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在實際工作中，往往會遇到企業總經理已簽批，合同才傳至財務部或其他部門補簽，價格審核失去了意義、簽字成了例行公事，使簽批程序形同虛設，違背了合同簽批程序;本應由下屬企業簽訂的采買合同，大多由上級企業大包大攬。為了確保一致性及有效降低費用，存在多個下屬企業采買相同的促銷禮品、工服及其他辦公用品等現象。此類業務大多由上級企業與供應商簽訂合同，貨款也由其代為支付，但發票由供應商直接開給下屬企業，各下屬企業需將貨款支付給上級企業的混亂現象;合同附件不全。合同簽批經多個環節，會出現附件不全、附件丟失現象，給日后查詢和審計帶來極大不便;三方比價存在虛假行為;合同簽訂的金額與實際付款金額不一致;商品類合同扣率、單產低于公司標準;合同費用的收取方式違背合同約定。

解決的措施與辦法

針對以上諸多問題，某商業企業經過反復調查和研究，認為加強合同審核是確保降低成本費用的關鍵。要抓好合同審核，必須關口前移，強化過程監督和管理，切實發揮財務部門審核監督作用，有效降低成本費用。為此，某商業企業制定并實施了《行政類合同簽訂與審核、評價管理辦法》，修訂了《商品類合同簽訂管理辦法》。辦法具體內容如下：

⑴先簽訂、后履行。任何行政類合同的簽訂，都必須由主辦部門指定專人負責，按照“先簽訂、后履行”的原則，嚴禁先執行后補簽合同的行為發生，更不能以實際履行代替簽訂合同。

⑵先立項、后簽訂。只有立項成立后，才能辦理合同匯簽。

⑶制定了合同簽批流程。

⑷為了確保企業形象、氛圍裝飾的一致性，為有效降低費用，各下屬企業應分別與供應商簽訂協議，注明采買數量、金額，分別開具發票支付貨款。避免造成下屬企業未簽約卻履行合同的不規范行為、同時在付款環節造成發票的取得單位與貨款的支付單位不一致現象，違背財務結算規定。由上級企業統一發行的廣告、短信等不可分的合同，按照上級企業確定的分攤比例進行費用分攤。實物類采買數量可分的合同需由各下屬企業分別簽訂合同。避免在付款、驗收、提供發票等環節出現不一致的問題，造成不必要的糾紛。

⑸合同附件，尤其是招標會議紀要、三方比價、立項申請、企業資質、行業資質等重要信息的附件，必須妥善保管，按主次順序附在合同文本之后，裝訂成冊，便于傳遞，以防丟失。其他合同附件資料主要包括：a、基建、大修類合同必須提供項目申請報告（或檢修報告）、預算書等有關資料。b、戶外廣告類合同需提供經營許可證證明、模擬效果圖、方位意識圖、價目表等有關資料。c、報刊雜志廣告類合同必須提供媒體資質證明、樣稿、類似版本、價目表等有關資料。d、電視廣播廣告類合同必須提供宣傳的主要內容、安排播放時段、價目表等有關資料。e、以上b-d類主題營銷、新聞等廣告宣傳類合同必須提供經企業領導批準的策劃方案、預算方案及其他相關手續。

⑹三方比價即應在同一內容、同一規格、同一標準、同一材質下進行比價。為確保三方比價的真實有效，三方比價單應提供報價單位聯系人姓名及聯系電話，便于合同主辦單位進一步核實。

⑺合同簽訂的金額與實際付款金額不一致的解決辦法：a、采購數量增加，因采購數量增加，使付款金額大于原合同金額，且不超過原合同金額的20%時，經辦部門需要提供情況說明（視為對原合同的追加），并經各級領導審批。增量后的價值超過原合同的20%時，需重新辦理合同匯簽。b、采購品種增加，在原采購品種的基礎上增加采購品種的，經辦部門完成立項后，再簽訂補充協議。

⑻商品類合同的審核a、品牌續簽合同的審核品牌續簽合同是指品牌已經引進，因到期，需重新簽訂的合同。審核時抓住以下幾個因素：扣率與到期合同比較有無變化；該品牌保底單位面積產出（以下簡稱單產）與到期合同、與企業單產標準進行比較，分析指標的升降情況；簡述合同期內該品牌已經實現的月均銷售、月均毛利、月均單產情況，列舉相關數據，提出合理化建議。b、新進品牌合同的審核，新進品牌合同是指商業企業之前沒有經營該品牌，與供應商協約在企業某區域內將要經營某品牌的約定。簽約時從以下幾方面進行審核：新進品牌的扣率與合同約定區域內企業經營上一品牌（以下簡稱前品牌）的扣率進行比較;新進品牌保底單產與前品牌、與企業單產標準比較，有無差異。

⑼商品類合同相關費用如何收取。審批商品類合同時還應關注相關費用（物業費、水電費、信用卡費、價簽費、貨架使用費、大型活動的贊助費等）的收取方式。費用收取方式一般分為現金（或銀行轉賬）、抵賬、帳扣，帳扣會減少企業增值稅進項稅額，因而優先選擇前兩種方式收取，并在合同中注明。臨時場租合同、靜態展及燈箱廣告位租賃合同，屬于下屬企業收入，如合同傳遞不及時，不利于相關部門準確掌握租金收取情況，甚至造成漏收租金。因而要求經辦部門及時傳遞相關合同，確保合同的實施及監督管理。為確保兩個管理辦法的有效實施，某商業企業及時舉辦了培訓班，要求各部門負責人、內勤、行政秘書、合同管理員等相關崗位人員參加。

取得良好效果

卡住源頭是根本，盯住審核是關鍵。只有控制源頭，卡住合同審核，才能有效降低成本費用。實施兩個辦法以來，某商業企業合同審核工作質量有所提升，檢查發現平均每周20多個問題（事后補簽合同、缺少立項、合同附件丟失、三方比價虛假等）降到了10多個問題，提高了工作效率，有效降低了成本費用；商品類合同的扣率、單產不符合企業標準的現象大大減少，為實現企業目標提供了確實可靠的保證。加強商業企業合同審核，從源頭降低成本費用是一項系統工程，需要不斷地創新、發展、完善。某商業企業不斷總結經驗，進一步落實合同審核工作的各項管理制度，探求切實可行的激勵約束機制，實現合同審核有效管理，成本費用有序可控。

作者：孫曉燕單位：西安京瑞酒店管理有限公司