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摘要：檔案工作要以民生需求為導向、滿足民生需求，應該創造性地開展民生檔案管理工作。民生所想，就是檔案工作之所向；民生所需，就是檔案工作之所趨。社會保險業務檔案是民生檔案的重要組成部分，本文通過對自收自支高職院校社保業務檔案管理的發展背景、現狀，分析其存在的問題，提出幾點規范化管理的建議，希望可以對自收自支高職院校的社保業務檔案管理工作有所幫助。

關鍵詞：自收自支；高職院校；社保業務；檔案管理；規范化

一、研究背景

自2008年1月1日起，《中華人民共和國勞動合同法》開始施行。在其總則的第二條中特別提出“國家機關、事業單位、社會團體和與其建立勞動關系的勞動者，訂立、履行、變更、解除或者終止勞動合同，依照本法執行?！备絼t第九十六條指出“事業單位與實行聘用制的工作人員訂立、履行、變更、解除或者終止勞動合同，法律、行政法規或者國務院另有規定的，依照其規定；未做規定的，依照本法有關規定執行。”將事業單位的聘用人員也納入本法中。2011年7月1日開始《中華人民共和國社會保險法》實施。由此事業單位依法為勞動者繳納社會保險費成了法定義務。2015年初國務院根據《中華人民共和國社會保險法》做出《關于機關事業單位工作人員養老保險制度改革的決定》。自此，事業單位的社會保險制度逐步完善，由此引發出的問題便是事業單位的社保檔案該如何管理。本文只針對自收自支高職院校這一類事業單位的社保檔案管理進行剖析研究。

二、自收自支高職院校社保業務檔案管理的現狀

首先，我們要了解什么是自收自支事業單位？眾所周知，事業單位屬于鐵飯碗擁有財政補助，但是自收自支事業單位并非如此，簡單地說就是沒有財政支持，經費自理（俗稱的自負盈虧）事業單位。自收自支高職院校的主要經費源于學生繳納的學費。學校又是非營利性組織，因此在發展上受到經費限制，投入到檔案建設方面的經費極少。其次，自收自支的高職院校社保業務檔案管理起步早，但發展慢。早在21世紀初自收自支高職院校自身無法承擔退休教職工龐大的養老費用和醫療費用，先后參加了社會保險，因此可以說自收自支高職院校繳納社會保險的歷史普遍早于由財政補助的其他事業單位。因為其他事業單位一般都是自2014年全國養老保險改革后才開始全面繳納社會保險。也正是因為經費緊張，自收自支事業單位的社保業務檔案的發展遠不及有財政專項補助的事業單位發展的快。最后，自收自支事業單位勞動關系復雜。由于事業單位編制控制嚴格，為了保障正常的教育教學活動，許多新聘人員并沒有所謂的編制，而是和學校簽訂的勞動合同，也就是我們常說的人事或是合同制員工。另一部分員工則采取的是派遣制，即學校和派遣公司簽訂派遣合同，勞動者在和派遣公司簽訂勞動合同。還有部分崗位則是選擇勞務外包的形式，和外包機構簽訂服務合同，由外包公司提供勞務工作者。因此不同類型的勞動者的社保檔案管理也不盡相同，因此在實際操作也出現了種種問題。

三、存在的問題

（一）社保檔案分散，管理難度大。社會保險分為養老保險（包含職業年金）、醫療保險（包含大額救助）、生育保險、失業保險、工傷保險五個險種。但是由于事業單位發展的歷史，目前這五個險種，往往是由多個部門進行管理。例如：醫療保險和生育保險很多學校還是由過去的醫務室或是校內保健站進行管理，這兩個險種主要產生的檔案包括職工醫療費用墊付的報銷檔案、育齡女職工懷孕的妊娠登記以及產后生育津貼申報的檔案材料。而養老保險、失業保險和工傷保險一般由財務部門負責。但是隨著事業單位養老保險改革，個人也需要繳納養老保險，不再是財政全額支付，因此部分管理職能劃歸到了人事部門。因此，社保檔案涉及的部門多，檔案材料分散，整理標準不一致，移交到檔案室的材料出現歸檔時間不統一，內容不完整或是將不得歸檔的材料擅自歸檔等問題。（二）重視程度不夠，經費投入不足。近些年國家政策不斷完善，上級部門頻繁組織會議強調檔案管理的重要性。但是，自收自支高職院校由于沒有財政支持，學校要發展，就需要將有限的資金，盡可能發揮其最大的用途，因此在檔案管理方面的投入很少。學校領導班子往往在資金投入上會優先考慮學科建設、學生實訓設施的提升，畢竟專業強了，可以增加生源的質量和數量，有了生源，學校才可以繼續發展下去。因此，只談重視程度，沒有經費保障，一切都是空談。（三）人員結構不合理。目前自收自支的高職院校受編制影響，教職工嚴重不足。專職的檔案管理人員少，大部分都是兼職人員。由于本職工作繁重，很難履行檔案管理員的工作職責。同時這些檔案管理員的專業五花八門，幾乎沒有與檔案專業相關的，甚至很多人都未經培訓就直接上崗，缺乏檔案管理的基礎知識，為日后檔案管理工作埋下隱患。（四）利用和編研滯后。由于上述原因，導致社保業務檔案在絕大多數自收自支的高職院校僅僅停留在收集、整理以及保護階段。甚至有些學校連收集整理都還難以完全實現，更不用說利用和編研了。其他的檔案相比社保業務檔案，編研的基礎相對要好些，因此往往能產生像《規章制度匯編》《個人全宗》等編研成果。在利用方面，學校常用的編研材料基本上也是大事記、組織沿革、名人簡介、科研成果簡介等，利用社保業務檔案的機會相對也比較少。

四、規范化管理的幾點建議

（一）明確管理部門，規范社保檔案管理。個人建議將社保業務劃歸人事部門統一管理。原因在于，社會保險屬于社保保障的一部分，應納入薪酬福利管理的范疇。同時我們應該按照社會保險業務的經辦規律和特點，采用“年度—險種—業務環節”的方法對社會保險業務材料進行分類整理，并及時編制歸檔文件目錄、卷內目錄、案卷目錄、備考表等。檔案管理部門在接收檔案材料時要進行檢查、分類、整理、編號入庫保管，并及時編寫索引目錄。（二）提高對社保業務檔案的認識，拓展經費來源。社會保險業務檔案指的是社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。這些記錄是參保人員享受社會保險各項待遇的重要依據，這其中就包含在職期間發生工傷，則可享受工傷待遇，育齡女職工可以享受孕前檢查、生育津貼等待遇，退休后可以享受養老金待遇，直至死亡還可以由家屬申領喪葬費等。另一方面，通過對社會保險業務檔案的收集整理，提供可靠的統計數據，為領導的決策提供必要的依據。除了提高思想上的認識，還要加大經費的投入，因此自收自支的高職院校應該在現有的情況下拓展經費來源，例如：爭取上級財政的支持，亦或是利用專業優勢與企業合作，將教學成果轉化為生產力，從而增加經費收入。（三）招聘專業人員，優化崗位配置。事業編制工作人員的人員類別分為事業管理人員、專業技術人員以及事業工勤人員。檔案管理人員不屬于事業管理人員，而是屬于專業技術人員。因此在崗位定位上應該按照專業技術人員對待，突出專業，按照專業技術初級、中級、高級設置崗位職數，不建議由事業管理人員兼任。同時從招聘開始，就應該按照專業技術人員的聘用要求，明確檔案管理及其相關專業，這樣至少可以保證新聘人員的基本檔案管理知識體系是完整的。最后，由于檔案管理專業每個學校每年新聘人員少，單獨進行專業培訓不現實，因此就需要上級職能部門定期組織全系統的檔案管理人員進行培訓，以便了解最新政策和法規。（四）合理利用社保業務檔案，完成社保業務檔案的編研。要想實現社保業務的利用和編研，需要專業的人員對檔案材料進行認真研究和考證，從中提取某些信息進行加工，最終編排成參考資料。這里的專業人員，不僅僅指校內的檔案管理員，還應該包括其他高校的專業人員以及社會力量。當然這一切都要與風險控制相結合不能以泄露用人單位或者是個人信息為代價。同時因為社保業務檔案的管理期限都很長，除少數業務檔案的保管期限是10年和30年，大多數檔案的保管期限都在50年、100年甚至永久。因此社保業務檔案的編研成果可以很好的保護原件，讓編研成果成為副本。另外，社保業務檔案的編研成果可以很好的反映一段時期內職工的薪酬水平，反映社會生產力的發展情況，因此可以為學校人才戰略發展提供參考依據。

總之，社會保險在新形勢下以堅持保基本、全覆蓋、多層次、可持續發展為方針，以增強公平性、適應流動性、保證可持續性為重點，逐步實現資金來源渠道多、保障方式多層次、管理服務社會化的保障體系。在此形勢下，自收自支高職院校社保業務檔案規范化的管理顯得至關重要。

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作者:馮靜程 單位:天津生物工程職業技術學院