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市場經濟法治環境下，行政單位作為具有民事權利能力和民事行為能力的獨立法人，依法獨立享有民事權利、承擔民事義務。合同是單位各類經濟活動中明確雙方權利義務的主要載體，發揮著越來越重要的作用。加強經濟合同管理，有助于提高行政單位的經濟活動規范性，提升內部管理水平；有助于保障單位合法權益，降低經濟風險，促進利益最大化；有助于控制經辦和審批人員的廉政風險，減少職務犯罪的可能性。隨著行政單位經濟活動規范水平進一步提高，簽訂經濟合同的頻率和合同標的規模呈逐年上升的態勢，加強經濟合同管理、防控合同風險成為單位內部控制的一項重要內容。

一、合同管理流程中的審計重點關注點

內部審計作為行政單位提升內部管理水平的重要抓手，在監督經濟業務流程設計和執行的有效性、及時反饋內控信息、促進完善制度體系建設等方面具有不可替代的作用，同時也是降低單位經濟和法律風險、防范工作人員廉政風險的有效保障。行政單位的經濟合同以購置資產、購買服務、工程建設等內容居多，各單位流程略有差異，但總體而言較類似。實際操作中，經濟合同管理，涵蓋確定合同相對人（含招標）、合同起草與會簽、合同簽訂、合同執行、合同變更、合同結算、合同歸檔等工作。行政單位的內部審計部門不僅要對合同執行結果進行審計，更需將審計關口前移，使審計監督貫穿合同管理的始終，從源頭上防范風險（詳見圖1）。（一）合同內容與招投標結果是否一致。項目金額達到國家招投標規定或者各單位內部制度要求時，應當通過公開招標方式確定貨物、服務或工程的合同相對人。為防止中標單位與經辦部門或個人串通，通過較低價中標后，以與中標不一致或明顯存在法律漏洞和權利義務瑕疵的內容簽訂合同，內部審計在合同簽訂階段應關注合同內容與招投標結果是否一致。如有條件，內審部門還應介入招投標各環節的監督。（二）重大合同是否領導班子集體決策。單位經濟合同管理是否根據合同金額或其他重要因素實行分級管理，區別一般合同、重大合同、特別重大合同。對于金額較大、內容復雜的合同是否經單位領導審批；對于特別重大合同是否經相關專業技術論證并由領導班子集體科學決策，決策記錄是否齊全，并在單位制度層面有“三重一大”等長效機制保障。同時，需關注是否存在將重大合同拆分成多個小合同以規避有關規定、導致經濟活動存在違法違規風險的情況。（三）合同簽訂人是否經授權。經濟合同經一定審批程序后，對外簽訂。關注合同簽訂人是否經合規的書面手續授權或經制度批量授權，防止部門和個人未經授權或超越授權權限以單位名義對外簽訂經濟合同、或違反規定以單位名義簽訂國家財經紀律禁止行政單位簽訂的合同（如行政單位不允許簽訂擔保合同），導致單位經濟利益受損。（四）合同印章保管是否。規范合同印章保管不規范，將導致存在發生經辦人員未經授權或超越授權權限擅自對外簽訂合同謀取個人不正當利益的可能，使單位面臨較大的法律風險和經濟風險，致使單位利益、信譽、形象受損的嚴重后果，尤其是行政單位一定程度上代表了國家和政府形象，對外行使權利義務應特別謹慎。（五）合同履行中重大變。更手續是否齊全關注對合同條款未明確約定的事項是否及時協議補充，合同履行過程中發生重大變更是否按規定程序辦理合同變更或合同解除。重大變更不能以執行部門口頭或簡單的通知為依據，不僅要簽訂補充協議，補充協議仍需經合同會簽程序嚴格把關。對于重大追加支出項目，追加部分如達到政府采購或招投標等國家有關規定的，應嚴格執行相關手續，不可擅自簡化操作。

二、行政合同管理的制度設計

內部審計不僅要監督單位經濟合同管理執行的有效性，同時需關注經濟合同管理制度設計的合理性和有效性。經濟合同的簽訂往往涉及法律、財經、合同主體資信、專業技術標準等諸多內外部因素，行政單位宜采取多部門聯合會簽流程，嚴把審批關。經濟合同管理一般涉及以下部門職責分工：1.經辦部門，負責經濟合同前期談判、合同條款草擬、合同執行等工作，主要包括合同訂立前履行必要采購手續，對方資信調查，合同標的的數量、質量、價款和相關技術標準等合同具體情況把關。2.法務部門，負責審核經濟合同是否存在違法、違約風險，主要包括合同簽訂是否符合法律法規要求，條款的運用是否平等，是否存在違法風險等。3.財務部門，負責對經濟合同資金支付及執行情況把關，主要包括合同價款支付合理性、可行性、合規性，履約保證金、質量保證金、違約賠償等條款的合理性。4.監督部門，內審、紀檢部門等，負責對經濟合同簽訂、執行的全過程監督。5.歸口部門，根據單位實際情況，設立合同歸口管理部門，負責審查合同會簽程序是否完備，修改意見是否落實，合同檔案管理和合同印章管理等。不相容崗位相分離，形成相互監督、相互制約的內部制衡機制，是預防發生舞弊等行為的有效內控手段。因此，內部審計關注單位合同管理制度是否建設完善、合同管理的部門職責是否分工明確、合同授權審批程序是否有效開展的同時，還需關注單位是否做到不相容崗位相分離，實現授權審批與業務經辦崗位相分離、業務經辦與會計核算崗位相分離、款項結算與檔案保管崗位相分離等。

三、合同管理風險關鍵節點及對策

經濟合同管理風險包括單位的經濟風險、法律風險、執行財經紀律風險、個人廉政風險等?；陂L期的經濟合同內部審計實踐，筆者總結了經濟合同管理各階段的關鍵風險點，并據此針對性地提出風險防控措施。（一）合同準備階段。經濟合同前期準備階段，包括了合同的立項、合同相對人的確定、談判或招投標①等環節，是做出經濟活動的決策階段，也是合同管理的起點，較大程度上決定了經濟業務能否最終達到預期效果。該階段的主要風險點：1.需訂立合同的經濟事項未訂立合同；2.未充分了解合同相對人的主體資格、履約能力等情況，即簽訂合同；3.重大合同，未經集體研究決策。針對這些風險點，防控對策有：1.單位加強法律法規及規章制度的宣貫力度，增強領導干部和經濟合同經辦人員的法治意識和集體決策意識；2.單位制定合同管理相關制度，明確必須要簽訂合同的情況或條件；3.合同執行部門加強對合同相對人主體資格、履行能力等情況的確認審核；4.單位建立科學、民主、高效的議事規則，明確需集體決策的事項；5.涉及復雜技術的合同，應聘請相關領域專家參與。（二）合同會簽階段。經濟合同會簽階段，包括合同的會簽審批、合同的授權、合同的簽訂等環節，是合同管理內部控制的核心步驟，以確保單位權益得到有效保障，避免單位因所簽訂的合同面臨經濟和法律風險。該階段風險點較多，主要表現在：1.合同未按規定流程會簽審批；2.會簽部門職責不清、把關不嚴，致使合同的合法性、嚴密性、可行性等方面存在瑕疵；3.合同內容與招投標內容不一致；4.部門或個人未經授權或超權限對外簽訂經濟合同；5.合同印章保管不規范。針對這些風險點，應對措施有：1.建立健全合同會簽制度，明確會簽流程；2.明確各會簽部門職責，同時合同經辦部門應對各會簽部門據部門職責權限提出的專業意見進行修改反饋；3.加強合同歸口管理職責，歸口部門應全面檢查合同會簽流程是否齊全合規、相關會簽意見是否已落實，對通過招投標的合同確保合同與中標內容一致；4.強化合同授權機制，建議單次書面授權，為提高工作效率也可結合合同分級管理采用不同程度的批量授權形式；5.加強印章保管和使用管理，做到不相容崗位相分離；6.推廣經濟合同格式范本，減少合同條款缺項等情況。（三）合同執行階段。經濟合同執行階段，包括合同履行跟蹤、合同變更管理、合同結算支付等環節，是合同管理發揮作用、確保合同效果落在實處的重要階段。該階段的主要風險點：1.合同監督缺位，未對合同執行情況予以跟蹤，導致合同出現履約風險；2.未按規定對合同履行中重大變更或中止、解除合同簽訂補充協議；3.未及時發現違約行為，并積極采取補救措施；4.未按合同約定條件付款、超額付款或提前付款；5.出現合同糾紛時，未及時采取措施減少單位損失，未恰當追究對方違約責任。針對這些風險點，防控對策如下：1.合同執行部門加強對合同相對人后續履約能力的持續跟蹤，嚴格監督合同執行進度和項目執行質量；2.根據合同執行過程中的變化，在出現執行與原合同出現重大差異時，及時采取合同中止、解除、變更等措施，并簽訂補充協議；3.合同執行部門應及時發現對方違約行為，迅速反應，第一時間積極采取措施，將引起的損失降至最??；4.嚴格按照合同訂立的付款條件支付進度款，財務部門嚴格審核資金支付條件，對于存在資金風險的可拒絕支付；5.大型項目采取跟蹤審計方式，執行過程各個重要環節和支付節點上內部審計把關確認；6.出現合同糾紛時，及時采取補救措施減少單位損失，法務部門參與并采取恰當方式追究對方違約責任。（四）合同歸檔階段。合同歸檔管理階段，包括合同檔案整理、合同追蹤考核等環節，是合同管理基礎工作規范化的一部分，主要工作職責在合同歸口管理部門。該階段的主要風險點：1.合同未及時登記造冊；2.歸檔合同與具體執行合同不一致；3.合同原件未及時整理歸檔；4.合同歸檔與合同款支付崗位未分離；5.合同追蹤考核缺失，致使執行效果不理想甚至造成單位損失。針對這些風險點，防控對策有：1.設置合同管理崗位，專人負責合同檔案管理相關工作，規范合同登記及合同印章管理；2.合同歸口部門加強合同歸檔審查，全面檢查合同會簽流程是否齊全合規，相關意見是否已落實，合同加蓋騎縫章，避免合同被更換；3.合同歸口部門及時收回合同原件，明確合同管理相關要求，及時整理歸檔；4.按內控不相容崗位相分離原則，實行合同簽訂、歸檔與支付崗位分離，財務部門不得兼合同歸口部門；5.建立合同追蹤考核制度，落實合同問責問效機制，定時分析合同履行效果，避免內控程序流于形式。

參考文獻

[1]李艷.地震事業單位加強經濟合同管理的對策研究[J].財會學習,2016(17):174-175.

[2]財政部.行政單位內部控制規范（試行）(財會[2012]21號)[S].2012.12.

作者:許寧寧 單位:中華人民共和國杭州海事