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一、人口和計劃生育檔案的重要作用

一個國家制定出人口和計劃生育政策所依據的標準就是人口計生檔案，是提高人口和計劃生育的基礎性工作一直，所以，想要不斷提高人口計生檔案管理水平，必須給予檔案管理高度的重視，對其重要性做到充分了解。人口計生檔案的工作范圍不僅僅只針對于為育齡女性提供良好優質的服務，而且也表現在對流動人口的服務，政府部門可以通過人口計生檔案中的信息，及時掌握流動人口的行動方向，對流動人口的婚育情況做到充分的了解，并能夠及時滿足其各種生育需求。人口計生檔案還可以反映出人民大眾的需求，并針對需求、疑問、建議等做好服務，有效的改善計劃生育工作的手段方法，盡最大努力為人民大眾提供更為優異的服務，提高群眾的滿意指數。而且，人口計生檔案可以有效地改善群眾的生育問題，控制人口數量的增長，為人口計劃生育工作提供政務公開以及民主管理等服務，維持了人民群眾的知情權，杜絕一切不公平、不公平的情況發生，使我們國家全面建設小康社會，帶領人民群眾走上致富的道路。

二、檔案管理過程中普遍存在的問題

隨著我國人口數量的不斷提高，在人口和計劃生育工作持續進行的過程中，在人口計生檔案管理工作中也普遍存在若干問題，政府部門相關人員必須高度關注相關問題，找到合理解決這些問題的途徑和方法。自從頒布計劃生育政策轉眼已經過去三十多年的時光，現在很多政府部門工作人員針對計生政策問題在認識上已經存在偏差，整體的管理思想比較松懈，工作態度不認真，很多單位當中的資料真假值得懷疑和考究，假文件和假信息頻繁出現，對檔案自身的真實性造成了很大程度上的影響。相關檢查和監督部門工作人員對資料監督不到位，走馬觀花的工作方式隨處可見，工作人員素質較低，人員不合理分配任務，工作內部人員調動比較頻繁，對計劃生育檔案管理都造成了很大程度上的影響，嚴重地制約了檔案管理的不斷發展。在計生檔案管理人員當中，很大一部分工作人員年齡趨于老齡化。同時，計生檔案管理不規范，立卷不合理，儲藏室當中資料雜亂無章，大量案卷胡亂堆放，硬件基礎設施比較落后。這些都會對計生檔案管理帶來很大不便，若想把計生檔案管理水平提升到一個嶄新的高度，一定要針對這些問題給予解決，完善硬件設施，從根本上解決面臨的問題。

三、提高計生檔案人員的綜合素質

在計劃生育檔案管理工作中，工作人員的素質高低直接影響到檔案管理水平的優劣，想要讓人口和計劃生育檔案工作快速的發展，必須首先提高計生檔案管理工作人員的綜合素質，之后在此基礎上提高檔案的管理水平。很多傳統的檔案管理模式已經不能適應當前的發展趨勢，我們現在處于信息化時代，應該把信息化引入到計生檔案管理當中，招攬具有專業計算機技能的高素質復合型人才，要求這些工作人員不但具有管理計生檔案的能力，而且應該熟練掌握計算機應用技術，具備扎實的信息處理能力。所以，相關檔案管理部門應該不斷加強檔案管理人員的素質培養工作，在聘請具有專業技能的人才外，還應該對在職人員進行再教育，使其掌握相關技能，開設專門的培訓機構，將培訓的重心放在理論和實際工作相結合的內容上，在此基礎上不斷鼓勵工作人員進行再學習，不斷提高自身的學術水平和職業技能，通過各種途徑提高檔案管理人員綜合素質，讓其可以站在一個新的高度分析自身的重要性和態度理念。同時，政府各部門應該派遣和調配專業人員融入檔案人員集體，不斷優化人才力量，使其能夠相互配合、相互督促，讓計生檔案可以發揮出最大作用。在檔案管理人員不斷提高自身技能和知識的時候，相關的領導人員也應該理清自己的觀念思想，與時俱進。在不斷提高人口計生檔案領導人員的基礎上，周期性進行檔案管理的宣傳教育，做到政策和實際相結合，從整體角度完善檔案管理的工作氛圍。

四、實現檔案管理的規范化和標準化

在計生檔案管理過程中對人口計生檔案的程序和措施進行規范有著重要的意義。工作當中每一個環節和步驟都應該按照統一的程序和標準進行。檔案管理工作人員應該周期性對檔案信息等進行檢測和查看，整理檔案并刪除冗余，對新添入的信息進行建檔。在整個過程中做好案卷的分類和保存，通過分類號、性質和內容的不同進行整理。在現代化管理模式下的計生檔案管理中，每一個步驟和環節都應該使用計算機進行準備工作，其中使用最頻繁的是信息的著錄。人口計生檔案管理的準備環節中，不能夠操之過急，應該循序漸進，從主到次，以分級的方式進行著錄，而且應該按照其類別不同進行分類，在原有的資料信息基礎之上進行工作，不但可以相對地減少工作量，而且大大提高了工作效率。檔案管理工作人員在準備過程中，應該使用關鍵字為主要的查找方式，避免順序的查找方式帶來時間的浪費和資源的浪費。在這一系列準備工作完成之后，算是完成了檔案管理中最重要的環節，其他部分在認真細致的基礎上逐漸完成。我國是世界上人口數量最多的國家，人口問題和計劃生育檔案管理問題不可小覷，為了可以讓人口計劃生育工作面向法制、規范、系統等方向發展，對人口計生檔案管理水平應該有一個較高的要求。只有不斷完善和加強行之有效的管理辦法，才可以在信息化的今天不斷提高計生檔案管理水平，從實際出發，更好地開展人口和計劃生育檔案管理工作，促進我國社會經濟不斷發展，為我國可持續化發展奠定良好的基礎。

本文作者：魏曉英工作單位：凌源市人口和計劃生育局