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高校擴招，帶來了高校大規模的基本建設。高校基本建設規模的不斷擴大和因改善辦學條件而出現的舊房改造翻新，對基建工程檔案管理尤其是圖紙檔案的管理提出了前所未有的挑戰。如何對圖紙這一特殊的基建檔案進行有效管理，是檔案工作的重要研究內容，應該引起高度重視.

一、由于圖紙不同于一般的檔案資料，加強基建圖紙檔案管理，應做好以下幾方面工作把好質量驗收關。圖紙的編制規范、編制方法、歸檔要求、紙張質量等一一規定下來，使施工單位明確基建檔案的歸檔要求，及時發現和解決工作中存在的具體問題。圖紙不準確、不完整、不符合歸檔要求的不得驗收.

二、選擇正確的保管方法由于圖紙的制成材料比較特殊，且幅度較大，易磨損破碎，因此不同于一般檔案材料保管要求。目前在工作中被廣泛采用的管理方法有以下幾種：1.折疊保管。圖紙以其紙質的特殊性、圖幅大小不一而區別于其它的紙質檔案。相關人員在進行圖紙檔案歸檔時，將圖紙折疊起來，保存在相應的卷宗內，實行盒裝式管理。這種保管方法比較美觀方便，但弊病較多，由于圖紙檔案是藍圖，折疊起來的圖紙經過頻繁使用，反復折疊，在折過的地方引起墨跡脫落，甚至會斷裂破損，且損毀后修復比較困難導致無法利用.

2.攤開平放。即把圖紙展平后按順序存放在多層抽屜的框架里。這種方法能夠保護圖紙的平整，取放也較方便，是一種較好的保管方法，缺點是占用面積較大.

3.卷起保管。就是將圖紙卷成圓筒狀，用繩子捆好保存在抽屜或柜子里。對于那些幅面大的圖紙，采用這種方法比較適合。但這種方法也有相應的弊端，因為每次查閱圖紙都要打開、卷起，不僅工作效率低，也會使圖紙由于經常開、卷受到一定的磨損.

這三種管理方法還需要注意一個共同的問題，那就是創造良好的保管環境。要最大限度地延長基建圖紙檔案的壽命，必須注意檔案保管室的管理條件，為圖紙檔案創造適宜的保管環境。需要做好以下幾方面工作：基建圖紙檔案由于它的特殊性，對酸和堿的穩定性差，應注意防潮、防火，有條件的檔案庫房應安裝空調設備；存放基建圖紙檔案的庫房應清潔衛生，控制適宜的溫度和濕度，通風、防火、防曬、防灰塵、防蟲，特別是應采取相應的防光措施，避免光線直接照射圖紙.

4.數字化管理。由于基建圖紙檔案管理存在方方面面的問題，如頻繁使用上述方式保管的圖紙檔案容易損毀圖紙；手工式傳統管理以致無法形成資源共享；多套制重復管理(兩至三套)以致圖物不一致；工程建設過程當中圖紙管理無法到位以致圖紙歸檔不準確、不完整；藍圖和底圖都保管，以致人力、物力、財力浪費。這些問題的存在，導致圖紙檔案得不到有效地管理和利用。要解決這些問題，有必要提出一個以數字化管理為手段，紙質圖通過掃描轉發或收集、有效管理其他方式形成的電子圖紙，建立數據庫，對其進行數字化管理.

(1)建立電子圖紙管理系統。所有工程圖紙從設計方案到施工藍圖的發放至現場開始，就全方位納入計算機系統管理，每個項目都由檔案館派出人員管理，A3及以下圖紙可下載到本機上處理打印。由施工管理部門負責，檔案部門提供指導，并協助做好圖紙更改通知單的管理，并及時將更改通知單和被修改圖在系統中建立標識關系，以備編制竣工圖時進行參考。竣工圖階段，由檔案部門會同工程管理等部門進行竣工圖會審，只有通過會審合格的圖紙才能提供竣工驗收.

(2)電子圖紙的移交歸檔。可以采用兩種方案：一是要求設計單位提供電子版竣工圖紙，把設計變更完整地在圖紙上進行反映，經有關人員審核后轉入數據庫，以后供查詢使用；二是由施工單位配合，按照我們先前利用系統錄入的圖紙信息，在原來施工圖上編制竣工圖，同時采取在目錄上簽名蓋章(竣工圖章)再掃描。這一步工作的實施，確保了圖紙的準確性和紙質圖紙向電子圖紙的順利轉化.

尤其值得重視的是基建檔案中的竣工圖紙，要優先對其進行數字化。將竣工圖紙檔案掃入計算機制成圖形文本，刻錄在光盤上，建成數據庫，為自動化檢索、提高檔案信息利用率和實現檔案資派共享服務。同時在刻錄光盤前對掃描等形成的數字化圖形文本文件進行檢查，保證最終的刻錄光盤無病毒、無自生文件等“雜質”.

最終刻錄光盤一式多套，分別用于校園網絡傳輸、檔案部門日常使用及留存備查等.

對以前大量的有保存價值的圖紙檔案，可通過掃描轉化為電子檔案。高校檔案部門若專為基建圖紙掃描而購置大型、高效掃描儀，經費投入過高，且在將現有竣工圖紙材料集中掃描完成后，后期每年的工作量相對有限。為此，可采用社會化服務方式，由建筑設計專業圖文公司負責將基建圖紙進行掃描、制成圖形文本及光盤刻錄工作；隨著高校基本建設事業的發展，基建檔案的地位和作用日趨重要。

因此，必須充分認識基建檔案的價值，加強基建檔案的歸檔和管理，做到制度化、規范化、程序化，并充分利用現代化的技術手段，實現基建檔案數字化，加強信息開發以充分利用基建檔案價值。要加大硬件投入，引進現代化管理技術，為檔案管理現代化、電子化提供物質基礎。我們必須提高業務素質，加強高校基建檔案的現代化管理，以適應形勢的發展，滿足高校發展的需要.