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摘要：文檔一體化，是將文書處理與檔案管理這兩項既聯系又區別、既獨立又相互關聯的工作納入統一信息化管理應用系統中，實現文書處理與檔案管理無縫銜接、彼此配合，提高文檔工作效率。本文在分析了文檔一體化管理理論基礎、主要特點及現實意義基礎上，就如何促進文檔一體化提出相應對策建議，對豐富文檔一體化理論、促進文檔一體化理論實踐具有積極的現實意義。

關鍵詞：文書檔案；文檔一體化；信息化管理

1概述

隨著計算機信息技術的推廣和應用，以及辦公自動化（OA）系統的廣泛應用，文書檔案立卷模式發生了深刻變化，文書檔案工作一體化日益受到青睞。文檔一體化，就是將文書處理與檔案管理這兩項既聯系又區別、既獨立又相互關聯的工作納入統一信息化管理應用系統中，實現文書處理與檔案管理無縫銜接、彼此配合，提高文檔工作效率。在實踐中，文書處理需要交擬、撰稿、核稿、簽發、繕校、用印等多道環節，文書處理應遵循其形成過程，把好每一個環節，把好質量關，并將辦結的文書及時輸入計算機，實現規范、統一管理，為文書立卷歸檔奠定扎實基礎。文檔一體化管理模式下，檔案正是從文書轉化而來，將應歸檔文書通過計算機信息技術進行篩選、立卷、整理、編目、檢索，實現了真正意義上的文檔一體化管理。

1文檔一體化理論基礎

文檔一體化伴隨著計算機信息技術的誕生發展，以及檔案理論研究的深入而逐漸興起，有著科學的理論基礎。1.1文件生命周期論。1940年，美國檔案學家布魯斯提出“文件生命周期”概念；1950年，英國檔案學者在布魯斯的基礎上，將“文件生命周期”劃分為“現行文件—暫時保存—永久保存”“三階段”；1983年，前美國檔案局長羅茲將“文件生命周期”劃分為“文件形成—利用和保護—鑒定選擇—檔案管理”四階段。文檔一體化成為“四階段”理論的生動實踐探索。1.2前端控制論。所謂前端控制，是指計算機技術應用于形成的電子文件中，從電子文件形成之始或之前便進行有效管理，直至文件進入歸檔環節，全過程進行規劃管理。前端控制理論是在電子文件產生后給檔案管理工作流程及內容變化提出的新論斷，體現了在文件處理與檔案管理全面、系統、優化思想。1.3后保管論。1981年，美國檔案學家漢姆首次提出“后保管”理論。信息革命的到來，決定檔案工作的社會記錄、利用、存儲信息方式發生了深刻變化，促進了檔案管理步入了“后保管時代”。1996年，加拿大檔案學者庫克系統闡述了“后保管模式”，提出檔案管理從關注實體文件逐步向文件、文件形成及過程的目的、意義、聯系、關系、智能的關注，透視出新時期文件處理與檔案管理的有機聯系。

2文檔一體化的主要特點

與傳統文檔分離管理相比，文檔一體化檔案管理具有顯著特點：2.1整體性。文檔一體化將文書處理與檔案管理兩個相對獨立的管理過程成為一個有機整體，借助計算機及相關辦公軟件實現一體化管理。文檔一體化加強了文書部門與檔案部門之間的常態化聯系，集合了文件收集、整理、歸檔等業務流程，提高了案卷質量。2.2效率性。文檔一體化離不開計算機技術的應用，辦公自動化系統實現文件撰稿、核稿、簽發、繕校，以及檔案立卷、歸檔、編目、檢索的全方位自動化，打破了傳統手工操作模式，無論是文書形成還是檔案管理的效率都顯著提升。2.3經濟性。文檔一體化管理模式下，文件起草、錄入、存儲，以及檔案收集、歸檔均可借助計算機操作系統進行操作管理，實現一次輸入無限次輸出，避免重復手工操作，節約大量人力、物力、財力，經濟效益顯著。2.4規范性。文檔一體化是借助計算機系統中預先設定好的操作單元，依據統一格式、統一要求、統一標準、統一流程，進行文書起草和檔案管理，實現文件處理和檔案立卷管理的規范化、標準化。

3文檔一體化的現實意義

新時代，信息技術的應用，實現了文書處理與檔案管理的無縫銜接，文檔一體化管理對落實信息技術條件下檔案管理新要求、提升辦公和檔案管理效率具有積極的現實意義。3.1落實檔案管理新理念。2020年是落實檔案事業“十三五”規劃的收官之年，《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》明確提出，各級檔案管理部門應全程監督指導電子文件形成、積累及歸檔。因此，“文檔一體化”理念的貫徹落實是執行新時代檔案管理方針政策的現實需要、推動檔案事業發展的重要舉措。3.2適應信息時代新需要。隨著計算機信息技術、網絡技術的應用和發展，機關OA系統深入普及，實現了無紙化辦公新模式。大量電子文件利用OA系統實現了從起草、轉發、辦理、歸檔等全過程自動化、信息化。在此背景下，將文書檔案管理關口前移，秉持全生命周期理論，重視電子文件后保管，也是適應信息時代文檔管理的新需要。3.3提升管理水平新途徑。文檔一體化管理，借助計算機信息技術，建立起電子文件撰稿、核稿、辦理、歸檔等一整套完整鏈條，不僅提升了文書處理的效率，而且簡化了從文書處理到文書檔案收集、歸檔流程，這是促進機關管理能力和水平的重要組成部分。

4文檔一體化檔案信息化對策

文檔一體化檔案信息化管理是一項復雜、系統性工程，需要將各業務系統與檔案管理有機銜接，實行文件形成至歸檔全過程管理。4.1完善頂層規劃設計。根據《檔案法》《保密法》《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》《電子文件管理系統通用功能要求》（GB/T29194-2012）等相關規定和要求，加強文檔一體化系統設計，將檔案管理業務與辦公（OA）自動化系統相融合，建立公文辦理、移交、接收、歸檔、借閱、查詢等一體化電子數據管理模式。使通系統頂層設計中既涵蓋文書處理的所有環節，又包括檔案管理的所有內容，暢通文檔一體化管理渠道。4.2統籌推進系統融合頂層設計是前提和基礎，而統籌推進文檔系統的深度融合則是關鍵。結合單位工作職能及部門實際，將已有辦公系統與檔案系統實現兼容，增加各個業務系統中文件的檔案屬性，嚴格按照檔案管理系統中的數據格式、標準和要求，將電子文件轉化成為檔案系統中可接收、識別和導入的格式，實現電子文件自動“導入”“導出”，滿足電子文件從形成、接收、歸檔、保管、打印、查詢和利用全過程管理。4.3嚴格全程監督管理。嚴格按照全生命周期、前端控制和后管理模式，將檔案管理的“關口遷移”，按照檔案管理的標準和要求，將電子文件管理提前至文件形成之初，如根據紙質文件歸檔范圍及保管期限，將與之相對應的電子文件上添加相應的檔號、頁數、保管期限、責任者、密級等相關的檔案管理要素。從文件形成之始，便嚴格按照檔案管理流程進行運轉，待文件辦理流轉結束，點擊系統中的“提交歸檔”按鈕，即可實現實時在線歸檔。然后，再經檔案部門人員進行審核，正式歸入檔案管理系統，實現文件的全生命周期管理。4.4加強人員教育培訓。文檔一體化的最終實現離不開一支高素質的檔案隊伍。一方面，要切實加大檔案從業人員的業務技能培訓，尤其是在大數據、云計算條件下，要加大辦公自動化、網絡化，以及計算機信息網絡技術的業務知識培訓，不斷提升檔案工作者信息化業務素能，打造一支復合型人才隊伍。另一方面，根據機關單位檔案工作業務數量，以及人員編制情況，實時加大人才引進力度。重視擁有檔案學專業知識、掌握一定的計算機信息技術的復合型人才的引進。此外，改善檔案人員工作環境，加大激勵措施，為檔案管理工作營造良好氛圍。

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作者:劉敏 單位:陜西省寶雞峽引渭灌溉中心