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2010年以來，四平市社會保險局依法加強檔案管理，2010年以來，四平市社會保險局依法加強檔案管理，在收集歸檔要件上堅持真實性、及時性、規范性和全面性，使檔案利用率得到大幅度提高，彰顯社會價值、依法維護了參保人員權益。

一、歸檔內容必須突出真實性

社會保險服務對象包括城鎮鄉村的所有居民，其覆蓋范圍之廣、經辦內容之具體、執行法規政策之嚴密、服務保障時間跨度之長、各種信息量之大，都給歸檔內容保持真實性帶來很大難度。為保持檔案內容的真實性，四平社保局采取的辦法是：1.當日事當日畢，防止歸檔要件混淆雜存。過去曾發生當日業務經辦結束后，又組織加班加點，錯誤地將加班加點產生的歸檔要件打入第二天歸檔要件中。2.確立“繳費決定參保”原則，避免歸檔要件虛入。這是常見的問題，過去用人單位和個人辦理參保登記、申保繳費手續后，即使參保單位和個人沒有繳費到賬，也一律視為已經參保。結果很多單位和個人鉆空子，只辦手續不繳費，不僅累增欠費數額，更重要的是歸檔要件都是虛入，不能真實體現實際的擴面征繳情況。對此，局下發文件規定，用人單位和個人辦理參保登記、申保繳費手續，必須收到財務“繳費已到賬”通知后，才能予以頒發社會保險登記證，正式承認參保。3.特殊補繳欠費，錢額可以前移，要件不可前提。這是一個無法規避的問題，例如，企業改革前辦了參保手續但未全額繳費，進入改革程序后，法規政策要求企業必須一次性補繳齊全所欠社會保險費。在這種情況下，企業補繳的欠費額可以前移到辦理手續時職工個人賬戶欠繳的年月，但業務經辦產生的歸檔要件不可前提，而且必須按照辦結補繳欠費時間收集歸檔，同時讓企業出具《欠費補繳說明》，企業、社保、政府三家簽字認可。這樣，就可以體現歸檔要件的求實求是特質。4.事前布局、事中掌握、事后及時收集。事前布局，就是通過研究探討，確定每個經辦環節應該歸檔立卷的基本要件名錄；事中掌握，就是要求兼職檔案管理員注重看護要件名錄上的資料文件，不能發生人為地損壞或遺失；事后收集，是要求兼職檔案管理員結點時間到后，及時收集管理歸檔要件，重要的是要保持文件資料的互相聯系、銜接有序、內容完整、真實有效。

二、收集歸檔要件必須突出及時性

1.經辦流程必須依法制定。嚴格按照國家和省頒布的法律法規政策制定經辦流程，依據法律法規政策細化操作規程，達到依法規范操作，避免制式上與程序上的不一致。2.制度必須覆蓋經辦每個細節。用制度強調收集要件資料文件的及時性和不可違逆性，規范運行，標準化管理。讓檔案管理工作每一步都有規矩和講究。力保歸檔要件真實性、及時性、規范性和全面性。3.開展業務培訓，提高業務水平。八年多來，每周都有一次集中培訓，每季度都有一次業務考試，每月都有一次窗口優質服務標兵評比，這一系列活動，提高了整體經辦水平，使操作誤差率降至規定的0.5‰限度之下，為及時收集歸檔要件減少了障礙。

三、強調要件歸檔方法的規范性

要件歸檔的規范性，決定檔案內容證鑒作用的可靠性，應該嚴格按照國家標準和統一的方式方法進行規范，對實踐證明的不適用的辦法，要積極創新，革故鼎新，爭取最大的一致性。一是檔案利用渠道創新與規范。除了重新規定紙質利用渠道的標準，還增加了計算機網絡送達影像檔案資料、圖片檔案資料查閱、影像檔案資料查閱等及其操作標準。二是拓寬檔案利用范圍和查閱規范性動作標準，改變只提供退休人員檔案的單一查閱，增設了文書檔案查閱、業務經辦檔案查閱、財會管理檔案查閱、大事記影像視頻檔案查閱等及其操作標準。三是創新特定檔案利用方式。為適應財務檔案查詢人次逐年增多的趨勢，在沒有成功先例可循情況下，進行了財務原始憑證手工錄入工作，并根據查詢規律確定重點年度優先錄入。

四、收集歸檔內容必須體現全面性

事實證明，歸檔內容范圍越廣，檔案利用率就越高，社會利用價值就越大。所以，在科學嚴謹的前提下，收集歸檔內容范圍應突出全面性。以四平社保局為例，最早的檔案管理只涉及退休人員，從企業接收退休人員檔案，實施專項服務管理。隨著社會保險制度改革的深入和市場經濟體制的逐步完善，社會保險體現社會化特性的需求愈發急迫，經過八年的改革，檔案的收集內容范圍由原來的一類，變成五類，歸集時間從1985年至2016年，跨度為31年。幾年來，由于有大量翔實的檔案歷史資料存在，為市委、市政府共處理歷史遺留及信訪難題130余件，提高了檔案社會利用價值，加大了服務力度，滿足了社會各界社保檔案的利用需求。

作者:劉琳 單位:四平市社會保險檔案管理中心