導語：如何才能寫好一篇人事檔案與個人檔案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：人事檔案管理；問題；改革措施

一、人事檔案管理的現狀和問題

1.人事檔案管理理念與社會發展不適應。

檔案當事人無法知曉個人檔案中的內容，對個人檔案沒有知情權。人事檔案管理缺少有效的監管機制，部分用人單位可以接觸檔案，在當事人不知情的情況下記錄不實內容，為當事人今后的工作和生活埋下隱患。社會的發展要求檔案管理要實現透明化，真正做到有檔可查，隨時可查。

2.人事檔案管理制度有待完善。

在國家檔案管理規定中，只有機關、國有企業和事業單位才有人事檔案管理的權利，而外資企業、合資企業和民營企業無法管理人事檔案，只能將人事檔案寄存在人才交流中心。這種管理規定已經無法適應社會的發展需要，而人事檔案管理一旦出現疏漏，對企業和員工都會造成很大的損失。

3.人事檔案管理方式落后。

當前我國的人事檔案管理主要采用手工管理的模式，這極大地制約了檔案管理的發展。雖然部分管理機構采用了計算機輔助管理，但是管理的方式也大多應用于目錄錄入中，沒有實現真正意義上的檔案管理，檔案管理效率依然較低。目前我國的檔案管理規定是檔案隨本人流動，而且檔案轉移的流程較為復雜。隨著社會的發展，人員跨區域的流動性不斷增強，檔案管理和人員流動之間的矛盾日益突出。部分單位為了防止人才流失，阻撓、干預檔案的轉移。因此，規范檔案管理制度迫在眉睫。

4.人事檔案管理的監管機制缺失。

人事檔案材料的歸檔缺乏明確要求，檔案的歸檔和整理工作也相對粗糙。很多檔案袋中的紙張材質單薄，加之檔案保存時間較長，破損、變黃和蛀蟲的現象比較明顯。檔案材料的紙張大小不一，檔案的真實性和準確性無法得到保證。人事檔案管理過程中缺少必要的檢查和監管機制，部分檔案材料凌亂，檔案管理的漏洞明顯，這為不法分子提供了可乘之機。由于缺少有效的檢查和監管，檔案當事人材料更新的連續性無法得到保證，這對當事人的工作和發展帶來了難以估量的風險和損失，檔案材料的真實性和可信度也因此大打折扣。

二、人事檔案管理的改進措施

1.加強人事檔案管理的法制建設。

政府應推進人事檔案的立法工作，強化執法力度。雖然目前我國已經出臺了一系列檔案管理規定，但是由于檔案涉及面廣，管理情況復雜，要做到真正意義上的有法可循、有法可依，任務仍然非常艱巨。而且，現有的法律法規要求比較籠統。因此，相關部門必須加強人事檔案管理的法制建設，強化人事檔案行政執法的主體建設。

2.建立人事檔案管理監督和檢查機制。

人事檔案管理的監督和檢查機制尚未建立。當前，人事檔案的管理水平參差不齊，部分管理機構不重視，管理人員不作為，人事檔案更新不及時等現象屢見不鮮。因此，建立健全的人事檔案管理監督和檢查機制勢在必行。有管理責任的機構和單位，應建立相應的考核和管理指標，從軟件和硬件上評估，不斷完善檔案管理的方式、方法，使檔案管理的時效性和真實性得到保障，從而在根本上維護檔案所有人的合法權益。關于人事檔案的檢查和監管機制，有關人員不僅要從宏觀上把控，還要在微觀上進行管理，即檢查檔案材料的真實性和合法性。無論是當事人自己填寫，還是單位填寫材料，都要做到公開、透明，確保材料信息的真實性和評估的客觀性。

3.加快人事檔案管理的電子化進程。

科技的發展使人們的生活和辦公更加智能和便捷，其不斷改變著我們的思維方式與學習習慣。人事檔案管理工作因此也迎來了發展機遇，無紙化、電子信息化將成為其未來發展的必然趨勢。在西方發達國家，每個人都擁有屬于自己的電子檔案，當事人和企業單位可以隨時隨地快捷查詢，這種方法非常值得我們學習、借鑒。應用特殊載體進行電子檔案的存儲和管理，不僅效率高，成本也將大幅度降低。應用現代化管理手段對人事檔案進行管理，是社會發展的必然要求，其通過數字化、網絡化的技術手段，建立標準化和統一化的人事檔案管理制度，為企業和個人提供服務。人事檔案管理在新的社會環境下面臨著諸多挑戰，創新人事檔案管理方式，提高檔案管理水平，構建檔案管理監督和檢查機制，是時代賦予的全新課題。現代人事檔案管理應該立足于社會需求，應用數字化信息系統，建立全面、真實、可靠的檔案管理制度。

參考文獻：

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1 人事檔案管理的作用

1.1 為選用干部人才提供參考 人事檔案管理是企業人事管理活動的重要內容和對象，其較為全面的記錄了每個企業干部員工的工作和學習經歷、政治思想、工作能力和業績以及興趣愛好等詳細情況。人事檔案管理是一項具有動態性、機密性、真實性、系統性等特征的文件材料，具有較強的使用和保存價值。人事檔案管理是企業考察任用干部時重要的參考資料，對企業干部人才的正確選用有著直接的影響，從而與企業的發展有著密切的關系。

1.2 為規劃人力資源戰略提供支持 企業制定科學的人力資源整合規劃，是企業可持續發展的重要途徑之一。人事檔案的主要管理內容是真實反映企業全體人員的全方位信息，包括以往與現階段。人事檔案科學化的管理，能夠為企業科學合理的預測人才的需求數量級類型，為人力資源戰略規劃提供支持，促進人力資源開發。

2 當前人事檔案管理存在的問題分析

2.1 人事檔案管理意識薄弱 第一，企業領導不夠重視人事檔案管理。目前部分企業領導忽視檔案管理，認為檔案管理是企業內部的小工作，對企業的經營發展沒有太大的意義，因此在精力以及資金方面投入甚少，造成人事檔案管理的基礎設施以及模式、方法得不到有效的更新；第二，檔案管理部門的責任意識差。由于上級領導的不重視直接導致了檔案管理部門對自身所肩負的責任認識不夠明確，使工作觀念產生了偏離，不認真對待檔案管理工作，造成工作上的失誤。另外企業沒有專業的檔案管理人員，有的是其他部門的人員進行兼任，極大地降低了檔案的權威性。

2.2 缺乏專業的檔案管理員 人事檔案管理人員需具備較強的專業知識和技能，才能夠勝任人事檔案管理這項復雜、繁瑣以及連續性較強的工作，否則就會對檔案管理的質量和管理水平的提高產生影響。有的企業分配的檔案管理人員較少且有的是兼任，不僅要進行檔案資料的日常維護及管理工作，譬如收集、整理、編目、分類、電腦輸入、排架、編研等，同時還需要擔負多方面的工作，例如企業文書的編寫、科研管理、基建等，這就使得檔案管理人員處于超負荷工作狀態，精力無法過多的投入到檔案管理工作上，從而降低了檔案管理工作的有效開展。

2.3 人事檔案管理的科學信息化水平低 人事檔案管理工作內容多、要求高、任務重，僅就檔案信息管理信息化建設而言，諸如標引著錄、數據錄入、重要檔案的全文存儲等工作相當艱巨。雖然目前有人事檔案管理系統，但在實際的檔案管理工作操作中還沒有充分挖掘和發揮其應有的作用，人事檔案管理缺乏信息化、智能化、數據化以及科學化的廣泛應用，部分企業的人事檔案管理在計算機系統的應用上只是簡單地將個人信息、檔案目錄進行錄入，而資料檢索、調閱則進行手工操作，導致人事檔案材料歸檔整理不及時，存在檔案資料不完整的情況，而且耗費時間長，耗費人力多，降低了檔案管理工作的效率。

3 改革人事檔案管理的建議

3.1 強化人事檔案管理意識 企業領導要充分認識到人事檔案管理的意義，其是企業的一項隱形財富。各企業在人事檔案管理工作中要安排充足的專職檔案管理工作人員，并確保檔案管理隊伍的相對穩定，提高管理人員的責任意識，通過定期對人事檔案管理人員的業務培訓、政治教育、專業知識與技能的學習以及完善定期交流與培訓進修等制度，來提高人事檔案管理人員的綜合素質和業務水平。人事檔案管理工作的領導責任要明確，在管理工作過程中，做好監督與管控工作，加強定期、不定期的深入管檔工作進行督查，同時強化業務指導，對存在的問題及時提出改革建議或解決措施，并責令迅速整改到位。

3.2 規范、完善制度和程序 要進一步系統檔案的搜集、整理歸檔、更新等一系列程序。檔案信息搜集要全面、嚴謹、規范地利用多種方式確保信息的準確性、完整性以及及時性；檔案信息整理歸檔根據材料的內容、時間以及屬性等條目，優化檔案的整理歸檔工作，避免錄入的電子檔案和紙質檔案存在出入，不便于日后的查檢閱工作；檔案信息更新要嚴格落實制定的更新計劃，檔案管理工作要根據企業人員的流動實況制定相關的每周、每月或者季度更新方案。

3.3 信息化管理 時代科學技術的發展要求企業人事檔案管理工作變革滯后的管理模式，利用現代化的技術以及結合企業的實況改變管理方法，來提高人事檔案管理的科學化水平和工作效率，以促進企業的發展與時代接軌。充分利用和完善人事檔案管理數據系統，例如運用人事檔案日常管理軟件進行檔案編目、檢索及日常查借閱等工作，提高人事檔案信息的真實性、時效性。此外應積極利用現代化的設備，如計算機、掃描儀等，實現紙質檔案向數據檔案的轉變，推動以及加快人事檔案管理信息化的建設，使企業人力資源得到合理、靈活的開發與利用，從而促進企業更好的生產經營以及服務社會。

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【關鍵詞】信息時代；深化改革；企業檔案；管理工作

企業改制后人事檔案由集團公司檔案中心統一接管，無論民營化、股份制、集團控股企業或集團公司人事檔案，仍由集團公司統一管理，這樣保證了職工的合法權益，解決了職工檔案后顧之憂。

在企業改制中利用人事檔案是維護企業職工的合法權益的重要憑證：一是企業改制領取安置補償金的重要依據；二是職工辦理社會保險的重要依據；三是職工退休辦理的重要依據；四是職工享受增量補貼、特殊津貼的重要依據。

企業改制后人事檔案，打破了傳統的干部和職工檔案的區分，集團統一實行改制后職工檔案分類方法，人事檔案采取按姓氏筆畫統一排列，劃分為四部分：在職職工、離退休職工、辭職職工、死亡職工檔案。檔案在使用的過程中隨著職工本身角色的變換，隨時調整。

1.改制后存在的問題及原因

1.1人事檔案管理的重要性認識不夠

長期以來，相當一部分領導對人事檔案管理工作的認識都存在著一些誤區，認為人事檔案工作就是保管的事務性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。甚至有些領導認為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，不想管也不愿管。

1.2人事檔案存在嚴重的斷檔和人檔分離現象

在改制利用人事檔案的過程中，存在部分職工檔案有斷檔或缺檔現象。有以下幾類：

（1）隨著人才流動性的增大，很大部分人的檔案并沒有隨之流動，檔案存于原工作單位，由于人才的流出，檔案管理人員不再對此人的檔案進行更新，流出后的工作經歷一片空白。本人在整理人事檔案的時候，就發現某些同志的檔案不存在連續性，畢業分配后，有單位接收，但是接收后到來我單位之間這段時間檔案就是空白，究其原因，就是在原單位辭職后，去了其他企業，應聘我單位后去原來單位把檔案調出，就存在了斷檔現象。

（2）　企業將人才引進后，很少去查看求職者的檔案，用人單位也基本是以個人在實際工作中的業績來考評員工。人事檔案掛在人才市場，沒有及時提交單位而仍放在人才市場，但是檔案沒有更新，這也是造成斷檔的原因之一。

（3）　隨著社會的發展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”變為“社會人”，人才的流動造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。并且由于許多公司、單位對檔案沒什么要求，導致了這種人檔分離的情況愈加嚴重。

1.3人員配備不足

由于目前檔案管理人員單位僅配備12人，負責集團公司文書、科研、基建、會計、人事等門類的檔案管理工作，即要維持大量借閱、查詢、日常維護工作，又要做好檔案資料的收集、整理、分類、編目、排架、電腦輸入、編研工作，導致了檔案人員工作量過大；又因為大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，因此會嚴重影響了檔案管理水平。

1.4人事檔案管理的信息化程度不高

科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。

2.關于解決問題的對象

2.1人事檔案的收集

為了便人事檔案能夠真實地全面反映個人全貌，人事檔案管理要經常通過人事部門收集職工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確。完整齊全，文字清楚，對象明確，手續完備、具有保存價值。不屬于歸檔范圍的材料，不擅自歸檔，經過鑒別，可據情況予以處理。

2.2人事檔案的整理

人事檔案管理人員對收集的人事檔案材料按規定進行整理，并按在職職工檔案、離退休人員、辭職人員及死亡檔案進行整理、分類、編號、入柜。對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發現問題及時解決。嚴：格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。。在整理裝訂人事檔案材料時，凡不歸檔需處理的材料必須填寫《處理人事檔案材料清單》，并報請有關領導審查批準，由專人負責監毀。

2.3檔案的轉遞

隨著用人機制的改革，企業人員流動大，人事檔案的轉遞量日益增大，檔案，中心應在收到

2.4人事檔案的鑒定與銷毀

集團公司規模大、檔案資料多，庫房有限。大量檔案資料充實著檔案庫房，給檔案管理帶來不便。特對檔案材料的鑒定銷毀做如下規定：凡是沒有保存價值和屬銷毀處理的材料按規定需要銷毀檔案材料時，必須經單位主管檔案工作的領導批準。死亡、失蹤人員的檔案由檔案中心保管15年后，可報集團領導審核同意后予以銷毀。企業對國家、省和市級模范人物及有特殊貢獻的人員死亡后，其檔案仍有檔案中心保管。若檔案鑒定和銷毀工作不及時，會影響了企業職工檔案的管理工作，使工作人員造成繁重的工作量，也阻礙了檔案工作現代化管理。

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一、認證檢查簡介

目前，邵陽市直一、二級機構有近200個單位檔案工作規范化管理未達到省二級以上標準，為促進這些單位檔案工作發展，我局決定2012年開展市級標準認證工作，納入全年工作計劃，并經市委常委會議研究同意，納入“檔案工作規范化管理年”活動一項重要內容。年初，在印發的《邵陽市檔案工作規范化管理年》（邵檔發[2012]2號）中推出市級認證標準，文件中確定“8月為評估合格認證月”。6月，我局印發了《關于開展首批檔案工作規范化管理合格認證檢查的通知》（邵檔業[2012]4號）文件，首批確定134個單位為合格認證檢查對象。8月份，全局領導、干部分成6組開展合格認證檢查。截止目前，一共檢查了99個單位，達到市級合格標準有50個，限期改正有49個，其中書面限期改正28個，口頭限期改正21個，較好地促進了基層單位檔案工作的發展。

二、認證檢查的特點

1.追究性特點。根據《檔案法》第六條規定“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業，對全國的檔案事業實行統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導”，《檔案執法監督檢查工作暫行規定》第八條規定“縣級以上檔案行政管理部門對各自管轄范圍內檔案法規的貫徹實施情況進行監督檢查。檔案執法監督檢查應與檔案業務工作密切結合，檢查的內容和重點應根據檔案法規實施的情況具體確定”。為此，我們按“檢查的內容和重點”結合本地的實際情況，加大對基層單位檔案工作薄弱環節的監督指導，以認證的形式，重點檢查薄弱環節，促進工作發展。這樣，依法檢查，合格底線，不容打折。凡是認證不合格的單位，依法追究，限期改正。認證檢查與其他檢查有明顯的不同，非淺嘗輒止，而是追究到底，直到合格。追究性特點，提示我們“開弓沒有回頭箭”。

2.必檢性特點。凡未達到檔案工作規范化管理省二級標準以上的單位，都在合格檢查認證之列，一改過去對那些檔案工作管理差的單位沒有一個較硬的措施來監督的局面，“江邊洗蘿卜，一個個來”。同時也強化了檔案行政管理部門的職責，就是不能容許檔案工作不合格的存在，沒認證的必須檢查認證，不合格的必須抓緊改正。合格認證評估借鑒《湖南省檔案工作規范化管理標準》的評估模式，按照《邵陽市檔案工作合格標準評分細則》的內容全面檢查評估，集檢查、監督、指導為一體，采用100分制，其中組織管理20分，保管保護25分，基礎業務工作35分，開發利用20分。通過聽、看、評、議等程序，將認證檢查情況向被檢查單位反饋。必檢性特點，告訴我們檔案行政管理部門贏得了“發球權”。

3.強制性特點。認證合格除評估總分要求在60分以上，還強調必須具備3個條件：一是必須健立健全檔案管理各項工作制度。如檔案工作人員崗位職責、保密、庫房管理、安全保衛、查閱利用、立卷歸檔、電子文件歸檔管理等制度，缺一項扣0.5分，缺3項制度（含3項）的為不合格標準。二是必須不存在安全隱患。三是必須各門類檔案整理達到80%的記分比例。如文書檔案、業務或專業檔案、會計檔案、基建檔案、特殊載體檔案等門類檔案整理規范（10分），每門類檔案整理計2分。這3條是檔案執法監督下達整改通知前提條件，10項行為所涵蓋的內容，我們從中選擇這3條，是基層單位普通存在的薄弱環節，把它作為合格認證檢查的重點，也是單位必須做好檔案工作的底線。同時，也是我們開展認證工作的底氣，具有較強的強制性。強制性特點揭示認證檢查的底線和底氣所在。

三、認證檢查的意義

1.加大依法行政力度，形成長效機制。合格認證檢查的推出，檢查對象廣，按《檔案法》規定屬地管理的原則，任何單位無一例外，對檔案工作規范化管理未達到省二級以上標準的單位都有了約束機制。檔案工作搞得差的，限期改正，搞得好的，鼓勵爭創省二級以上標準，使檔案工作監督指導得以全面展開，具有追究性、必檢性、強制性三大特點，加大了依法行政的力度，并且合格證不搞終身制，3-4年復查一次。由此，激活整個認證體系，形成了對基層單位檔案管理長效的監督機制。

2.促進平衡發展，消除死角隱患。我市共有省特級檔案室 28個，市直單位省一級檔案室65個，而還有為數不少的單位沒有達到省二級標準，檔案工作缺乏爭先創優、上等達標意識，發展不平衡。開展檔案合格認證檢查，不管你愿不愿意，回避不回避，都要進行認證，這樣對后進單位有較大的促進作用。確保合格的底線，單位再無理由借口，推諉不動，停滯不前，促使全市檔案工作全面、平衡發展。特別是消除了基層單位檔案工作存在的安全隱患，以及《檔案法》難以輻射到的死角。

3.完善認證體系，打造高低呼應的格局。檔案工作認證管理，是國家檔案局在《加強對基層單位檔案工作的監督指導的意見》文件中，給予充分肯定的一種監督指導方式。但僅有的《湖南省檔案規范化管理標準》的自愿申報認證模式，尚不足以推動工作全面開展，新建立的市級標準合格認證檢查模式，能彌補省級上等達標輻射面的不足。省、市標準一高一低，一柔一剛，這樣就自然形成高低呼應、剛柔相濟的認證格局，使認證管理體系更逐完善。

四、認證檢查的不足

1.出臺模式還不夠規范。合格認證工作在今年全市檔案工作會議上進行了部署安排，合格認證標準在《邵陽市檔案工作規范化管理年》文件中推出，而沒有單獨行文，相應的認證管理辦法，由于種種原因沒有及時跟進，合格認證管理辦法正式出臺，要爭取市委、市政府兩辦的名義，甚至以市政府的名義印發，這樣文件出臺規格高，執行力度大。

2.宣傳、行動還不夠深入。合格認證工作是我市檔案工作的一項新生事物，市直動了，縣區沒動，這項工作要進一步宣傳貫徹落實，統一認識，統一標準，統一行動，要努力形成合格認證大勢所趨的氛圍。同時對基層單位要掌握認證的主動權，分期分批督促他們達到合格標準。對基層單位也要相應開展以合格標準為內容的專門培訓、指導，如我局9月份組織了未合格單位開展檔案整理“三集中”立卷活動。

3.評估條款還有待完善。目前認證還處于試行階段，通過試行檢驗，評估條款有的需要調整。如評估條款中涉及當前檔案中心工作的，可隨時調整，如圍繞貫徹國家檔案局8號令，編制檔案保管期限表，圍繞民生檔案工作，開展家庭建檔工作，這些工作有的只是一時的。所以，今后修改時以“檔案中心工作或當前檔案工作”靈活設置考評欄目為宜。

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（安徽中煙蕪湖卷煙廠，蕪湖 241000）

（China Tobacco Anhui Industrial Co.，Ltd. Wuhu Cigarette Factory，Wuhu 241000，China）

摘要： 本文通過闡述人事檔案的特點，結合筆者自身的工作經歷，研究分析人事檔案的重要性，同時提出相應的政策建議，進而為人事檔案管理提供參考依據。

Abstract: This paper explains the characteristics of personnel files, researches the importance of personnel files based on the author´s work experience, and puts forward the corresponding policy recommendations, which provide reference for the management of personnel files.

關鍵詞 ： 人事檔案；管理；檔案利用

Key words: personnel files；management；utilization of archives

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

文章編號：1006-4311（2015）02-0138-02

0 引言

在我國人事管理制度中，人事檔案是一項重要的特色，通過該檔案記錄個人身份、學歷、資歷等信息，并且與個人工資待遇、社會勞動保障，以及組織關系等緊密聯系。個人檔案為出境、計算工齡、工作流動等提供參考依據，特別是在國有企業、事業單位中，人事檔案的重要性顯得更加重要。

1 人事檔案固有的特點

①全面性。人事檔案作為文件材料，通常情況下收錄了員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團等方面的相關信息。同時，記錄著員工的個人成長、思想發展的歷史等方面的內容。②現實性。由于人事檔案記錄著員工詳細的個人信息，人事（勞動）部門依據人事檔案，正確使用人才，同時合理解決工資等問題。③真實性。真實性是人事檔案的根本，人事管理部門需要確保人事檔案整體內容的完整性和真實性，進而在一定程度上才能為用人部門提供優質服務。④流動性。在對人事檔案進行管理的過程中，需要與員工的人事管理進行統一，進而充分發揮人事檔案的作用。為了確保員工與檔案的一致性，在員工調走后的一周內，需要將其人事檔案轉往新的管理部門。⑤機密性。在人事檔案中，其內容涉及多個方面的信息，因此，人事檔案屬于重要的機密，在任何情況下，任何人不得泄露或私自保存人事檔案材料，更不能向社會提供服務。

2 人事檔案在現實中利用的主要方面

通過筆者近些年在人事部門的工作經驗，員工對人事檔案資料的運用主要表現在：①職工親屬關系證明。目前相關政府部門對材料的審核愈加嚴格，在人員死亡后的遺產公證時必須提供原始的親屬關系證明，這無疑要查閱個人的檔案資料。在現實中經常會出現由于以前對個人檔案資料重要性認識的不清晰而導致檔案資料缺失，無法直接從某個人的檔案資料中直接驗證，往往需要經過連帶關系人員的檔案資料拼湊方可進行驗證的情況。②干部的選用和提拔。由于國有企業的特殊性，在干部選用和提拔的程序上較為規范，往往對提任人員以往的經歷、考核資料等除了人事部門提供的說明材料外，還需調閱提任人員的個人檔案，從原料檔案數據中進行查驗，這時個人檔案資料的齊全、完整是非常重要的，往往直接影響了一個人的事業道路。③職工退休審核。目前社會保障部門在職工退休手續辦理時對年齡、工齡等涉及退休待遇的關鍵性問題審核嚴格，必須依據個人檔案中的原始資料進行確認。在現實中往往會出現職工對于參加工作時間提出疑問，如歷史造成的臨時工、行業等現象是否成為退休工齡的一部分，以及對于曾經下放的職工下放時間的確認等，如個人檔案中沒有相關可以證明的原料資料，社會保障部門是無法確認其早期工齡的，職工所在單位提供的后期證明往往無法成為職工工齡時間確認的依據。

3 人事檔案管理在現實中存在的不足

①人事檔案收集、歸檔重干部、輕普通職工。由于筆者所在單位是一所歷史悠久的國有企業，雖然隨著人事制度的改革，在員工上崗、干部任用等方面已經打破了身份的限制，但在人事檔案管理方面仍沿襲了員工身份的劃類管理，對員工的檔案仍劃分為干部檔案和普通職工檔案。同時，在員工檔案資料的收集、整理、歸檔時仍不可避免地會對干部檔案有所偏重。②部分領導及員工對人事檔案管理工作不夠重視。首先，部分領導印象固化，將人事檔案的管理工作與普通的保管性事務性工作相等同，沒有意識到人事檔案管理的重要性，在他們看來，人事檔案管理工作只要做到不丟失、不泄密，同時又能應付外調、查檔就可以了，因此在日常工作中缺乏對檔案收集的意識，導致“檔到用時方恨少”的局面。其次，員工缺乏對檔案資料收集、保管和提交的意識。在日常工作中對于取得的學歷、職稱考試、獎勵等資料沒有及時收集并提交給檔案專職人員，只是習慣性地自己保存，隨著時間的推移難免會出現資料遺失或缺漏的情況。第三，員工在填寫如簡歷表等存檔資料時不夠重視，填寫隨意，對重要經歷、家庭關系成員等方面的信息或隨意填寫、或填寫不夠詳盡，導致檔案資料不齊全。③人事檔案的科學化、信息化水平有待提高。隨著科學技術的不斷發展，計算機的應用范圍不斷擴大，其作用在化辦公中尤為突出。然而在人事檔案管理方面，還沒有充分挖掘和發揮某些先進技術的作用，尤其是在人事檔案管理中還沒有廣泛應用計算機技術。筆者所在單位目前已經建立并使用了多個版本的檔案管理信息系統，僅對企業的文檔資料、圖像和圖書資料等進行了較為有效的管理，提高了這些文檔資料的查詢、使用效率。員工個人信息資料主要依賴于人事部門基礎的人力資源管理信息系統，信息量隨著時間的推移在逐步完善。但是信息只存在于數據庫中，無法將員工日常的部門和崗位變動、工資調整等與反映個人成長變化經歷的信息反映到個人檔案中，會導致將來調閱個人檔案相關資料時信息的缺失。④人事檔案管理工作任務繁重，專職檔案人員相對不足。筆者所在企業在崗職工1170余人，企業內部退養職工800余人，近2000份的人事檔案毫無疑問在整理、歸檔、查閱使用方面的工作任務是非常繁重的。企業目前專職檔案管理人員僅1人，人事檔案由人事部門的兼職檔案員協同管理。隨著員工數量的增多、個人信息資料的豐富化和多樣化，想做到人事檔案的全面性、及時性管理，在現有專業人員配置的情況下無疑是困難重重。

4 加強人事檔案管理的一些建議

結合人事檔案目前的利用之處，對加強企業人事檔案管理提出自己的一些掘見：①加強組織領導，提高員工的檔案意識，進一步強化人事檔案的基礎建設。要將檔案工作當作一件大事來抓，高度重視這項工作。從各級領導到普通員工，都要深化人事檔案為重的意識，從思想上加以重視，從而讓每位員工自動、自發地為人事檔案的資料收集、完善作出努力，同時檔案專業人員加以督促、指導和定向性的檢查，讓人事檔案管理不再是檔案管理人員的專項事務，而成為全員性的一項工作。②加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，進一步提高人事檔案管理人員素質。企業目前配備了一支兼職檔案員的隊伍，負責各級部門檔案資料管理工作，對檔案資料的完善起到了一定的積極作用。但是由于檔案管理工作涉及一定的專業性，今后要進一步提升這支隊伍人員的專業素質，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。③進一步加快現有人事檔案目錄數據庫的建設。筆者所在企業歷史悠久，隨著時間的推移，大至企業領導小至企業員工都會發生很大的變動，體現在人事檔案管理工作方面尤為明顯。主要表現為，人動大而復雜，并且檔案材料數量過大，通過加快檔案信息化建設，規范檔案數據信息，進一步提高檔案管理效率。

綜上所述，在體制、政策、制度改革的前提下，需要對人事檔案管理機制進行不斷完善，進而在一定程度上滿足社會主義市場經濟發展的需要，為人才管理和使用提供服務。

參考文獻：

[1]張新玲.人事檔案管理的重要性存在的問題及措施[J].圖書情報，2012（41）.

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（一）人事檔案信息系統建立前后人力資源管理狀況對比統計通過對人事檔案建立進行了回顧性分析發現，在人事檔案的建立中我院有原來的獨立個體的紙質版檔案袋開始，最后逐步引進計算機技術并建立了源內部的個人檔案電子信息。在資源的開放程度方面，有之前的內部封閉模式開始，我院通過建立個人檔案的信息系統，并將人事檔案的信息進行各個科室的信息共享，這樣可以利用人才和職位之間的有效對接，利于信息的傳遞，提高了人才利用的效率。同時及時的將外部的人才信息進行搜集和分享，也提高了人才吸收的效率。人事檔案信息系統建立之后，與原本紙質檔案袋相比較，建立后的人事檔案出現了動態化的特點。這一特點解決了傳統檔案個人信息滯后的弱點，及時的反映個人的變化使得人力資源管理的質量得到了提高，與時俱進。通過對比發現，在人事檔案的信息化和系統化之后，人事檔案得到了有效的利用，同時有效的促進了人才的利用，提高了人力資源管理的質量。

二、討論

（一）人事檔案的實施提高了人力資源管理效果

通過對人事檔案的發展歷程進行對比，可以看出隨著人事檔案的建立與發展，其在人力資源管理中的作用正不斷的提升，并將成為人力資源必不可少的依據。人事檔案建立的不斷完善，其中目前的人事檔案涉及到的內容正在不斷的擴大，主要包括個人的基本信息、學歷、政治素養、思想道德素質、職業經歷、獲得獎項、工作的能力和業績等，不斷細化的信息統計正越來越全面的反映一個人，這樣可以有效的促進對人才的了解，便于人才的利用。同時人事檔案信息正走向開放化的發展趨勢，個人信息進行內部或外部的分享，這樣有利于用人信息的溝通，提高了人才招募的效率。醫院近視的更新內部與外部的動態信息，并進行實時的分享，這給人才的選擇提供了更大的范圍。因此，人事檔案的建立和不斷的發展，給醫院人力資源的管理帶來了很大的便利，信息的傳遞速度的加快也在很大程度上提高了人力資源管理的質量和效率。

（二）人事檔案的實施促進了人力資源管理的信息化和科學性

人事檔案的建立，特別是近幾年我院利用計算機軟件建立了人事檔案系統，正在使人力資源的管理更加科學化和信息化，極大程度的提高了管理的效率，與現代化緊密相連。在人事檔案的動態化建立中，我院對人事信息進行定期的更新和完善，這中動態化的人事檔案建立模式，保障了信息的及時更新，而不滯后于發展的節奏，在一定程度上保障了人才選拔的質量。全面的、動態化、開放式的人事檔案管理，為人力資源管理提供了及時的、真實性較高的參考，這樣很好的保障了人力資源管理的科學性和信息化水平。

三、結論

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關鍵詞：高職院校　人事檔案　整改　措施

一、高職院校人事檔案管理中存在的主要問題

1.人事檔案內容失真

真實性是人事檔案的生命，而現有的檔案材料中內容的真實性卻不高。有的檔案中材料內容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團時間也是大致年月，每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩。檔案中的考核鑒定材料大多只有優點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身的利益。人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況。

2.高職院校人事檔案材料不全

一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的同志沒有將材料及時收集歸檔。一些高職院校分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內容不全，更嚴重的是當有同志調離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。

3.高職院校人事檔案利用范圍狹窄

人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從高職院校人事工作的現狀來看，由于人事檔案強調保密性，致使人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。

二、人事檔案管理措施

1.提高檔案管理人員素質

作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質和專業素質在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認真鑒別材料的真偽，才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當作一種資源。注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。

2.完善人事檔案管理制度

人員是基礎，制度是保障。人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規章制度來辦事，以免出現不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規可循，有章可依是非常必要的。建立人事檔案材料收集網絡，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內容充實，更全面地反映一個人的情況；明確鑒別的內容和歸檔的要求，對材料進行有效的鑒別，及時存真去假、查漏補缺；采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全；明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。重質量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。

3.采用信息化管理手段

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關鍵詞：縣級醫療機構；人事檔案；信息化；管理

隨著我國醫療事業水平的不斷提高，縣級醫療機構的信息化建設進一步加強。縣級醫療機構人事檔案管理的信息化是十分必要的，有助于縣級醫療機構的管理和運行減少成本、提高效率。

一、縣級醫療機構人事檔案管理信息化的作用

1、節約成本，提高效率

實施人事檔案管理信息化，既可以消除人工查閱、搬運的不便，又可以避免人工抄寫可能出現的錯誤，即使出現錯誤亦方便改正，把人事檔案管理人員從繁重的勞動中解脫出來，同時保證了檔案材料的格式統一，整齊一致。

2、利于保存，安全有保障

實施人事檔案管理信息化非常有利于完整保存原始資料。除在創立原始數據庫之初需要利用檔案原件外，不需要或極少再查閱原件，這樣就不會造成檔案的缺損，利于檔案庫內環境的穩定，延長了檔案材料的使用壽命，極大地保障了檔案的安全。

3、有效利用檔案信息

人事檔案是個人的書面反映。個人檔案的信息化有助于本人更好地了解自己的不足和發展方向，同時方便縣級醫療機構管理者對縣級醫療機構人員的情況有一個全面了解，有助于個人的進一步發展。在考核評價中用真實信息說話，所有人的情況都能一目了然，使考評工作公開、公正、公平進行。

4、促進檔案管理人員提高業務水平

檔案利用是檔案管理的最終目的，檔案管理信息化對人事檔案管理人員的業務水平提出了較高的要求。縣級醫療機構人事科應定期舉辦培訓講座，提高管理人員的責任感，培養管理人員的電子計算機和網絡的操作能力、檔案的管理能力以及對新技術的探求和學習能力。

二、縣級醫療機構人事檔案信息化建設的優點

1、從根本上來講，縣級醫療機構人事檔案材料具有專業性、機密性、政治性三大特點，因此，人事檔案材料需要進行單獨存放，而且要求有專人進行保管。傳統的縣級醫療機構人事檔案管理模式比較落后，而且長期以來縣級醫療機構在人事檔案材料的存放和保管這一方面沒有給予足夠的重視，使人事檔案檔案基礎設施差，收集、整理、歸類、編目等工作還主要依靠手工操作，而且查找不便，不但影響檔案資料的準確性和完整性，還嚴重增加了很多工作量，使用計算機管理縣級醫療機構的人事檔案就不同了，由于計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準確、全面、快速人的人事資料和有關數據。既可避免手工抄寫出現的失誤，又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來，節省時間，提高工作效益，對數據查詢又快又準。

2、利用計算機管理縣級醫療機構人事檔案，有利于材料的完整保存，除了在信息輸入時需要用檔案原件外，很少再接觸原件，延長了檔案的壽命。

3、利用計算機管理縣級醫療機構人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優盤、光存儲介質及硬盤上，大大節省了資源。按傳統的和理模式，要全面完整地保存好檔案資料，仍需要改建的庫房，增添大量的設備，這樣不僅要投入大量的資金并增加人力，而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。

三、縣級醫療機構人事檔案管理存在的問題

1、管理手段相對落后

縣級醫療機構的人事檔案管理完全人工操作，其查閱、調取、存放會耗費大量人力物力，非常不便。人事科的人員往往很有限，在大規模招聘、縣級醫療機構人員集體簽訂勞動就業合同以及人事調動方面，容易出現錯誤和紕漏，而補救措施比較繁復，浪費檔案持有者和管理者的時間和精力。

2、材料的完整性與安全性無法保證

人事檔案的材料歷來是紙質的，即使要查閱一些很基礎的信息，也需從檔案保存庫中檢索、調取、審閱和轉入轉出，需要查閱的越多，期間翻閱檔案材料的次數越多，極容易造成檔案的老化、缺損、甚至丟失。而且由于管理人員頻繁進出檔案室，直接導致檔案保存庫很難保證溫度、濕度的恒定。如果不注意進出人員的衣服面料、隨身物品，稍有不慎甚至會引起火災等重大災難事件的發生。

3、檔案意識淡薄

現代社會，人才流動加速，人檔一體、檔隨人走的格局被打破。實際工作中，人事檔案里的信息很難被縣級醫療機構管理者快速有效獲取。隨著時間流逝，往往連工作人員本人也對自己檔案里的內容感到印象模糊。因此，無論檔案管理者還是檔案的擁有者往往對檔案的重視程度不夠，認為檔案并不能對實際工作起到作用。

4、人事科部分人員的業務水平較低

人事檔案管理需要高素質的人才隊伍，而縣級醫療機構一般對醫務工作者的專業素養比較重視，卻往往忽視了對人事科人事檔案管理隊伍的技術培訓、業務水平提高以及責任感、使命感的培養，造成業務能力的不足。同時，人事科人事檔案管理人員需要相對固定，頻繁的變動也會造成業務處理能力下降。縣級醫療機構是一個特殊的行業，對醫務工作者的思想品德、專業知識、業務能力等方面具有很高的要求。縣級醫療機構在選拔學科帶頭人、技術骨干等人才的時候，會更看重該同志的專業技術能力及學科領域內的專長，在相關學術領域產生了什么樣的影響。而我們現在的檔案最大的弊端恰恰就是干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足縣級醫療機構發展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷質量。這就要求人事檔案管理人員掌握文件精神，積極準確收集歸檔材料并正確歸類，使個人檔案內容更加充實，有血有肉。

四、縣級醫療機構人事檔案信息化的實施

1、充分利用縣級醫療機構內部互聯網，創建和完善縣級醫療機構人事檔案管理系統：由于檔案管理人員人數、人力有限，縣級醫療機構可充分利用縣級醫療機構內部互聯網，按照人事檔案的管理要求，建立高效的科技檔案管理系統，可促進充分發揮縣級醫療機構人事檔案的作用。

2、縣級醫療機構人員個人信息管理：以科室為單位，將縣級醫療機構人員的個人科技檔案信息輸入縣級醫療機構人事檔案管理系統。此系統可提供各類人事檔案，如人員的基本信息、各年度考核、各項專業技術職稱及個人的科研教學信息等。

3、縣級醫療機構人事檔案信息化的基本數據建設

人事檔案信息化建設包括系統設置、數據維護、信息查詢、統計報表等組成。而其中系統設置和數據維護是關鍵。因此，首先要選用一套設置合理、管理科學的信息化系統，利用計算機管理縣級醫療機構人事檔案。可以實現縣級醫療機構人事檔案管理的微機化、網絡化。在此我做了如下幾個步驟：

（1）建立縣級醫療機構人事檔案基本信息數據庫。包括縣級醫療機構職工姓名、性別、出生年月、學歷、畢業學校、入黨團時間、參加工作時間、職務與任命時間、職稱評定與聘任時間、工資、年度考核、公積金、養老保險等各項信息。

（2）建立縣級醫療機構人事檔案材料接收數據庫。建立聯系、送交、催要、登記制度，將接收來的材料名稱、時間、姓名、送交人、接收人等項錄入數據庫。使人事檔案材料接收管理工作規范、有序。

（3）建立縣級醫療機構職工工資數據庫。可以把職工的績效考核成績與工資互相關聯。

（4）建立縣級醫療機構人事檔案目錄數據庫。將醫務人員按職稱歸類。錄入人員姓名、檔案編號、檔案柜號等，查找人員檔案時只須打開計算機”查找功能，輸入某個人的姓名即可知道該職工的人事檔案編號及存放的檔案柜。

（5）建立職務任免數據庫。包括職能科室主任、科長職務任免審批表和科主任、護士長聘任表等。如果要查找一個人哪一年擔任某職務，輸入該人的姓名，打開該職工職務變動登記表總目錄，那么該職工的基本情況便一目了然。

（6）建立其它檔案數據庫。將人事檔案接收登記表、轉遞登記表、查（借）閱登記表、政審證明材料登記表均錄入計算機管理.把部分紙質文件和圖片制成電子文件。逐步實現人事信息和公務公文的電子郵件交換和數據交換。實現資源共享。

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在路橋項目施工過程中存在極強的分散性，其通常會分散在不同區域，而傳統企業人事檔案管理機制在此過程中并不能發揮其自身作用，因此在人事檔案管理過程中應當不斷提升其自身的科學性，繼而不斷為路橋企業管理體系提供有效的服務，最終促進企業的建設和發展。基于上述分析，對路橋企業人事檔案管理過程中存在的相關問題進行深入分析和研究。

關鍵詞：

路橋企業;人事檔案;問題

伴隨著我國社會經濟的不斷發展和進步，路橋企業在各種社會事業中具有的重要性已經產生重大突破。但是，在路橋工程實際建設過程中，因為其自身沒有固定的工作地點以及整體規模較大，因此絕大多數企業在人事檔案管理過程中都缺乏足夠的重視。正是受到該種因素的影響，路橋企業的人員流動性極強。由此可以發現，路橋企業人事檔案在實際發展過程中面臨著嚴峻的管理局勢。

一、路橋企業的基本性質和當前人力資源管理情況

1.路橋企業的基本性質

因為路橋企業作為一個具有極強多樣性的企業，其在工程開展過程中所形成的產品類別也具有極強的多樣性。此外，雖然路橋企業的實際實用功能和工程類別極為相似，但是不同工程的實際建造環境卻千差萬別。與此同時，路橋企業的工程產品自身還具有極強的不可轉移性，其產品的建造只能在相應的需求區域，不能進行任何移動。

2.當前的人力資源管理情況

因為路橋企業的實際施工過程中施工周期較長，往往需要幾年時間，基于此企業員工往往會多年在外，伴隨著項目地點的變化而不斷遷徙，基本沒有固定的工作地點。另外，因為路橋企業的相關項目通常會在待開發區域，基礎設施還不夠完善，整體交通不便利，此外項目部屬于臨時搭建，因此員工的日常生活和工作條件都較為艱苦，在此背景下部分員工往往會難以長期堅持，繼而出現較強的人員流動。此外，路橋企業的相關項目往往會分布在全國各地，在每個項目部中也會有技術人員進行必要的支持，項目部距離總公司較遠，在每個施工現場的技術人員也難以得到有效交流，繼而使得信息和資源共享成為難題。當前，我國路橋企業人力資源的職稱評定屬于企業的硬性指標，該種需求使得企業將工作的重點放置于職稱的評定，而非對于員工的管理，缺少了企業文化的支持將會使得員工減少企業認同感，繼而進一步增加路橋企業人員的流動性。

二、分析路橋企業人事管理的問題和現狀

1.路橋企業人事檔案內容更新速度緩慢

當前來說絕大多數的路橋企業人事檔案和社會管理職能逐步分析，路橋企業到單位人逐步轉變為社會人，而人事檔案功能也逐步消失，人事檔案管理制度和審批制度之間弱化。所以，路橋人事檔案內容更新速度放緩。目前，絕大多數路橋企業人事檔案主要是更新職工的崗位變化情況和工資調整狀況，其余有關員工檔案極少更新。

2.路橋企業普遍存在棄檔與造假現象

路橋企業人事檔案管理問題屢屢增多，“棄檔”已經成為常見現象。目前，大部分路橋企業沒有深刻認識到企業員工檔案的重要性，因此經常出現檔案丟棄等情況。伴隨著社會經濟的快速發展和社會不斷進步，社會各行業得到迅速發展，路橋企業員工有了更多的職業選擇，因此大部分員工選擇跳槽。我國路橋企業不夠重視員工檔案的管理和存放，當員工急需個人檔案卻苦于檔案丟失等情況。同時，信息技術的快速發展衍生了許多造假行業和造假手段。部分不法分子采用造假手段偽造證件來謀取路橋企業利益，此種行為不但給人事管理工作帶來巨大麻煩，而且人員不嚴格審核還可能會導致路橋項目利益受到損失。

3.人事檔案管理人員不夠專業

我國路橋企業人事檔案管理工作仍然存在許多問題，企業應當加強對檔案管理人員的培訓，全面提升人事檔案管理人員的專業水平和綜合素質。目前來說，路橋企業管理層不夠重視員工檔案管理工作，缺少對基層員工的情感關懷。如果路橋企業員工缺少專業的業務培訓，就會導致工程項目整體工作效率低下，對路橋項目的穩定運行造成負面影響。

三、結合人事檔案管理問題提出應對措施

1.加強對人事檔案管理的重視

當前我國路橋企業人事檔案管理在發展過程中存在許多問題，因此，作為企業管理層應要加強對人事檔案的認識，促進企業的穩定發展。同時，提高人事檔案管理人員的工作責任感，妥善保管員工的個人檔案和相關資料。此外，路橋企業人事檔案管理工作應與時俱進，充分利用信息技術和互聯網技術展開各項管理工作，建立健全管理制度和體系，全面提升檔案管理人員的管理意識，促進企業的快速發展。

2.不斷完善管理制度和管理體系

當前來說我國路橋企業人事檔案管理工作缺少完善的管理制度和體系，因此，路橋企業應結合行業發展狀況制定完善的管理制度與體系，促進企業人事檔案管理工作的穩定運行。同時，還應結合以往行業經驗和成功案例制定管理體系，只有這樣才能提高管理工作的實效性。此外，執行過程中出現問題應立即采取措施進行解決，不斷優化管理制度，確保員工個人檔案的完整性和真實性，推進路橋企業的穩步發展。

3.全面提升檔案管理人員專業水平和綜合素質

路橋企業人事檔案管理工作存在許多問題，其中企業檔案管理人員專業水平和綜合素質低對管理工作質量造成嚴重影響。因此，路橋企業檔案管理人員應當不斷學習信息化管理技術和管理手段，全面提升自身的職業素養和工作責任心，盡量減少工作失誤。與此同時，還可以組織檔案管理人員參加業務培訓，加強溝通和交流，從而提高人事檔案管理水平。此外，路橋企業人事管理人員應當學習科學先進的管理方法和管理手段，有效提升工作效率和工作質量。加強對人事檔案管理工作的認識和重視，任用責任心強和工作態度端正的人才管理檔案。通過專業的業務培訓來提高管理人員業務能力，不斷學習新型的管理技術和管理手段，推進人事檔案管理的健康發展。

4.提高基層員工對于人事檔案管理的重視

為了讓企業員工加強對人事檔案的重視就需要加大人事檔案宣傳力度，認真核對和審批員工的個人檔案資料，確保員工資料的真實性和準確性。對于部分虛假資料應當進行嚴格審查，披露不合格的虛假資料，確保員工檔案內容的真實性。同時，還可以利用信息技術展開管理工作，提升檔案管理工作效率。為了全面提升企業員工對于檔案管理的認識可以加大宣傳力度，通過各種渠道宣傳人事檔案管理知識和管理工作的必要性，設置咨詢點供給員工咨詢，充分讓企業員工認識到人事檔案管理的重要性。同時，檔案管理人員應當規范管理員工檔案，整理和分類員工檔案，保證員工檔案的完整性和安全性。

四、結束語

路橋企業應當加強對人事檔案管理工作的重視，這不但是企業員工再就業的安全保障，而且是企業穩定發展的保障。企業管理人員和基層人員都應當重視人事檔案管理，分析管理工作存在的主要問題，采用科學合理的管理手段進行管理工作，推進企業的穩定發展。

參考文獻

[1]孫悅.淺談企業人事檔案管理的問題及對策[J].經營管理者,2017（4）:253-254

[2]崔娜.研究企業檔案管理中的社會化問題[J].經營管理者,2017（5）:280-281

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[關鍵詞] 醫院； 信息化； 醫院； 人事檔案； 管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 063

[中圖分類號] R197.3； G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）05- 0110- 01

隨著我國醫療事業水平的不斷提高，各級醫院的信息化建設進一步加強。醫院人事檔案管理的信息化是十分必要的，有助于醫院的管理和運行減少成本、提高效率。

1 過去醫院人事檔案管理存在的問題

1.1 管理手段落后

醫院的人事檔案管理完全人工操作，其查閱、調取、存放會耗費大量人力物力，非常不便。人事科的人員往往很有限，在大規模招聘、醫院人員集體簽訂勞動就業合同以及人事調動方面，容易出現錯誤和紕漏，而補救措施比較繁復，浪費檔案持有者和管理者的時間和精力。

1.2 材料的完整性與安全性無法保證

人事檔案的材料歷來是紙質的，即使要查閱一些很基礎的信息，也需從檔案保存庫中檢索、調取、審閱和轉入轉出，需要查閱的越多，期間翻閱檔案材料的次數越多，極容易造成檔案的老化、缺損、甚至丟失。而且由于管理人員頻繁進出檔案室，直接導致檔案保存庫很難保證溫度、濕度的恒定。如果不注意進出人員的衣服面料、隨身物品，稍有不慎甚至會引起火災等重大災難事件的發生。

1.3 檔案意識淡薄

現代社會，人才流動加速，人檔一體、檔隨人走的格局被打破。實際工作中，人事檔案里的信息很難被醫院管理者快速有效獲取。隨著時間流逝，往往連工作人員本人也對自己檔案里的內容感到印象模糊。因此，無論檔案管理者還是檔案的擁有者往往對檔案的重視程度不夠，認為檔案并不能對實際工作起到作用。

1.4 人事科部分人員的業務水平較低

人事檔案管理需要高素質的人才隊伍，而醫院一般對醫務工作者的專業素養比較重視，卻往往忽視了對人事科人事檔案管理隊伍的技術培訓、業務水平提高以及責任感、使命感的培養，造成業務能力的不足。同時，人事科人事檔案管理人員需要相對固定，頻繁的變動也會造成業務處理能力下降。醫院是一個特殊的行業，對醫務工作者的思想品德、專業知識、業務能力等方面具有很高的要求。醫院在選拔學科帶頭人、技術骨干等人才的時候，會更看重該同志的專業技術能力及學科領域內的專長，在相關學術領域產生了什么樣的影響。而我們現在的檔案最大的弊端恰恰就是干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足醫院發展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷質量。這就要求人事檔案管理人員掌握文件精神，積極準確收集歸檔材料并正確歸類，使個人檔案內容更加充實，有血有肉。

2 醫院人事檔案管理信息化的作用

2.1 節約成本，提高效率

實施人事檔案管理信息化，既可以消除人工查閱、搬運的不便，又可以避免人工抄寫可能出現的錯誤，即使出現錯誤亦方便改正，把人事檔案管理人員從繁重的勞動中解脫出來，同時保證了檔案材料的格式統一，整齊一致。

2.2 利于保存，安全有保障

實施人事檔案管理信息化非常有利于完整保存原始資料。除在創立原始數據庫之初需要利用檔案原件外，不需要或極少再查閱原件，這樣就不會造成檔案的缺損，利于檔案庫內環境的穩定，延長了檔案材料的使用壽命，極大地保障了檔案的安全。

2.3 有效利用檔案信息

人事檔案是個人的書面反映。個人檔案的信息化有助于本人更好地了解自己的不足和發展方向，同時方便醫院管理者對醫院人員的情況有一個全面了解，有助于個人的進一步發展。在考核評價中用真實信息說話，所有人的情況都能一目了然，使考評工作公開、公正、公平進行。

2.4 促進檔案管理人員提高業務水平

檔案利用是檔案管理的最終目的，檔案管理信息化對人事檔案管理人員的業務水平提出了較高的要求。醫院人事科應定期舉辦培訓講座，提高管理人員的責任感，培養管理人員的電子計算機和網絡的操作能力、檔案的管理能力以及對新技術的探求和學習能力。

3 人事檔案信息化的實施

3.1 建立詳實的數據庫

人事檔案信息化建設最重要的部分在于建立詳實可信的數據庫，其中包含了員工的一切信息。檔案原件的掃描為數據的真實性提供了保證，電子檔案的建立則為檔案信息的簡便、高效查詢提供了途徑，同時也規范、統一了個人信息的頁面格式和采集哪些檔案信息。

3.2 建立醫院內部網的登錄查詢模塊

數據庫建立后，資料仍是封閉的，利用醫院內部網，建立登錄模塊即可有效查詢，并逐漸實現從HTML或Excel的結論信息化向過程網頁信息化轉型，為保證信息的規范、安全，還要制定科學的用戶權限管理制度，定期維護應用程序。

3.3 加強檔案管理者的信息安全意識

網絡安全是檔案信息化的管理重點，隨著計算機技術的快速發展，新型計算機病毒、用戶名及密碼破解器等黑客技術層出不窮，檔案管理人員需要時時防范，定時殺毒、備份重要數據，出現問題可及時恢復數據，使信息系統穩定運行。

3.4 硬件保障