設做得不夠好，在網上很少公布相關的病歷檔案供人們參考。這在一方面降低了檔案的價值利用率，另外一方面也杜絕醫療行業各個部門之間的信息交流，使得資源共享得不到實現，使得信息化建設名存實亡。

三、有關醫院檔案信息化建設的對策分析

（一）提升相關人員素質。要想醫院檔案信息化建設得以實現，就必須要提高醫院相關人員的素質。首先，要提高領導層對醫院檔案信息化建設的意識，讓領導層從根本上意識到醫院檔案信息化建設的重要性和必要性，這樣才能使得醫院加大對信息化建設的投資，可以定期進行領導層的檔案信息化建設的會議，并使領導層人員都經過檔案信息化建設的課程學習。其次，是加強工作人員的素質，對相關的檔案信息化建設人員進行定期的計算機知識、檔案知識等的考核，對于不合格的人員要及時的進行培訓或者調離該部門。最后，由于許多老一輩的醫學研究者對計算機的研究不是很深，就需要在各個科室配備有一定計算機基礎的年輕的醫學實習生做助手，這樣有利于病患信息的準確的錄入。

（二）完善檔案信息化建設的相關規章制度。要想檔案信息化建設很好地進行，法律條例以及相關的規章制度必不可少，這樣才能做到有法可依，有例可尋。首先，衛生部應該根據出臺的《全國檔案信息化建設實施綱要》這一法律文件，制定出詳細的符合現在醫院檔案信息化建設的法律文件，地方性的醫療衛生部門也可以根據本地實際情況制定出適應于當地醫院檔案信息化建設的規章制度。其次，各醫院應該積極地對現存的不合格檔案信息化建設的規章制度條例進行更改和完善，并做好相應制度的宣傳，讓醫院所有工作者意識到檔案信息化建設的重要性，并按照規章制度規定進行工作。

（三）建立并完善醫院檔案信息化建設管理體系。要建立健全的獎懲體系，對工作中表現出色的給予相應獎勵，對出現錯誤的工作人員要及時地進行懲處，并通過醫院的公共平臺對獎懲結果及時地公布。同時，除了醫院自身監督管理外，當地的衛生部門，也應該成立醫院檔案信息化建設監督小組，對所屬管轄范圍的醫院進行相應的檢查，并督促其加快建設的步伐。

（四）加強醫院檔案信息資源共享，提高資源利用率。醫院資源共享率低的原因一方是醫院信息檔案建設做的混亂，一方面是醫院信息技術的落后。針對這兩方面，醫院首先應該聘請計算機人才對醫院的檔案信息網站進行建設，確保該網站的安全性和合理性，實施權限管制，以免醫院重要檔案信息落入不法分子之手。其次，醫院相關部門應該定期的進行病歷檔案篩選，把比較典型的病歷檔案上傳到相關信息網站，并定期的進行網站更新，讓病人對自身情況有所了解。最后，各醫院之間應該進行定期的檔案信息建設交流會，一方面可以互相學習對方檔案信息建設的經驗方法，另外也可以促進二者之間的合作，從而提高資源利用率。四、結語我國檔案信息化建設還處在起步階段，未來還將面臨很多問題，醫院檔案的信息化建設還仍然處在實踐探索之中，要想找到一套適合我國醫療界檔案信息化建設的方法還需要不斷地研究。醫療機構的發展關乎著社會的穩定，我國現在正處在轉型時期，社會的穩定至關重要。加強醫院檔案信息化建設，一方面為醫療事業的發展奠定堅實的基礎，另一方面也可以為實現中華民族偉大復興的中國夢做出一定的貢獻。

參考文獻：

[1]孫銳.醫院檔案管理中檔案信息化建設的作用及價值[J].城建檔案,2015(07).

[2]劉麗娜.醫院檔案信息化建設的探索[J].黑龍江檔案,2013(05).

[3]周瓊花.淺議醫院檔案管理信息化[J].中華現代醫院管理雜志,2010(12).

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一、轉變經營管理理念，提高對信息化建設的重視程度

醫院檔案對醫院發展有著極其重要的促進作用。然而，在醫院人事檔案管理的過程中，其管理水平的高低需依賴于先進的經營管理理念，所以為了有效提升醫院人事檔案管理工作水平，首先，需要轉變經營管理理念，充分認識到信息化建設對人事檔案管理的重要性，以便能夠更好地滿足現代社會對醫院發展的要求。其次，作為醫院領導，應充分發揮自身的模范帶頭作用，以促使醫院全體職工意識到信息化改革的重要性，繼而切實建立起專門的組織與管理機制來確保人事檔案管理信息化建設工作的有效落實。

二、建立健全人事檔案信息化建設制度

就醫院的人事檔案信息化建設與管理而言，應遵守全國檔案系統的信息化建設原則，且不同地區的實際狀況不盡相同，所以為確保人事檔案信息化建設能更好地滿足醫院的發展需求，便需要現代醫院根據實際情況構建一套科學、完善的信息化建設體系，將醫院人事檔案信息化建設工作落到實處。同時，有關人事檔案信息化管理系統的建設，其還應遵循便于操作的原則，并將針對員工的日常考核全然納入醫院的整體管理工作范疇，以量化其中的考核標準并加大考核力度，如此方能在規范員工的各方面行為同時推動醫院人事檔案信息化建設的不斷發

三、加強信息化管理建設投入

由于我國在信息化應用方面的時間較短，而各行各業的信息化建設也尚處于建設的初級階段，醫院的人事檔案信息化建設亦是如此。因此，作為醫院領導，其更應對人事檔案的信息化建設工作給予高度重視，繼而積極采取有效措施來切實提升醫院的人事檔案管理質量與水平。當然，信息化時代，要想切實提升醫院的人事檔案信息化管理水平與質量，醫院應對信息化管理技術進行充分運用。首先，醫院應務必加強對人事檔案管理人員信息素養培訓，并就傳統的管理方式方面予以有效創新，如基于傳統紙質檔案容易丟失且不易保存的特性，醫院可切實建立起電子化檔案，強化檔案信息資源的安全性。其次，為提升醫院的人事檔案管理工作效率，則醫院可切實引進數字化掃描技術，以此既能延長檔案的使用期限，又方便醫院隨時調用，如此將可為醫院的穩定發展提供有力支撐。當前，就我國絕大多數醫院的檔案管理現狀而言，其信息化尚處于建設的初級階段。對此，醫院更需加大在此方面的投入力度，并將檔案管理工作的信息化建設作為醫院的日常管理重點來促進醫院管理質量與水平的提升。與此同時，鑒于檔案管理的信息化建設，其必然要仰賴于良好硬件設施的支撐，故為確保醫院檔案管理信息化發展的順暢，則相關硬件設施設備的采購亦不容半分忽視。當然，最重要還是要積極引進各類先進的應用技術，如此方有助于推動醫院檔案信息化建設工作的有效開展。

四、做好計算機網絡化管理，實現資源共享

信息技術的合理運用，其對醫院的人事檔案管理工作開展必將帶來諸多助益。且基于信息技術本身所擁有的海量存儲與共享功能，加之超長的保存時限，故不僅極大提升了人事檔案資源利用效率，也方便了后續的信息查詢。目前國內絕大多數醫院已然實現了網絡化覆蓋，而基于此項技術，將使醫院的各科室、部門及每一名工作人員均可及時查詢與人事檔案相關的各種信息，從而不僅能為醫院搭建業務骨干隊伍提供參考依據，還能實現人力信息資源的共享。

五、培養全面復合型的檔案管理人才隊伍

與醫院人事相關的檔案本是醫院的管理工作重點，而鑒于醫院的人事檔案管理水平又將由管理人員本身的工作能力與職業素養來決定，故針對目前國內絕大多數醫院的人事檔案管理人員并不能滿足人事檔案管理工作需求的現狀，作為醫院方面，更需積極致力于培養高素質的人事檔案管理人員。除此之外，醫院上至領導，下至基層職工，其本應對醫院的檔案管理工作給予足夠重視，尤其是檔案管理人員，應務必不斷強化自身的業務素質，并做到與時俱進，不斷更新知識，如此方能滿足新時期新形勢對醫院檔案管理工作的要求。

六、結語

總之，醫院的人事檔案信息化建設，其必將成為醫院檔案管理工作未來的主要發展方向，因此，當代醫院亦需加強對人事檔案的信息化建設，如此方能在滿足時展需求同時維護醫院的良好發展。

【參考文獻】

[1]任南竹.大數據時代下的高校人事檔案管理信息化建設探討[J].勞動保障世界,2017(3):78-79.

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【摘要】醫院檔案是醫院在開展疾病預防、治療及行政管理等各種職能活動的過程中所形成的醫療護理、社會康復、預防保健、藥學管理、科研教學以及行政管理等多方面內容綜合檔案系統，這些是留備查考的重要的歷史記錄。醫院檔案具有科學性、專業性和服務性特征，是醫院管理研究的重要參考資料。文中主要就加強醫院檔案信息管理的措施進行探討。

【關鍵詞】醫院檔案；信息管理；檔案

隨著醫療衛生事業制度和體制改革的不斷深入，醫院檔案信息管理作為醫院管理工作中至關重要的組成部分之一，科學化、規范化和制度化是其發展方向。強化檔案信息管理有助于完善醫院管理、提高工作效率和醫療服務質量。同時，醫院檔案信息化的建設和完善，是各級醫院的醫療、教學和科研工作由傳統的管理手段逐步走向現代化、適應新形勢發展的要求。

一、突出醫院檔案信息管理的重要性

醫院檔案信息管理工作的重要性是不言而喻的，主要體現在：

（一）醫院檔案信息資源為醫療服務工作提供保證

醫院中的檔案信息資源為醫院醫療服務工作的開展提供了有效的保證。為醫務工作者在醫療實踐中能夠作出正確診斷、選擇最佳治療方案挽救生命提供支持，并積累成功救治病例的寶貴經驗，同時也為先進儀器設備的臨床開展提供依據。

（二）醫院檔案信息為重大決策實施提供基礎

醫院檔案信息為醫院貫徹落實科學發展觀，實施重大決策的基礎，是衡量醫院管理水平、服務質量和經濟運行成效最直接的依據，反饋控制和動態調整醫院各項工作的規劃、實施。為醫院的管理提供重要的參考，為醫院的高層決策提供全局的依據，讓醫院能夠科學的對醫療工作進行判斷，同時有效的檔案信息管理能夠幫助醫院對醫療市場進行準確的了解。

（三）準確、完整的醫院信息檔案信息促進醫療水平與效果提高

醫院信息檔案的準確性和完整性為開展科研提供基礎保障和理論基礎，使醫院的醫療水平和效果不斷提高。醫院醫療水平與效果的提高需要多方面的支持，其中良好的科研是重要的一個方面，而醫院要使得科研開展取得良好的效果，需要有準確、完整的各種數據作為支撐，而醫院的信息檔案作為科研數據的來源，其準確性與完整性都非常重要。

（四）醫院檔案信息為醫療糾紛解決提供依據

醫院檔案特別是病例檔案的詳實記錄，為維護醫療糾紛中醫患雙方的合法權益提供保障，是司法機關作出鑒定、判決的重要依據。對于病人病情以及醫護的詳細過程需要進行詳實、準確的記錄以形成詳盡準確的病歷檔案，這些檔案不僅僅可以為患者的后續醫療診斷提供依據，還能夠準確的反映出醫療糾紛中醫患雙方所需要承擔的具體責任。

（五）醫院檔案信息真實反映醫院發展，彰顯醫院文化

豐富的醫院檔案信息，是醫院成長和發展的真實寫照，是醫院文化和精神的體現。醫院檔案信息對醫院在各個時期的發展歷程進行了準確的記錄，從醫院檔案信息中可以幫助社會各界了解醫院的發展。醫院信息檔案是醫院文化的重要組成部分。

國家醫療改革為醫院檔案信息管理提供了前所未有的挑戰和歷史性發展機遇，只有全面加快檔案信息管理建設，才能提高醫療服務水平，服務于人民。

二、以醫院改革為契機，科學管理

新時期的醫院檔案信息管理要轉變觀念，提高認識，完善自我，順應醫療體制改革，加強科學管理的理念。要做到以下幾點：

（一）依法治檔

由行政管理過渡到法制管理模式，實施崗位責任制、保密制度，信息編研制等相關制度，完善規章制度，科學合理的應用法制手段推動和規范檔案信息管理工作的順利開展。作為醫院中的檔案信息管理人員，需要注重對自身的素質的改善，增強自身的法制觀念，加強對依法治檔的正確認識。在開展檔案信息管理工作的過程中，要主動的做到懂法、守法、依法辦事。要積極的對相關的法律在醫院的內部進行宣傳，爭取讓其他科室的醫護人員也能夠清楚的認識到依法治檔的重要性。

（二）解放思想，進行積極創新

在開展醫院檔案信息管理工作時，需要解放思想，擯棄封閉傳統，吐故納新，充分開發和拓展檔案信息資源，并以經濟建設為中心， 提高檔案信息服務的社會效益和經濟效益。在新醫改的實施過程中必然會到很多的問題，這些問題也會為我們開展檔案信息工作帶來諸多的影響。面對這些新出現的問題，我們需要去進行積極的研究和探索，并積極的對各種管理經驗進行積累。面對新形勢，如果我們僅僅是滿足于一般化的管理工作，那么就很難幫助領導開展其他的各項工作。因此，我們在開展檔案信息管理工作的過程中，既要能夠做到按規定辦事，又要能夠做到將建議提在決策前，將預案備在決策前，讓領導在開展工作的過程中能掌握主動，有效的提升醫院各項工作質量。

（三）保持先進性，適應醫院的發展特點

建立檔案的最終目的就是為了利用。而要能夠讓檔案發揮出更多的作用，就需要讓檔案工作保持有良好的先進性。在開展檔案的過程中，時刻都要為醫院的發展進行考慮，自己在做工作的過程中需要具有超前性。同時還需要根據醫院的特點來實現全面的系統規則、科學的管理方案和流暢的工作程序，為醫院檔案信息管理現代化提供重要保障。

三、強化檔案信息管理意識，人人參與

強化檔案信息管理意識，是提高醫院檔案管理利用水平的關鍵環節。首先，提高醫院檔案信息管理工作者的業務水平和專業知識。檔案信息工作細致、煩瑣、工作量大，關系到醫院發展的方方面面，但成績卻不引人注意。因此，檔案信息管理工作者必須充分認識工作的重要性，增強使命感和責任感，并自我制定系統完善的培訓計劃，提自身業務素質。其次，提高醫院各職能部門和科室員工配合意識。醫院檔案信息管理工作能否順利開展、完成，檔案信息能否完整保存、充分利用，這些都需要各個科室人員參與、支持配合。醫院各級人員需要拓寬視野，學習檔案信息管理的實例和成就，利用檔案信息提高自己的醫療、教學以及科研水平。

四、醫院檔案信息的標準化管理，推進現代化

加快醫院檔案信息管理的現代化建設，就要對這一系統工程進行標準化管理，除了檔案信息硬件上嚴格把關外，還要求檔案信息符合檔案的標準化內容、分類、編號及案卷目錄，確保信息資料準確齊全、完整。檔案信息編排要有序，各個環節、各個步驟都要遵循檔案信息的自然形成規律，做到條理清晰、目的明確[1]，使資料的個體與整體之間保持連續性、系統性、科學性。注重醫院檔案信息管理的編研工作的開展，醫院檔案信息管理者要具備豐富全面的醫學素養，更新、拓展編研題材，圍繞醫院工作中心，及時調整工作方向，發揮編研的實效性[2]。計算機高科技檢索工具的廣泛應用，成為查閱檔案信息的便捷手段；同時，通過計算機也可以加強醫院管理，提高工作效率，擴大信息來源，通過各種渠道豐富檔案管理經驗，為盡快實現檔案管理現代化創造有利條件。

總之，我們必須要清楚的認識到醫院檔案信息管理工作是一門專門的學問，其所涉及的部門與范圍都相當的廣泛，自身必須要樹立起良好的檔案意識，并積極的投入到檔案信息管理工作中去，進行積極的配合。只有這樣才能夠讓醫院檔案信息管理工作取得進步，能夠適應新形勢所提出的要求。

參考文獻

[1] 李蓉.醫院檔案信息的價值與開發利用[J].蘭臺世界，2009，（3）.

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關鍵詞：醫院；人事檔案；信息化；策略

隨著經濟的發展，社會的進步，醫院的管理水平也在不斷提高，醫院檔案仍然采用傳統的記錄方式，雖然這種方式具有固定性和準確性，但嚴重影響了工作效率。人事檔案的信息化建設，不但可以保證檔案的準確性和完整性，而且提高了工作效率，提升醫院整體管理水平。

1 我國人事檔案管理信息化建設中的問題

第一，管理人員專業水平有限。醫院人事檔案信息化建設不是簡單的操作計算機，其需要管理人員具備較高的素質，掌握先進的技術。然而，目前我國醫院人事檔案管理者缺乏專業化的知識，無法進行計算機操作，在進行檔案信息化管理時，無法快速查找、錄入、以及整理各類信息資源，影響醫院的現代化建設的進程。同時由于管理人員計算機操作水平有限，信息化建設存在安全風險。由于大部分檔案管理者不具備專業的計算機知識，無法進行規范化地操作，達到工作標準的要求，并且缺乏網絡安全意識，因此信息化建設過程中，存在一定的風險。例如：直接用電腦查看來歷不明的電子郵件，未經病毒檢測而直接下載軟件，這些都有可能使檔案信息資源遭受病毒或者感染木馬，損毀部分檔案信息資料，破壞檔案資料的完整性與準確性。

第二，基礎設施不健全。一般人事檔案的信息化建設需要計算機、復印機、刻錄機等機器設備，但是由于資金的不到位，現在很多單位的信息化建設基礎設施不健全，無法為醫院提供相應的服務，阻礙信息化建設的進程。此外，目前我國人事檔案管理的信息化建設仍然處于初級階段，普遍存在工作不標準、規范性較低的問題。

第三，資源開發的利用率不高。部分醫院雖然相應號召，積極地進行信息化建設，但是缺乏科學的思想知道，無法認識到檔案信息化建設的重要意義和價值。目前檔案管理普遍存在“重藏輕用”的現象，很多檔案束之高閣，并沒有發揮其應有的價值，忽視了檔案信息資源的開發和利用，造成檔案信息化建設效率低下。在信息化建設的過程中，部分工作人員仍然采用傳統的管理模式和方法，忽視檔案信息資源的利用。

2 加強醫院人事檔案管理信息化建設策略

2.1 提升管理人員的專業化水平

第一，加強管理人員的專業技術水平。拓寬人才選拔的范圍，在全國范圍內選拔檔案資源管理專業并且具備一定計算機操作能力的人才，同時大量引進網絡技術開發與維護的管理型人才，提高檔案管理人員的專業素質，加強計算機網絡知識的培訓，滿足現代醫院檔案信息化建設的需求。

第二，合理配備基層工作人員。按照知識結構和層次分配工作，將高素質的人才放在合適的崗位，發揮其價值，真正做到人盡其用，物盡其才，提升本單位的信息化建設隊伍的專業和技術水平。除此之外，檔案管理人員還應當掌握一定的預防措施和應急技術，例如對文件加密和數字簽名，將文件移除并進行長期保存等，這樣才能電腦系統崩潰、發生意外情況或者自然災害時，保證檔案資源的完整性。

提升管理人員的專業化水平，完善人事檔案信息化建設的安全性。檔案管理具有服務性特征，因此，我們應當盡量開發檔案信息資源，實現檔案信息資源共享，建立完善的人事檔案安全管理制度，尤其是針對數字化檔案，保證每一個環節檔案信息的安全性。檔案具有保密性和機要性，除了保證網絡安全之外，還要處理好外聘人員的安全問題，爭取領導的支持，擴大基礎設施投入，實現檔案信息資源的可持續發展。此外，檔案管理人員要具備安全防范意識，定期檢測數據庫，防御木馬與黑客的攻擊。做好電子檔案檢測與拷貝的跟蹤記錄工作，避免發生人為錯誤，保證檔案信息資源的安全性。

2.2 健全信息化建設基礎設施

第一，健全檔案信息化標準。統一的標準、數據、以及軟件是信息化建設的基礎和前提。信息化建設離不開統一的規劃、統一的數據格式、統一的軟件程序、統一的技術標準、以及統一的工作規程，只有這樣才能建立高度資源共享的檔案信息化網絡，推進信息技術的現代化進程。傳統紙質檔案具有固定性、準確性、以及完整性，使用電子檔案完全取代傳統紙質檔案是不可能的，必須采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式，規范和完善檔案管理機制，促進檔案管理事業的發展。檔案的數字化管理，必須嚴格按照相關制度進行，只有這樣才能實現檔案的資源共享，提高檔案信息化的效用。

第二，完善基礎設施建設。加大資金投入，落實資金管理制度，配備統一、標準的基礎設施，完善基礎設施建設。檔案無論是收集，還是保管與利用都非常重要，缺一不可。因此，必要保證檔案裝具的充足、齊備、規范，科學、合理、有序的放置檔案，這樣既方便查找，提高工作效率，又可以促進檔案管理的信息化建設。

2.3 提高人事檔案資源開發的效率

目前，我國醫院人事檔案主要以紙質為主，那么我們在進行信息化建設的過程中，首先要對其進行數字化轉化，并其通過掃描對其進行二次保存，方便以后的查詢和使用，同時保證了檔案信息資源的完整性。信息化建設實現了檔案資料的儲存、管理、以及利用，這樣可以更好地管理、利用檔案資料，提高檔案資料的利用率。以評估的方式對歸檔的電子檔案進行篩選，有保存價值的電子檔案要進行歸檔，沒有保存價值的電子檔案要及時刪除。此外，由于檔案連續性的特點，應當保證現在檔案資源的連續性，信息轉化的同時，還要擴充部分檔案資源，完善原有的檔案資源，建立完整的檔案資料庫。

此外，為了提高人事檔案的開發效率，必須嚴抓基礎工作，建立檔案信息數據庫，深入開發儲存的信息資源，真正實現檔案的信息化管理。

由以上可以看出，醫院信息檔案是一項復雜并且繁瑣的工作，但是具有十分重大的意義，因此醫院檔案信息化建設勢在必行。轉變檔案管理理念，健全相關的規章制度，提高檔案資源的利用率，保證檔案資源的安全性，發揮檔案的價值，早日完成人事檔案信息化建設，為醫院、為病人提供更好的服務。

參考文獻

[1] 趙題題.新時期醫院人事檔案管理信息化建設探究[J].人力資源，2015，（04）：83-84.

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一、檔案信息資源管理社會化的對策

檔案信息資源管理社會化是檔案館事業發展中的新事物，必須加強研究探討，確定檔案信息資源管理社會化建設的對策：

（一）努力提高認識、完善制度體系

在檔案信息資源管理社會化建設過程中，要清醒地認識到：知識經濟與信息時代的影響、市場經濟體制的沖擊，帶來了社會的巨大變革，迫使檔案館必須從轉變工作理念入手，堅持走社會化管理的發展道路，采取科學有效的方式對傳統的檔案信息資源管理模式加以變革。充分考慮社會化進程中檔案信息資源管理社會化的屬性、作用及功能定位，結合檔案信息資源管理社會化建設需要，重視相關制度的制訂工作，形成檔案信息資源管理社會化的制度體系，在檔案信息資源管理社會化與檔案信息資源服務社會化的內容確定、對象選擇、手段更新以及利用效果反饋渠道建立、獲取經費投入方式采用以及贏得社會支持的方法舉措等方面做出具體而明確的規定，以制度體系的完善保障檔案信息資源管理社會化建設能夠始終沿著規范化、程序化的軌道健康發展，推進檔案信息資源管理社會化的有效實施。

（二）強化完善職能、調整業務方向

檔案信息資源管理社會化的核心，是使檔案信息服務更好地適應現實社會發展的需要，進一步強化檔案服務功能、拓展服務領域。在構建和諧社會的進程中，打造“公共服務型”檔案館，必須首先強化檔案信息服務功能。檔案信息資源管理社會化，有利于采取“互動”的方式，起到盡可能地吸引社會公眾、政府機構及檔案利用者的“眼球”、激發其參與互動的強烈“欲望”、搭建互動“對話”平臺的基本目的：一方面充分調動社會公眾、政府機構及檔案利用者等多方面的積極參與意識，鼓勵他們獻計獻策、資助支持檔案信息管理與檔案信息服務工作，使檔案館能夠及時了解社會需求的特點、重點與領域，及時調整工作思路；另一方面則可以使檔案館本著強化社會化管理與拓展社會服務領域的需要，苦練內功、強化能力提高，重視特色服務，以追求社會公眾的滿意度為檔案工作社會價值評價的基本標準，研究社會公眾的需求趨向、增進社會公眾的認可程度，滿足社會公眾檔案信息的利用需求。以方便、快捷、高效的服務贏得社會公眾、政府機構及檔案利用者的支持與參與。形成一種內外聯動、左右銜接、上下兼顧的檔案信息資源管理社會化建設的發展格局。

（三）加強調查研究、更新管理理念

檔案信息資源管理社會化是具有創新性的工作內容。必然要求對檔案信息資源管理社會化建設的影響、限制因素進行必要變革，也必然在客觀上對傳統的檔案館管理方法、模式、理念造成沖擊。因此，檔案館要主動爭取支持，協調有關部門共同搞好檔案信息資源管理社會化建設的調查研究工作；結合檔案館的具體業務工作實際、盡快制定切實可行的檔案信息資源管理社會化建設的政策體系，解決關系到檔案信息資源管理社會化建設發展方向的實際問題；如檔案信息產業模式的確立、贏得社會資助途徑的選擇、檔案信息資源管理社會化運作的方式應用等等。以政策規定作為開展檔案信息資源管理社會化建設的基本導向，確保檔案信息資源管理社會化建設的長效性，力求使檔案信息資源管理社會化建設的作用功效得到持久地發揮。

（四）注意總結經驗、培育人才隊伍

在推進檔案信息資源管理社會化建設過程中，要注意循序漸進、分階段實施。總結先進典型，推廣先進經驗。扎實穩步地推進檔案信息資源管理社會化的建設步伐。同時還要注意到：檔案信息資源管理社會化，勢必要求檔案工作人員具備在浩如煙海、良莠混雜的檔案史料中采擷整合信息的能力；熟練掌握文字表達、信息加工的技能；具備“窺視”、判斷利用者心理，合理開展“公關”活動的水平以及求實創新、默默奉獻的精神等。從某種意義上說，這一問題已影響到檔案信息資源管理社會化能否順利實施、能否取得實效。要努力使檔案館與社會公眾、政府機構及檔案利用者群體之間形成“互動”的局面，使檔案信息服務具有突出個體性、兼顧趣味性、體現時代性特點，滿足社會各方面全方位、多角度、大視野的系統需求。要力爭在較短時間內把檔案工作人員的素質、能力提高到一個新水平，切實保障檔案信息資源管理社會化建設能夠擁有一個堅實的人才基礎。

二、檔案信息資源管理社會化的建設模式

檔案信息資源管理社會化，有助于逐步培育形成檔案信息資源共建共享、自主管理的良性循環機制，縮減檔案信息資源管理的運行成本，可以更好地為檔案館實現履行社會公共服務的基本功能，擴大檔案信息資源的社會“流通”、“覆蓋”范圍為檔案事業的可持續發展奠定堅實基礎。

（一）共建共享模式――即通過某種形式或機制將社會急需的、分散保存在不同領域、行業、部門的檔案信息資源進行系統整合，形成集約化的檔案信息管理體系，供社會各方面共同享用，使檔案信息資源得到充分的開發與利用；

（二）委托模式――即有條件、有選擇地將部分難以通過正常“流通”渠道進入各級各類檔案館進行管理的檔案信息資源委托給社會化的專業管理機構進行管理與開發，并形成制度、使之接受地方檔案行政管理部門的監督指導，達到擴大檔案信息資源的社會輻射面，使檔案信息資源的作用效能實現最大化的目的；

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關鍵詞:數字檔案 檔案信息 信息資源 資源建設

隨著科技的飛速發展, 數字資源增長迅速。使整個社會信息基礎結構發生了根本性的變化,從而也使事業單位所處的信息環境有了根本改變，建立起配置合理、特色突出、利用方便的數字圖書檔案信息資源，有效地實現數字圖書檔案信息資源的共享，滿足公眾的需求，推動社會不斷進步。以下對事業單位圖書數字檔案信息資源建設的現狀和問題進行了分析，并針對數字圖書檔案信息的資源建設提出了相關的建議。

一、事業單位圖書數字檔案信息資源建設的現狀和問題

數字圖書檔案信息資源有著傳統檔案信息資源難以比擬的優勢，逐漸成為檔案信息資源的主體。數字檔案的開發將使用戶高度靈活地獲取和使用檔案信息，使圖書館突破了原來服務區域的局限,使圖書檔案工作社會化服務的時效性、廣泛性更加突出,從而最大限度地實現圖書檔案信息資源的共享。然而，當前圖書館信息化網絡建設滯后，致使圖書檔案工作沒有與時代同步，與數字化同行，在一定程度上影響了圖書檔案信息現代化前進的步伐。圖書管理員隊伍整體素質仍普遍較低，圖書館內缺乏既懂計算機技術、網絡技術，又精通圖書檔案業務的復合型人才，不適應圖書檔案網絡化建設和檔案事業發展的需要，嚴重阻礙了圖書檔案管理事業的發展。

二、數字圖書檔案信息資源建設主要方面

1.圖書檔案信息的數字化

圖書檔案信息的數字化是整個信息化建設系統中的基礎部分,沒有圖書檔案信息的數字化, 其信息化建設就無從談起。這就要求我們做到改變傳統的館藏建設思想，開發利用網絡信息資源。在信息網絡環境下，事業單位圖書管理部門要加強規劃，統籌協調，必須打破“大而全”的傳統館藏思想，要根據本館的特點，加強虛擬圖書檔案的建設，以此來不斷延伸自己的館藏資源。這樣，既可為用戶提供廣而全圖書資源，又提供便捷高效的服務。

對事業單位而言, 圖書檔案信息的數字化應包括以下幾項內容:

1.圖書內容，包括附帶資料如光盤、磁帶等資料的數字化，以及檔案文件的數字化，加快信息資源電子化進程，進而開發有特色的數據庫。隨著圖書檔案自動化和網絡化建設的快速發展，充分利用自己的資源優勢，開發有特色的數據庫并將其送上網，把各事業單位的館藏推向世界，不僅提高事業單位自身在網絡中的影響，同時又可實現信息服務社會化、全球化。

2.圖書檔案資源信息的數字化，具體說來就是圖書檔案的目錄數據庫建設

圖書檔案目錄數據庫是存儲在計算機內相互關聯的按一定次序排列的目錄數據的集合。圖書檔案目錄數據庫作為館藏的概要反映，能夠為利用者提供快速檢索、查詢的需求，是利用者利用圖書檔案的指南。它不僅僅是實現圖書檔案自動化管理的主要工具，也是圖書檔案進入實際應用領域、發揮作用的主要橋梁，因此它不僅是圖書館館數字化建設的主要組成部分，也是圖書檔案數字資源建設的基礎性數據。開展事業單位圖書檔案信息資源的有序加工和整理，深化信息服務內容。在信息網絡環境下，圖書館要根據圖書檔案的特征，結合用戶的需求，對網上特定領域內的信息資源進行系統挖掘，并進行有序加工和整理，是為用戶提供有效利用的保障。

3.專題全文數據庫建設

對事業單位圖書檔案進行數字化，并根據不同利用者的需求，在圖書檔案信息數字化和開展編研工作的基礎上建立專題全文數據庫，結合本館的館藏特色和資源優勢，自行開發特色專題檔案數據庫。這些都有效促進圖書檔案信息資源利用價值的提高，并在事業單位發展中發揮自身重要的作用。同時還要加大圖書檔案編研的力度，促進檔案信息的開發和再生。

4.加強現行電子文件的收集、歸檔

加強電子文件的管理是新時期事業單位檔案工作的重點，也是事業單位數字檔案資源建設的重點。隨著信息社會的發展，事業單位電子政務的大力推行，電子文件將成為事業單位數字檔案信息資源的重要來源。積極探索檔案管理系統與事業單位OA的無縫銜接機制，確保在安全和保密的基礎上實現電子文件的實時自動歸檔。同時還要注重及時采集有關本單位重要的新聞，不斷充實檔案信息資源儲備。

三、影響事業單位數字圖書檔案資源建設的因素

1.數字圖書檔案信息資源建設標準化、規范化水平程度低

標準化和規章制度建設, 直接關系到數字圖書檔案信息資源建設的優劣成敗。在網絡環境下, 標準化建設尤其重要,它關系到圖書檔案工作各個環節的銜接和整個系統的有效運作。新型載體的應用和計算機智能化管理, 必然要求其處理的信息規范、標準。檔案信息的質量取決于數據的質量, 要求設立數據格式標準。隨著新型載體廣泛出現,完善數圖書檔案業務標準化、規范化已刻不容緩。

2.數字信息資源建設資金的投入不足

資金的投入是數字圖書檔案資源建設得以順利進行的有力保障,而目前的現狀是財務投入跟不上網絡資源建設需要資金投入。事業單位的圖書檔案管理大多處于經費緊缺窘境，財力不足，數字化建設所需經費就更沒有保障。由于缺乏資金，數字圖書檔案信息資源建設發展緩慢，經常使用的、大量與公眾利益密切相關、極具保存價值的圖書檔案文獻，得不到數字化，而不能夠快速為利用者使用；因圖書檔案目錄數據建設庫得不到加強，而不能滿足快速檢索、查詢的需求；一些有悠久歷史，載體老化或其他原因，已出現不同程度的損壞，對這些具有保存價值珍貴圖書檔案，不能得到有效保護。因此難以提高事業單位圖書檔案的利用率和利用效果。

3.人才隊伍的培養和引進力度不夠

隨著信息技術的高速發展,圖書檔案管理由過去的勞動密集型轉變為以現代化辦公設備為依托的知識密集型工作模式,圖書檔案數字化建設的過程與新知識、新技術的普及和應用密不可分,所以人才隊伍是關系到檔案信息化建設成敗的另一個關鍵因素。目前事業單位圖書檔案管理人員現狀：一是管理人員計算機水平有限， 制約工作數字化發展。二是業務基礎不扎實，隨著人員流動不斷加快，圖書檔案管理者更換頻繁，有的同志剛剛掌握了圖書檔案業務， 還沒有來得急熟悉運用， 就被調到了其它崗位。也有的同志在圖書檔案工作崗位上伏案十年如一日，對業務知識非常熟悉，但在靈活使用計算機方面還存在很大的差距。因其習慣于傳統的思維過程， 滿足于手工操作的檔管理方式，接受新生事物不夠快，不能全面開發圖書檔案信息資源， 嚴重影響檔案數字信息化的進一步實施。三是培訓力度不夠，在職圖書檔案人員幾乎沒有培訓過與信息化相關的系統開發與維護、數字化加工與管理、標準化建設、數據庫運行管理等方面內容,不重視引進計算機等相關的專業人才,難以適應檔案信息資源化建設的需要。

總之, 事業單位的數字檔案信息資源建設是一個逐步加快和實施的過程，要整體布局、全面發展。在圖書檔案數字資源建設的過程中,分工負責, 避免走重復建設、盲目建設之路。應該從實際出發, 采取適合各事業單位情況的建設方案,必須制定圖書檔案數字信息資源建設發展的戰略和目標。不僅要加大數字圖書檔案信息資源建設的力度,同時還要加強網絡基礎設施的建設, 注重網絡技術人才的培養, 為網絡化建設提供資金、技術、人才等方面的保證。

參考文獻：

[1] 王清飛. 數字資源長期保存的策略探討.江西圖書館學刊[J],2008/ 3

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[關鍵詞]人力資源；人事檔案；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.24.115

[中圖分類號]F272.92；G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）24-0-01

各企業通過實現人事檔案信息化管理，可以有效提高人力資源的管理水平，建立電子檔案，實時更新。因此，企業要建立完善的人事資源管理制度，規范管理流程，進而推動企業快速發展。但各個企業在信息化平臺構建人事檔案時，會受多種因素影響，存在很多不足之處。

1 基于人力資源管理信息化平臺實現人事檔案管理信息化的原因

1.1 加強集團企業人事管理的需要

很多集團企業都是由多個小企業組成，其中包括多個機構和管理層，每個管理層和部門都擁有自己的人事管理模式，為集團企業的人事管理增加了難度，集團管理的跨度較大，不易調節各管理層與機構的關系。這一特點，造成企業信息溝通較少，管理政策不統一等問題。因此，建立信息化的人事檔案，是規范集團企業人事管理的有效方式。

1.2 人事檔案管理和人力資源管理緊密相關

企業建立人事檔案的管理機制，可以實時讀取人力資源的信息，運用管理、開發及激勵等方式，形成人事檔案材料，及時更新。并且人事檔案管理也可以體現出人力資源信息，企業管理者通過檔案，了解員工入職前后的基本情況，及入職后職務的變化和獎懲情況，如果有職務罷免的情況，也應記錄在檔。

人事檔案除了可以體現員工的日常信息外，還可以提高企業的人力資管管理水平，促進企業發展。為此，企業要根據人力資源管理信息化平臺，實現檔案的信息化管理。

2 基于人力資源管理信息化平臺制定人事檔案管理信息化的目標和設計方案

2.1 制定人事檔案管理信息化的目標

企業在人力資源管理信息化平臺上，建立內部的檔案管理系統和數據庫，讓人力檔案與資源管理相統一，使其變成一個供企業各部門查閱和參考的信息源，進而使人力資源管理部門的工作規范化、數字化。這樣可以為企業發展提供支持，發揮其應有的作用。

2.2 制訂人事檔案管理信息化的設計方案

企業要根據自身的實際情況，在人力資源管理平臺上，加入企業各部門的業務，填寫部門業務信息，建立管理體系。在這一體系中，員工的基本信息及工作崗位的調動，都是檔案管理的基本組成部分。這就要求人事檔案管理部門明確自己的工作，搜集各部門的人員材料，并對收集的材料分析、鑒別，從中找到有價值的信息進行整合，以紙質或數字的形式保管，并在信息化的系統中增設檔案利用的服務，轉遞檔案、統計信息。同時，還要根據業務，在系統中設計數個模塊，為企業提供服務。

2.2.1 檔案信息管理

收錄到檔案中的信息包括員工的基本信息，及相應的檔案內容。其中，基本信息包括員工的姓名、性別，在企業中設立的檔案標號，擔任的職務及名稱等。而檔案部門的工作人員收錄這些信息后，管理人員要及時根據員工信息的變化，加入新的信息，及時改正錯誤的信息，定期查看，排除積存的檔案，確保檔案的完整。

2.2.2 收集材料歸檔

檔案管理部門要在系統中加入數個子菜單，其中包括材料送交、鑒別、歸檔等，為了解決材料送交出現的錯誤，還要設立一個材料送交還原功能。

2.2.3 檔案轉遞

由于企業人事調動或是員工職務發生改變，其檔案會隨著人員的變動，轉移到另一個管理機構，改變其所屬的部門，這就要求檔案管理部門使用檔案轉遞業務，實現檔案的轉移。

但檔案傳遞菜單的功能不可以單一，而要根據不同的轉遞情況給出不同的業務。如新員工加入公司或企業內部的人事調動、崗位調整等情況，可以設置檔案轉出、辦理轉遞兩個子菜單，把檔案變成轉入檔案，歸到轉入檔案的子菜單中，最后進行接收、查詢。但如果是員工離職，或不屬于集團的組織要求，只需三個子菜單即可完成，包括調檔申請、轉遞、查詢。

2.2.4 查借閱

查借閱是檔案主要利用方式之一，檔案管理部門要設置查閱與借閱的子菜單，為社會和企業提供數據服務。因為大部分檔案已經做了數字化處理，可以讓借閱人員在任何時間、任何地點借閱，支持在線遠程業務。查閱包括兩個子菜單，即申請和查詢，而借閱則是三個子菜單，分別是借閱、歸還與查詢。

2.2.5 查詢統計

檔案管理人員在查詢統計的模塊，對各項檔案業務進行統計，比如信息綜合查詢、是否缺檔等。

3 結 語

人事檔案向數字化轉變，并通過信息化的方式管理，是企業人力資源管理的創新。讓檔案信息與人力資源緊密結合，使集團企業的各個管理層互相配合，促進人力檔案信息的管理更加規范，企業降低了風險，提高了檔案管理水平。

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【關鍵詞】人民檢察院；檔案信息化建設；問題；解決措施

一、前言

隨著人民檢察院的快速發展，檔案管理工作越來越發揮著重要作用。新時期，加快檔案信息化建設，是人民檢察院發展的必然趨勢，有助于提高檔案管理效率。然而，在人民檢察院檔案信息化建設過程中，存在著一定的問題，直接阻礙檔案信息化發展進程。因此，有關人員應針對人民檢察院檔案信息化建設中的問題而加強研究，并提出解決問題的有效措施，以推進人民檢察院檔案信息化的建設進程，提高檔案管理效率和彰顯檔案信息價值。

二、人民檢察院檔案信息化建設中的問題

（一）檔案管理不善

人民檢察院在檔案信息化建設中，存在著檔案管理不善的問題，在一定程度上阻礙檔案信息化建設進程。首先，檢察院檔案資源呈現分散管理趨勢。在檢察院辦公自動化發展中，電子公文逐漸增多，但主要集中在各部門辦公軟件系統中，導致工作者未能及時將其融入檔案管理系統中。長期以往，檔案資源越來越分散，為檔案管理工作增加難度。其次，電子檔案文件雖然具有一定的優勢，但由于電子文件具有容易拷貝、篡改等特征，使人民檢察院部分檔案管理者產生不信任心理，仍然對傳統紙質檔案文件有著較多的使用。基于此，阻礙檢察院的檔案信息化建設進程。

（二）檔案管理的基礎工作不到位

人民檢察院在檔案信息化建設中，其基礎工作相對不到位。首先，檔案信息系統是檔案信息化實現的有力保障，但諸多地區人民檢察院的檔案信息系統建設水平相對較低，難以充分發揮檔案管理作用。其次，檢察院方面未能針對檔案信息化建設和檔案管理制定完善的制度，導致制度保障缺失。如，在檔案信息化建設初期，檢察院方面必須將傳統紙質卷宗檔案轉化為電子文檔，但在工作實踐中，相關人員未能對卷宗加以有效整理而錄入，導致信息錄入混亂問題較為嚴重。甚至錄入信息后，未能將檔案重新裝訂和妥善保管，造成紙質檔案缺失，可能為后期檔案管理工作增加難度。

（三）未能實現檔案信息的價值

人民檢察院檔案信息化建設實踐中，主要以歸檔制度而開展工作，重視對檔案信息數據的采集和收納，而對其利用率十分低，導致檔案信息的價值未能深刻體現。首先，檢察院方面重視對檔案管理部門的組織和管理，未能督促管理者對檔案信息價值的開發。其次，檢察院檔案管理工作人員雖然能夠明確檔案信息化的服務功能，但未能深入挖掘深層次的信息內容，降低其信息服務能力。由此可見，人民檢察院檔案信息化建設中，未能將檔案信息的價值有效發揮，與檔案信息化建設的初衷背道而馳。

三、人民檢察院檔案信息化建設的有效措施

（一）設立專門的檔案管理部門

對于人民檢察院而言，檔案信息占據重要地位，因而必須加強檔案信息的管理。加快檔案信息化建設步伐是人民檢察院發展的必然趨勢，加大檔案管理力度尤為重要。對此，人民檢察院可設立專門的檔案管理部門，全權負責檔案管理工作。首先，在人民檢察院人才隊伍中抽調骨干人員而組建專門的檔案管理小組，使其領導檔案管理部門工作人員而開展工作，將檔案管理工作提升至發展戰略的高度。其次，對檔案管理部門給予大力支持，包括資金、技術、人員、時間、組織等方面的保障，為提高檔案管理效率奠定堅實的基礎條件。最后，針對檔案管理部門工作人員而制定一系列規范性制度，對工作人員的思想行為方式加以正確規范和引導。

（二）加快檔案信息化基礎設施建設

由于人民檢察院檔案信息化建設是需要長期堅持的工程，所以在其信息化建設中，應為其提供充足的基礎設施保障，而加快檔案信息化基礎設施建設是前提條件。信息系統、數字化設備是檔案信息化建設的重要要素，能夠滿足人民檢察院內部檔案信息傳輸、共享、交換等需求，對提高檔案管理效率有利。在完善基礎設施過程中，可從兩方面著手：首先，加快檔案信息網絡系統建設。在實現檔案信息化建設中，信息網絡系統是基礎保障，通過完善系統，能夠使人民檢察院檔案管理部門工作人員更好開展檔案管理工作，實現整體效益的最大化。其次，為檔案管理部門工作人員提供必要的數字化設備支持，以推進檔案信息化建設進程。

（三）優化檔案信息化處理流程

新時期，人民檢察院雖然處于不斷加強檔案信息化建設中，但其信息化建設水平仍然相對較低，不能適應人民檢察院未來發展趨勢。尤其在檔案信息化建設初期，相關人員處理檢察檔案時存在諸多不足，阻礙信息化建設。對此，相關人員有必要對檔案信息化處理流程加以優化，為檔案信息化建設創造有利條件。首先，在錄入檔案信息之前，相關人員應保持謹慎認真的工作態度，進行拿取檔案、分類歸納檔案、拆除檔案裝訂等操作，對系列檔案信息加以妥善處理。其次，在錄入檔案信息時，人民檢察院工作者可根據一份案卷檔案信息量而選擇錄入方式，或獨立存儲，或放置于某一圖像文件中。最后，將紙質檔案重新裝訂，并妥善保存；將電子版檔案信息進行有效歸檔、查驗、注冊，有利于實現檔案信息系統工作的最優化。

（四）加強人員培訓

人民檢察院加快檔案信息化建設中，應重視人才的重要性，并針對工作人員而加強必要的培訓活動。首先，加強思想培訓，使檔案管理工作者對檔案信息化給予高度認同和重視。與此同時，將檔案工作人員結構加以合理調整，充分發揮人才優勢。其次，采取分層次培養的方式而開展培訓工作，使培訓工作更具針對性，可對不同對象加以必要的培訓。例如，在檔案信息安全管理中，應對工作者加強信息安全培訓，使其能夠對信息系統采取有效的殺毒措施、防火墻配置等，確保電子案卷檔案的安全性。最后，對檔案管理工作者加強技能培訓，使工作人員能夠對新技術、新設備有著全面的了解和掌握，對推進人民檢察院檔案信息化建設進程發揮著重要作用。

四、結論

就人民檢察院的檔案信息化建設工作而言，是一項較為系統的、復雜的工程，其涉及內容相對較多，如信息數據庫建設、信息資源有序整理、信息資源開發和利用等，對相關工作人員提出較高的要求。在人民檢察院檔案信息化實踐中，存在諸多問題，如檔案管理不善、基礎工作不到位、未能體現檔案信息價值等，不僅阻礙人民檢察院檔案信息化建設進程，而且對其發展不利。對此，設立專屬部門、加快基礎設施建設、優化檔案信息化處理流程、加強人員培訓等措施能夠有效解決上述問題，推進人民檢察院的持續發展。

參考文獻

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[2]陸淵.檢察院檔案管理系統建設的原則與重點[J].中國檔案，2012，12：62-63.

[3]樊海平.科技強檢奏強音――寬城滿族自治縣人民檢察院信息化建設紀實[J].黨史博采（理論），2011，02：56.

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【論文摘要】檔案信息化是以計算機、網絡,信息技術為手段,以檔案資源為對象,以檔案工作為依托,以檔案管理學最新理論為指導,按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求,開展檔案的收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程。在網絡技術、信息技術、計算機軟硬件和現代管理學知識飛速發展和普及應用的當今社會,我國已步入信息化穩定發展期,隨著信息社會和檔案事業的發展,檔案信息化已經成為現代檔案管理的重要組成部分。筆者從高校檔案信息化應用現狀、應對措施等方面就如何進一步加強高職院校檔案信息化建設進行了分析研究。

檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄,是傳承文明的載體。檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為社會實踐服務的一項業務系統,它深深植根于人類社會的生產、生活之中,與人類社會發展同步,并隨著社會文明程度的提高越來越深入到社會生產、生活的各個領域,在經濟發展、科技進步、精神文明建設中發揮著越來越重要的作用。在網絡技術、信息技術、計算機軟硬件和現代管理學知識飛速發展和普及應用的當今社會,我國已步入信息化穩定發展期,隨著信息社會和檔案事業的發展,檔案信息化已經成為現代檔案管理的重要組成部分。

檔案信息化是以計算機、網絡,信息技術為手段,以檔案資源為對象,以檔案工作為依托,以檔案管理學最新理論為指導,按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求,開展檔案的收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程。

1 高職院校檔案信息化應用現狀

由于多數高職院校是在原來的中專校合并的基礎上組建而成的,所以,情況比較復雜,檔案管理人員比較混雜,對檔案信息化工作了解很少,從而導致各單位對檔案信息化的認識程度參差不齊,嚴重制約了高職院校檔案信息化的建設和發展。主要表現在以下幾個方面:

1.1 對檔案工作重要性認識不到位

不少檔案人員存在“為保管而保管、重保管輕利用”和“等、靠、要”的思想以及“閉架借閱、你查我調”等傳統做法;另外,有部分長期從事檔案管理的檔案人員對手工管理模式很滿意、很熟練,認為自己干了十幾、二十幾年的檔案工作,業務“熟練”、于是就沾沾自喜、不求進取,抱有混日子的思想。雖然部分人員是憑借長期從事檔案工作和資格老獲得了專技高級職稱,可謂多年的媳婦熬成了婆,其實這些人自身素質較差,文化程度較低,根本無法開展檔案編研、開發利用工作,就更談不上懂計算機網絡技術、對現代化管理和信息化應用知識的了解幾乎為零,不想了解,也不想接觸,更沒能力掌握,依賴性較強、存在安于現狀、不講求社會效益和經濟效益等舊觀念,這些都成為制約高校檔案信息化建設的內在因素。

1.2 對檔案工作投入嚴重不足

有些單位的領導對檔案工作不夠重視,認為檔案工作很簡單,只是保管些材料,負責給利用檔案者提供材料即可,所以在經費投入方面,相對其他工作而言,投入的資金非常少,導致檔案部門不具備檔案保管和管理的最基本的條件,更談不上購置現代化檔案管理設施設備。

1.3 現代化管理手段未得到充分利用

有些單位的檔案管理部門雖然已使用了檔案管理軟件,也只是簡單地錄入些案卷目錄,但仍無能力開展檔案研發、利用工作,結果造成投資上的浪費。

1.4 檔案工作現代化管理手段單一

缺少檔案信息化的軟件,目前使用的檔案管理軟件只有科怡軟件一家產品,滿足不了高校檔案管理的需要。即使有的單位添置了科怡檔案信息管理軟件,逐步在將檔案目錄錄入到計算機中,能夠實現簡單的目錄查詢、統計等功能,但由于專業技術跟不上,根本不能運用自如。再者,商家售后培訓、技術服務等一系列工作都不能及時到位,致使檔案信息化建設、發展受到制約。

1.5 檔案管理隊伍綜合素質較低

檔案管理人員隊伍中,極其缺乏懂計算機網絡技術人才,多數單位是將年齡較大的、文化較低的女同志按排在檔案部門,這就致使高校檔案信息化建設工作缺少智力支持。

2 應對措施

鑒于以上檔案信息化建設中存在的問題,我們必須正視存在的不利因素,并采取積極改進的態度,將被動變主動,將不利變有利。

2.1 檔案工作者必須更新觀念

檔案信息化建設是以轉變觀念為前提的創新性檔案工作,如果從業人員只習慣于傳統式的手工管理模式,而不肯更新管理觀念的話,即使單位上建起了網絡,購買了最新的軟件系統,也不會真正將系統應用起來,致使軟件成為一種擺設。因此檔案人員必須更新觀念,提高對檔案信息化建設的認識,改進管理模式,自覺學習新的科學技術知識,提高業務素養和技術技能,提高創新素質,從業人員能力的提高要與時展同步。

2.2 單位要建立健全激勵機制

要徹底改變“大鍋飯、吃皇糧”和“干多干少一個樣”的管理體制,應建立健全激勵機制,每個檔案管理人員都要樹立創新精神、與時俱進,讓那些理念先進、業務精通、技術熟練的檔案工作者從事檔案管理工作,為檔案事業心甘情愿地奉獻出他們的聰明才智。

2.3 領導要給予檔案部門智力方面的支持

在檔案信息化建設過程中,基礎設施是條件,標準系統是手段,信息資源是核心,信息利用是目的,安全管理是保障,人力資源是關鍵。人才是檔案信息化的建設者,更是檔案信息化建設的重要組成部分。當前,檔案隊伍中大多數專業人員,還不具備檔案信息化管理素質。因此首先,領導應重視檔案信息化人才隊伍建設,優化組合檔案工作者隊伍,應配備檔案信息化專門技術研發方面的信息專業人才,負責檔案信息化管理系統的設計、建設,給檔案信息化建設提供強有力的智力支持,其次,應立足現有人員的培養提高,培養從業人員的現代信息素質、現代信息意識、信息管理能力。造就一支具備現代信息素質,能夠掌握新知識、新技術、新技能的復合型人才隊伍。再次,應建立具有約束力的規定,要求檔案人員必須掌握檔案信息化管理技術。

2.4 切實保障對檔案現代信息化建設的投入

檔案現代信息化建設需要投入必要的資金,網絡化檔案管理信息系統涉及到服務器管理、數據管理、網絡資源管理等多項技術內容,即購買軟件,也要購買其它必須的服務設備。所以,高職院校要盡力滿足檔案信息化建設所需經費,給檔案現代化信息化建設提供充足的資金保障。

2.5 加大對檔案現代信息化建設技術人才的培養

檔案現代信息化建設,不僅需要從業人員的努力,更需要上級檔案業務部門的栽培,上級檔案部門應在過去的單存的檔案知識培訓的基礎上,舉辦檔案現代化信息化知識培訓班,并建立強化學習制度,規定各單位落實人員參加學習,為各單位檔案現代信息化建設提供技術支持,保障檔案現代信息化建設對人才的需求。

總之,檔案工作信息化建設和發展對經濟建設具有極其重要的作用,檔案工作必須與社會接軌、與國際接軌、與未來接軌,同時也需要檔案工作者、檔案工作管理者及各級檔案業務管理部門的共同努力,只有大家齊心協力,檔案現代信息化建設才會向更深、更廣、更有效的方向發展。

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【關鍵詞】檔案工作 信息化 制約因素 應對措施

【中圖分類號】G270.7 【文獻標識號】A 【文章編號】1009-9646(2008)08(b)-0070-01

檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄,是傳承文明的載體。檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為社會實踐服務的一項業務系統,它深深植根于人類社會的生產、生活之中,與人類社會發展同步,并隨著社會文明程度的提高越來越深入到社會生產、生活的各個領域,在經濟發展、科技進步、精神文明建設中發揮著越來越重要的作用。在網絡技術、信息技術、計算機軟硬件和現代管理學知識飛速發展和普及應用的當今社會,我國已步入信息化穩定發展期,隨著信息社會和檔案事業的發展,檔案信息化已經成為現代檔案管理的重要組成部分。

檔案信息化是以計算機、網絡,信息技術為手段,以檔案資源為對象,以檔案工作為依托,以檔案管理學最新理論為指導,按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求,開展檔案的收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程。

1 高職院校檔案信息化應用現狀

由于多數高職院校是在原來的中專校合并的基礎上組建而成的,所以,情況比較復雜,檔案管理人員比較混雜,對檔案信息化工作了解很少,從而導致各單位對檔案信息化的認識程度參差不齊,嚴重制約了高職院校檔案信息化的建設和發展。主要表現在以下幾個方面:

1.1 對檔案工作重要性認識不到位

不少檔案人員存在“為保管而保管、重保管輕利用”和“等、靠、要”的思想以及“閉架借閱、你查我調”等傳統做法;另外,有部分長期從事檔案管理的檔案人員對手工管理模式很滿意、很熟練,認為自己干了十幾、二十幾年的檔案工作,業務“熟練”、于是就沾沾自喜、不求進取,抱有混日子的思想。雖然部分人員是憑借長期從事檔案工作和資格老獲得了專技高級職稱,可謂多年的媳婦熬成了婆,其實這些人自身素質較差,文化程度較低,根本無法開展檔案編研、開發利用工作,就更談不上懂計算機網絡技術、對現代化管理和信息化應用知識的了解幾乎為零,不想了解,也不想接觸,更沒能力掌握,依賴性較強、存在安于現狀、不講求社會效益和經濟效益等舊觀念,這些都成為制約高校檔案信息化建設的內在因素。

1.2 對檔案工作投入嚴重不足

有些單位的領導對檔案工作不夠重視,認為檔案工作很簡單,只是保管些材料,負責給利用檔案者提供材料即可,所以在經費投入方面,相對其他工作而言,投入的資金非常少,導致檔案部門不具備檔案保管和管理的最基本的條件,更談不上購置現代化檔案管理設施設備。

1.3 現代化管理手段未得到充分利用

有些單位的檔案管理部門雖然已使用了檔案管理軟件,也只是簡單地錄入些案卷目錄,但仍無能力開展檔案研發、利用工作,結果造成投資上的浪費。

1.4 檔案工作現代化管理手段單一

缺少檔案信息化的軟件,目前使用的檔案管理軟件只有科怡軟件一家產品,滿足不了高校檔案管理的需要。即使有的單位添置了科怡檔案信息管理軟件,逐步在將檔案目錄錄入到計算機中,能夠實現簡單的目錄查詢、統計等功能,但由于專業技術跟不上,根本不能運用自如。再者,商家售后培訓、技術服務等一系列工作都不能及時到位,致使檔案信息化建設、發展受到制約。

1.5 檔案管理隊伍綜合素質較低

檔案管理人員隊伍中,極其缺乏懂計算機網絡技術人才,多數單位是將年齡較大的、文化較低的女同志按排在檔案部門,這就致使高校檔案信息化建設工作缺少智力支持。

2 應對措施

鑒于以上檔案信息化建設中存在的問題,我們必須正視存在的不利因素,并采取積極改進的態度,將被動變主動,將不利變有利。

2.1 檔案工作者必須更新觀念

檔案信息化建設是以轉變觀念為前提的創新性檔案工作,如果從業人員只習慣于傳統式的手工管理模式,而不肯更新管理觀念的話,即使單位上建起了網絡,購買了最新的軟件系統,也不會真正將系統應用起來,致使軟件成為一種擺設。因此檔案人員必須更新觀念,提高對檔案信息化建設的認識,改進管理模式,自覺學習新的科學技術知識,提高業務素養和技術技能,提高創新素質,從業人員能力的提高要與時展同步。

2.2 單位要建立健全激勵機制

要徹底改變“大鍋飯、吃皇糧”和“干多干少一個樣”的管理體制,應建立健全激勵機制,每個檔案管理人員都要樹立創新精神、與時俱進,讓那些理念先進、業務精通、技術熟練的檔案工作者從事檔案管理工作,為檔案事業心甘情愿地奉獻出他們的聰明才智。

2.3 領導要給予檔案部門智力方面的支持

在檔案信息化建設過程中,基礎設施是條件,標準系統是手段,信息資源是核心,信息利用是目的,安全管理是保障,人力資源是關鍵。人才是檔案信息化的建設者,更是檔案信息化建設的重要組成部分。當前,檔案隊伍中大多數專業人員,還不具備檔案信息化管理素質。因此首先,領導應重視檔案信息化人才隊伍建設,優化組合檔案工作者隊伍,應配備檔案信息化專門技術研發方面的信息專業人才,負責檔案信息化管理系統的設計、建設,給檔案信息化建設提供強有力的智力支持,其次,應立足現有人員的培養提高,培養從業人員的現代信息素質、現代信息意識、信息管理能力。造就一支具備現代信息素質,能夠掌握新知識、新技術、新技能的復合型人才隊伍。再次,應建立具有約束力的規定,要求檔案人員必須掌握檔案信息化管理技術。

2.4 切實保障對檔案現代信息化建設的投入

檔案現代信息化建設需要投入必要的資金,網絡化檔案管理信息系統涉及到服務器管理、數據管理、網絡資源管理等多項技術內容,即購買軟件,也要購買其它必須的服務設備。所以,高職院校要盡力滿足檔案信息化建設所需經費,給檔案現代化信息化建設提供充足的資金保障。

2.5 加大對檔案現代信息化建設技術人才的培養

檔案現代信息化建設,不僅需要從業人員的努力,更需要上級檔案業務部門的栽培,上級檔案部門應在過去的單存的檔案知識培訓的基礎上,舉辦檔案現代化信息化知識培訓班,并建立強化學習制度,規定各單位落實人員參加學習,為各單位檔案現代信息化建設提供技術支持,保障檔案現代信息化建設對人才的需求。

總之,檔案工作信息化建設和發展對經濟建設具有極其重要的作用,檔案工作必須與社會接軌、與國際接軌、與未來接軌,同時也需要檔案工作者、檔案工作管理者及各級檔案業務管理部門的共同努力,只有大家齊心協力,檔案現代信息化建設才會向更深、更廣、更有效的方向發展。