人事檔案管理辦法范文
時間:2023-03-17 05:58:07
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論文摘要:我國人事檔案管理目前主要存在人事檔案內容失真、材料不全、管理政出多門、檔案利用范圍狹窄等一系列問題,筆者以為要從根本上解決我國目前的人事檔案管理問題就必須采取提高檔案管理人員素質、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制等措施。
一、我國人事檔案管理中存在的主要問題
(一)人事檔案內容失真真實性是人事檔案的生命,而現有的檔案材料中內容的真實性卻不高。有的檔案中材料內容前后不符,如時間方面,出生年月公歷、農歷填寫隨意,且沒有說明;參加工作時間、入黨、入團時間也是大致一個年月,每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名,也不加以說明,這給材料的歸檔造成麻煩,尤其是一些比較常用的名字,如:建平,建紅等,更是容易出現同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優點,沒有缺點,只有成績,沒有差錯。這些問題的本質在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是,只看重自身的利益,怎么有利于自己就怎么寫而與自己關系不大的,則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關,及時地發現問題,解決問題,而是任其一錯再錯,致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況,給檔案的利用帶來困難。
(二)人事檔案材料不全一些本該有的履歷表、年度考核表沒有,一些本該有的學歷、職稱、工資材料也不全。究其原因,有兩方面:一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了,自己近年來也沒有太大的變化,不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省,履歷表中學習簡歷從高中或大學開始填,家庭成員及社會主要關系都沒有。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料,一旦落在個人手中,他們就緊緊地放在自己身邊,認為這樣更安全,用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員,往往是身兼數職,于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放,沒有及時歸檔,導致個人檔案中材料內容不全,更嚴重的是當有同志調離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。
(三)人事檔案管理政出多門現有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉軌時期,管理模式基本上是沿襲舊體制,但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案總體上是單位、部門管理,分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務中心、勞動部門所屬就業服務中心、教育部門所屬畢業生就業指導中心、企事業單位的主管部門以及有人事管理權的國有企事業單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統“檔隨人走”的人事管理模式的反映,它既是束縛人才流動的障礙之一,又是影響人事檔案管理質量的原因之一。近年來,隨著大中專畢業生就業體制的改革和人事制度的逐步推行,在大中專畢業生學籍檔案的管理上,個別部門拘泥于傳統管理模式和自身利益的誘因,檔案管理權限還存在著一定程度的矛盾沖突。
(四)人事檔案利用范圍狹窄人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從我國人事工作的現狀來看,由于人事檔案強調保密性,人事檔案的利用范圍小,利用頻率低。按照傳統的人事檔案管理制度,人事檔案的利用范圍主要是黨政機關、國有企事業單位,利用最多的主要是傳統人事管理工作的范疇。但是,隨著社會主義經濟體制改革的深入,非公有制經濟的迅速發展非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道,而與此同時,隨著國有企事業單位人事制度和大中專畢業生就業制度的改革,國有企事業單位人員由“單位人”變成了“社會人”,大中專畢業生要面向市場自主擇業,這些變化主要是通過市場機制的作用使國有企事業單位人員、大中專畢業生流向非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織等,而市場化配置人才資源又加快了人才流動的頻率。顯然,傳統人事檔案的利用制度不能適應現代人力資源開發的需要。人事檔案的利用應當延伸到非公有制經濟組織、社會化中介組織甚至外資企業,人事檔案的利用頻率應當適應人才流動的頻率,這是一個具有重大現實意義的問題。
二、改革我國人事檔案管理的幾點建議
(一)提高檔案管理人員素質人事檔案管理的好壞,在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員,不斷提高自身的政治素質和專業素質在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質,加強責任感,把人事檔案工作看作一項政治工作,在平常的管理中體現它的嚴肅性,能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心,減少工作中的失誤和差錯。有了責任心,才能不厭其煩地去收集材料,才能認真鑒別材料的真偽,才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊,才能將人事檔案材料當作一種資源。注重自身專業水平的提高,通過自學、參加培訓等方式,熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求,尤其是對材料的鑒別、分類,更是要了如指掌。努力掌握科學管理的原則和方法,提高工作效率,提高檔案質量。積極探索新的管理模式,使人事檔案工作更科學、更實用,為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。
(二)完善人事檔案管理制度人員是基礎,制度是保障。人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作,必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規章制度來辦事,以免出現不必要的麻煩。建立健全管理制度,使檔案工作有規可循,有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》,建立人事檔案材料收集網絡,明確收集的范圍和要求,讓制度使人事檔案內容充實,更全面地反映一個人的情況;遵循《鑒別歸檔制度》,明確鑒別的內容和歸檔的要求,對材料進行有效的鑒別,及時存真去假、查漏補缺;遵循《保管保密制度》,采取切實有效的措施,減少人為因素的破壞,保障人事檔案的安全,延長使用的壽命;遵循《查閱制度》,明確人事檔案利用的方式和方法,以保證人事檔案的安全性和真實性。重質量,抓管理,人事檔案工作人員要以制度來維護管理,以管理來保證質量,切切實實做好管理工作,讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。
(三)采用信息化管理手段信息化是當今社會發展的一大趨勢,它對人事檔案工作提出了新的要求,那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段,提高人事檔案工作的效率和水平,以盡快實現人事檔案信息化管理。目前,國外檔案管理很多已使用計算機,就是在國內,使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。超級秘書網
(四)建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制要改革現行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制,按照“人檔分離”和集中統一的改革思路,將政府人事部門所屬人才流動機構、勞動部門所屬就業服務機構、教育部門所屬畢業生就業指導機構以及政府其它部門所屬的相應機構承擔的人事檔案管理職能剝離出來,將國有企事業單位的人事檔案管理權重新上收歸政府所有,成立政府所屬的統一的人事檔案管理中心,除公務員身份的人事檔案仍由黨委組織部門管理外,企事業單位人員(包括改制破產的企事業單位置換身份后的人員)、大中專畢業生、非公有制單位的人員以及其他社會流動人員的人事檔案統一由政府所屬的人事檔案管理中心管理。人事檔案管理中心應設立為不以盈利為目的的公益型事業單位,在建立檔案管理相應設施和提供服務的經費來源方面,從初始設置的“以檔養檔、適當收費”逐步過渡到由公共財政全額提供經費,從而以機構的獨立性、職能的專業性、服務的無償性為基礎,逐步建立為社會公信力強的人事檔案管理機構。
參考文獻:
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【關鍵詞】企業;人事檔案管理;問題;對策
企業人事檔案管理是企業完善管理制度的重要內容。人事檔案是企業員工重要材料的匯集,是個人成長的記錄,對國家和企業選拔、考察、培養人才具有重要意義。進入21世紀以來,隨著社會經濟的迅猛發展,社會管理制度不斷完善。在企業人事檔案管理方面,傳統的人事檔案管理方法未能充分發揮人事檔案的積極作用,已經不能滿足新形勢下的需求。本人從事企業檔案管理十幾年,對現行人事檔案管理方法有深切的體會,工作中發現諸多問題,認為很多方法急需改進。
一、企業現行人事檔案管理存在的問題
1、檔案重視意識不夠
目前,企業、個人對人事檔案的重視程度顯得比較淡薄。在人事檔案管理硬件方面,很多企業在人事檔案方面的投入少,硬件設施跟不上,以地下室、庫房作為檔案管理的存放場所。有些單位的檔案管理還處于原始狀態,甚至連基本的八防(防盜、防塵、防鼠、防火、防潮、防脆、光防、防有害氣體)都不能做到。檔案采取的是老式箱式存放,并沒有采取理論上要求的“密集式”管理辦法。這主要是因為一些企業在檔案管理方面的重視意識不夠,還不能從根本達到檔案管理的要求,給檔案工作的開展造成困難。
在人事檔案管理軟件方面,從事人事檔案管理的工作人員多數非檔案管理專業。檔案管理學的基本知識比較缺乏,而且后期的培訓也未能及時跟進,使檔案管理工作未能按照規范來運轉。另外,一些企業在人才選拔和考核中,未能充分發揮檔案管理方面的積極作用,未能建立起企業用人與檔案管理有機配合的人力資源管理機制。
個人方面,普遍存在員工人事檔案意識比較淡薄的狀況。有些員工的人事檔案未能及時歸檔,調入單位未能及時將檔案及時調來,因而,往往出現不知檔案在何處的現象。同時,單位要求填寫的考核表等需要及時歸檔的材料,有些員工未能及時上交歸檔,造成檔案內容不齊全,使檔案在反映個人綜合信息方面未能充分發揮應有的作用。
2、檔案內容不能適應現代人力資源管理的需求
在新形勢下,員工不僅是企業運轉的基本力量,而且越來越被提升到人力資源的戰略高度。人事檔案的完善對人力資源的管理提供全面的依據。因此,員工人事檔案內容的完整性、全面性是企業發現人才、培養人才的基本前提。在傳統的人事檔案管理下,將內容劃分為十類,往往突出反映的是企業員工的政治性,內容多為歷史寫實性,但對員工的培養、考核,以及員工的興趣、專長、團隊合作等方面內容則顯得單薄。傳統的人事檔案內容未能全面反映一名員工的發展潛力,對企業發現和培養人才造成不便,造成埋沒人才、壓抑人才的現象。
傳統上的檔案管理將干部和工人分離,實行分類管理。這種檔案管理方法在一定時期內起到了積極的作用,但隨著我國市場經濟體制的確立以及國家人事制度的改革,這種檔案管理方法已經不能適應新形式的需要。主要體現在:“干部”這一概念比較含混籠統,未能明確予以定義,企事業單位各行各業都普遍采用本詞。新形勢下,“干部”這一詞匯依然不能適應檔案分類管理的需要,因此,繼續按照傳統方法進行檔案分類管理,勢必引起一定的管理混亂。另外,傳統上的干部和工人人事檔案分屬不同部門分類管理,增加人力物力成本。同時,干部和工人人事檔案的分離,與新形勢下“以人為本”的理念相左,未能體現社會公平,與企業勞動合同制下靈活的用人機制不相適應,妨礙了人才作為一種資源的有效配置,與社會倡導的現代企業制度不相符。
3、人事檔案管理不能適應市場經濟下人才的快速流動
在市場經濟下,市場在調節人力資源配置方面發揮的作用越來越突出。人才作為企業發展的重中之重,其流動性較計劃經濟時代明顯加快。市場為員工提供了廣闊的發展空間,員工為謀求個人發展,個人選擇越來越多樣化。企業員工在企業之間跳轉過程中,有些企業為了維護本單位利益,不予調出人事檔案等現象頻發。還有的員工檔案意識不強,將個人檔案一直未及時調出。從而形成人檔脫節,造成“死檔棄檔”、“人質檔案”現象,對企業人事檔案管理帶來諸多不便。
4、檔案轉移不方便
長期以來檔案轉移一直沿用“開檔案轉移單”(介紹信)之做法。理論上講,這一設計有它的科學性,但隨著市場經濟的快速發展、人才流動的加快和頻繁,這一做法目前很難再堅持下去。新形勢下,檔案轉移并不能確?!皺n案轉移存根”的及時返回,造成人事檔案寄出卻無憑證的狀況,為檔案管理工作帶來諸多不便。
二、解決企業人事檔案管理存在問題的對策
傳統的人事檔案管理在新形勢下急需一系列的改進和變革,以適應時代變化的需要。我們認為,應該從以下幾個方面入手,逐步解決現有檔案管理中存在的問題。
1、加大宣傳力度,提高企業和個人的檔案意識
個人人事檔案涉及到員工的切身利益,員工升遷、考核培養,養老保險、醫療保險等社會醫療保障問題都跟檔案掛鉤,做好企業人事檔案的管理對員工意義重大。企業應該依照國家法律要求,不僅要按照要求對檔案予以保存并進行完善,還應該對檔案管理人員不斷進行培訓,在硬件和軟件上滿足人事檔案管理的要求,提高檔案管理的質量,從而使人事檔案發揮其應有的作用。
2、以人為本,變革檔案管理理念
要使人事檔案充分發揮作用,就應該適應新時期的要求,在管理程序和檔案內容方面予以不斷改進。新時期,人力資源管理是企業競爭的重中之重。檔案內容應該充分為發現人才、培養人才、配置人才服務,在原有內容基礎上,形成有企業特色的檔案內容。
企業的主要目標在于激發員工的創造性,追求經濟效益的最大化。牢固樹立將員工作為戰略資源的意識,是企業在殘酷的市場經濟競爭中的立足之本。因此,在員工人事檔案管理方面不能照搬機關干部的分類及內容,而應該根據企業現實需要,對員工的全面考核和業務能力等方面予以補充加強,從而形成企業自身特色的人事檔案管理體系,更好地為企業的人力資源管理服務。同時,在檔案管理程序上,應該突破干部、工人分類管理的限制,建立與現代企業制度相適應的人事檔案管理制度和方法。
3、建立與人才流動相適應的人事檔案管理制度
為了暢通人才流通渠道,合理配置人力資源,企業人事檔案管理方面需要進一步解放思想,不斷革新。對于傳統人事檔案管理中存在的人檔分離、人質檔案、死檔棄檔現象,以及在檔案轉移過程中出現的問題。應該充分發揮各級人才市場在檔案管理方面的積極作用,建立靈活的檔案轉遞渠道。
4、建立與信息化相適應的檔案管理辦法,推進人事檔案工作信息化建設
企業應從軟硬件方面積極投入,不斷提高人事檔案的規范化程度,從而提高人事檔案的利用效率。檔案的信息化建設是一個長期性的系統過程,不可能一蹴而就,但檔案信息化建設對企業人力資源管理來說,意義深遠。檔案信息化建設在數據共享、信息傳遞、提高效率方面將對企業的管理產生重要影響。
綜上所述,我國企業人事檔案管理方面在新形勢下面臨著一系列的困難和挑戰。積極探索新形勢下企業人事檔案管理方面的新途徑、新方法是擺在我們人事檔案管理工作者面前的主要任務。只有轉變管理理念、尋求與時代特點相適應的檔案管理方法,才能不斷完善和改進檔案管理工作,更好地為企業、為社會服務。
【參考文獻】
[1]夏琴心. 人事檔案糾紛與我國企事業單位人事檔案管理.蘭臺世界,2013.14.
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關鍵詞:人事檔案管理;創新;路徑
1 醫院人事檔案管理創新的意義
醫院人事檔案是醫院在人事管理活動中所形成的重要文件材料,真實記錄了醫院人員的基本情況、學歷、資歷、思想政治、工作能力、社會關系、實戰業績、學術科研成果等各項歷史資料。醫院人事檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分,為醫院進行人才選拔、人才培養、人才建設提供重要參考,是實現醫院內部管理可持續發展的關鍵。當前社會經濟快速發展,時代對人事檔案管理提出了新的要求,而現代社會的信息化也使人事檔案管理呈現出新的情況及新的問題。當前醫院人事檔案管理中“人檔分離”、管理機制僵化、規范化程度不高、檔案材料收集內容參差不齊,材料歸檔不完善、不統一、檔案管理手段落后、信息化程度不高、工作效率低下等現象比比皆是,不僅極大地影響了人事檔案的質量,大大降低了人事檔案的利用率,而且不利于醫院的人才資源開發及有效利用,影響著醫院的工作效率乃至醫療質量。醫院人事檔案管理的創新,不僅是時展的需要,也是醫院提升醫療質量及工作效率的重要保障。
2 醫院人事檔案管理的創新路徑
(一)完善醫院人事檔案管理制度
現代社會中,醫院人事檔案管理呈現出新的變化,因此需要不斷完善人事檔案管理制度,才能適應新時代的新要求。醫院可根據《檔案法》、《企業檔案管理辦法》等有關法律法規中的相關規定,充分借鑒同行業其他單位成功的人事檔案管理經驗,同時結合本單位人事管理的實際情況,構建起完整、科學且行之有效的人事檔案管理制度,對原有的管理制度進行必要的補充及創新。一是完善人事檔案材料收集和歸檔制度,做到兼顧全面的基礎上,把握重點,對不同崗位人員的檔案進行分門別類地管理,對不同級別管理人員的檔案進行分層次管理,與此同時,對流動性強的人員進行靈活管理,保證人事檔案管理工作在依法開展的基礎上,實現有側重、有層次、靈活性地開展,使醫院人事檔案材料能真實且全面地反映職工的情況,為人才選用提供有效依據。二是完善人事檔案審核制度,嚴格要求管理人員仔細鑒別轉入的檔案材料,把好材料入口關,對于手續不齊的,應予以補齊,對于信息不準、不規范、有缺漏、涂改的,應予以分類登記并按要求重辦、補辦,直至審核合格后再整理歸檔。三是完善人事n案整理制度,對人事檔案的鑒別、分類及審核進行詳細規定,確保整理出來的人事檔案材料信息正確、手續完備、目錄明晰。四是完善人事檔案借閱制度,需要查閱利用人事檔案的人員應辦理相關手續,并在查閱時提供相關證明,與此同時,還應不斷研究檔案服務的服務新方法,以提升人事檔案管理的效率,增強人事檔案的利用率。合理、科學、靈活的人事檔案管理機制不但為人事檔案管理工作提供切實有效的依據及參考,而且也是實現人事檔案管理創新的基礎。
(二)加強醫院人事檔案管理內容建設
人事檔案為單位選人用人提供真實可靠的參考資料及信息,是難能可貴的戰略資源,為加速醫院的人力資源開發、人才競爭及全面發展提供了資源儲備,是醫院實現可持續發展的堅實基礎。當前社會對人才的使用更關注的是其顯示表現,而以往的“重歷史結論,輕現實表現”的人事檔案管理思想已然不適用,因此應不斷創新醫院人事檔案管理,及時補充完善歸檔資料,加強人事檔案管理內容建設,人事檔案管理的內容既包括醫院職工的履歷材料、自傳材料等歷史材料,也包括職工的專業技術水準、個人職業能力、工作表現、工作實績、業務能力、思想道德狀況、懲獎信息資料等,這就需要檔案管理人員積極完善拓展檔案資料的范圍和內容,全面仔細地收集能反映醫院職工現實業績及近期表現的各項材料。在檔案材料收集的過程中,應嚴格查閱各項材料的收集歸檔是否齊全,對于普通性材料進行集中收集,對于階段性材料則通過統一布置、統一收集的方法進行收集,對于特殊材料,則采取由相關部門提供及本人查找有效結合的辦法予以收集,確保檔案材料不漏一份,以真實記錄職工的勤、能、績、德等全部經歷,繼而進行有序地加工、分類、排序,使檔案資料井然有序,易于管理。通過全面客觀的人事檔案管理內容反映人才的全貌及職工的實際情況,為醫院單位進行人才選用、人才培養、人才管理提供科學全面的參考,也能有效地促進了優秀人才的自由流動。
(三)運用現代化人事檔案管理方式
運用現代化人事檔案管理方式是實現醫院人事檔案管理創新、提高檔案使用價值的重要舉措。醫院單位可以根據自身實際情況及行業特點,借鑒行業相關單位的成功案例,充分整合并利用優勢資源,積極引入并開發符合醫院人事檔案管理工作點的現代化信息技術,并構建與之相符的信息化管理平臺,開發并利用人事檔案信息資源,進行人才結構、素質上的準確定位、分析、加工、整理,從而為人才管理及培養提供科學的依據。利用信息化管理平臺進行相關的電子檔案資料收集管理工作,并通過平臺開設檔案信息內容展示及查詢服務,使檔案信息得以實現收、管、用的有機結合,實現醫院人事檔案資源的合理利用和有效配置,確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等諸多方面能夠實現公平、合理,切實做到知人善用、人盡其才。與此同時,升級檔案信息集成管理模式,將各類人事檔案信息資源整合、重組,優化人事檔案信息的服務結構,利用人事檔案信息系統對人員的信息、薪酬、保險等各項檔案資料進行統計、錄入、分析、提取、查詢等各項工作,并根據內容及要求形成相應的表格,為滿足檔案管理及使用者的需要,不斷升級并完善人事檔案管理信息系統,提升人事檔案信息資源開發利用的深度和廣度,以更為多樣化的人事檔案系統功能,更具個性化的檔案服務全面提升人事檔案管理的水平,為人事檔案管理的創新提供路徑。
參考文獻
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隨著現代信息技術的高速發展和國際互聯網絡的建立,我們邁進了一個全新的網絡時代。為充分利用現代信息技術的成果,使醫院檔案工作從傳統工作模式向電子化模式發展,強化和提高檔案收集、整理、保管和利用等各環節的手段和效率,跟上社會信息電子化發展的步伐,為經濟社會各項工作提供優質、高效、便捷的服務。
1 目前醫院人事檔案管理現狀及存在的問題
1.1人事檔案管理現狀及存在的問題
目前醫院人事檔案管理仍基本上沿用幾十年人事檔案的基本模式,其偏重靜態性資料描述、注重歷史性和過去時的記錄、不具公共性和共享性、不能動態反映個人信用狀況等缺陷。傳統檔案管理方式的弊端在電子科技日趨發達的今天,變的難以適應現代化的辦公快速、便捷的要求:第一,查詢效率低,當前的人事檔案中有相當材料如各級表彰、外出進修等檔案多保管在各職能部門,遇到歸檔或查詢問題時,工作量大,勞動強度大。檔案員要經常往返于各職能部門和庫房之間,有的人事檔案材料上百頁,為了防止丟失,查閱前后都要核對頁碼、內容。第二,檔案安全性難以保證。由于直接對原始資料查閱,為防止查詢人員對原件的毀壞、涂改,要派專人負責陪同。即使發生檔案損毀這種情況,由于沒有備份也無從查對,將承擔不必要的損失。第三,歸檔困難。由于資料的變動(增加或更新),如年度考核、醫德醫風考核、學歷變更等以及多卷相關檔案同時查詢的情況時有發生,不可避免地發生歸檔錯誤。一旦出現此類問題,就有可能將上千卷檔案從新整理,牽涉大量的人力、物力。歸檔的頻繁,導致工作人員從事大量的體力工作。第四,管理困難。由于檔案都是整卷歸檔的,有時只能查部分內容,但難免將一些不應查閱的內容被閱,很難控制。大量的紙制文檔,只能手工建立索引數據和登記,無法體現出檔案狀況,缺乏一套對檔案出、入庫記錄和檔案變動的管理系統。
1.2檔案信息電子化管理存在的問題
檔案信息電子化雖然能使檔案部門能夠更好地提供優質服務和提高工作效率,檔案信息資源得到更充分的利用,但是在認識檔案信息電子化好處的同時,我們也應清醒地認識到,檔案部門面臨著嚴峻的挑戰:
1.2.1原始性及真實性的問題。
電子文件的原始性及真實性的問題集中在以下幾方面:(1)電子文件可以被原樣復制,也可以被改動后而不留痕跡。(2)電子文件的真實性保證是伴隨其生命始終的不間斷過程。(3)電子文件與載體相分離,使其信息的原始性和內容的真實性的衡量標準帶有相對性。隨著側重點不同、技術基礎不同,使不同部門對電子文件的真實性認定標準出現了不同的定位情況,從而使對真實性的確認帶有相對性。
1.2.2通用性問題。人事檔案工作和人事信息工作相輔相成,密不可分。人事檔案往往是人事信息的主要來源和主要記錄方式,人事信息的主要內容與人事檔案的原始記錄也應是一致的。隨著人事檔案管理信息化程度的不斷提高,這兩項工作雖然不能等同替代,但很多具體項目是重復的。在現代人事管理模式中,無論是各級組織部門還是基層單位,人事檔案工作和人事信息工作都是相對分離的,分工也很明確,有的還隸屬于不同的職能科室。由各級各部門開發的人事信息軟件和人事檔案管理軟件很多,兩類軟件一般都包括了人事信息和檔案管理信息,但側重點各不相同,信息轉換或共享又有困難。 會造成人事信息失實,影響人事工作的正常開展。另一方面,檔案管理系統中的主要數據來源于人事檔案,而且一般采用隨時維護的形式,在材料歸檔的同時就要更新信息,具有真實性、權威性。但由于多數單位已有了人事信息系統,檔案管理系統中的人事信息往往不被重視,利用率低。檔案工作公共服務平臺建設需有一個統一的標準,如果各個檔案部門各自為政依照自己的標準建設平臺,如財務部門工資軟件與人力資源信息管理軟件不同,不僅浪費大量的資金重復建設不兼容的平臺,也為醫院將來整合各科室檔案信息資源帶來的困難,得不償失,所以盡快由上而下制定一個統一的平臺標準顯得至關重要。從長遠角度看,如果標準不統一,以后各部門之間進行信息共享或聯合開發,就很可能由于數據庫結構的差異帶來不兼容的問題。
1.2.3憑證價值問題。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本,沒有草稿與印稿的區別,也沒有正本與副本的差異,甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。電子文件本身固有的原始信息的可變性和不穩定性及人們對其可靠程度的不信任和矛盾心理,目前難以成為合法的證據。
2 開展人事檔案的電子化管理工作的必要性
2.1新時期人事工作的迫切需要。進入新世紀以來,運用現代化、科學化的手段做好新時期人事工作,更好地為現代化建設服務,這是新時期人事工作的迫切需要,也是信息化工作發展的趨勢和必然要求。只有進一步加強計算機應用工作,才能檔案工作更好地為人事工作服務。
2.2已具備了物質條件設施
現在各大醫院的網絡已基本上實現了寬帶化,絕大部分都實現了電腦化辦公。這為實現人事檔案信息電子化管理提供了物質基礎。而電子檔案的軟件技術及相關管理辦法的研究不斷深入,也為人事檔案信息電子化管理提供了技術上的保障。在現有的設備基礎上增設相應的檔案存儲、管理軟件、數據庫軟件及相應的設備,即可實現電子化檔案管理。
2.3人事信息規范的需要。在日常管理中,形成了大量的信息,這部分信息絕大部分是用手工管理的,不僅耗費時間長,重復勞動多,工作量大,效率低,而且由于手工管理,就不可避免地造成了不同部門之間的信息閉塞,使信息內容不規范,信息系統流程不科學。要改變這種狀況,就需要用現代化工具管理干部信息,不斷提高信息的規范程度與利用率。
2.4提高人事檔案管理水平的需要。隨著經濟體制和人事制度改革的不斷深化,人事檔案管理也應不斷提高科學管理水平。這就要求我們去積極探索人事檔案管理工作的新路子,建立起與經濟體制和人事制度改革相適應的人事檔案管理模式,采用現代化管理手段與方式來管理人事檔案,更好地發揮計算機在檔案管理方面的作用,實現規范化、網絡化的管理方式。
3 進一步規范人事檔案的電子化管理
3.1人事檔案管理與人事信息管理同步化,是實現人事檔案計算機管理的合理模式,要推動人事檔案的計算機管理,有必要建立人事檔案與人事信息同步化管理的合理模式。在檔案工作與人事信息工作的有機結合的基礎上,可將檔案管理與人信息這兩類系統合二為一,開發推廣全國統一或較大領域統一的人事信息管理系統,實現人事檔案基礎管理工作一信息開發利用工作的同步化管理。這樣既能減少工作環節和重復勞動,提高工作效率,又可保證信息的準確、完整和新鮮,提高信息資源的利用率。
3.2強化制度化建設規范人事信息管理
因硬件故障、病毒感染、操作失誤等原因造成數據丟失、損壞的現象不可避免。加上檔案工作人員計算機水平有限,如不及時進行數據備份,一旦發生問題數據難以恢復,損失很大。同時,計算機管理帶來了信息維護、磁盤等載體的保管保密等一系列的新的問題。如通過網絡實現遠程查檔,更要面臨系統安全的巨大挑戰。檔案工作是一項保管保密要求高的特殊性工作,在這一領域應用計算機技術,建立全面、規范的管理制度是不容忽視的問題。規范操作程序,對保密等相關問題提出明確的要求。制訂更為全面規范的人事檔案計算機管理制度,使檔案工作人員有據可依,最大限度地減少管理上的漏洞。
3.3提高檔案管理人員技術水平
由于缺乏有力的約束機制,各單位檔案管理人員配備普遍不足。實行計算機管理要求在較短時間內建立數據庫,并在日常工作中及時信息維護,檔案管理人員的工作量明顯加大,計算機管理帶來的工作效率的相對提高還不明顯。使用檔案管理系統使人員配備不足的矛盾更為突出。多數單位只能在集中整理檔案期間借用人員使用檔案管理系統。要不斷加強檔案管理人員的業務培訓,提高管理人員的計算機應用水平。
3.4加強電子文件歸檔管理。單位檔案部門要根據檔案管理的要求,加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導,確保電子文件真實、完整、有效,上級主管單位進行電子文件歸檔管理的試點工作,及時總結、推廣經驗,引導、規范機關電子文件的歸檔工作。同時加強電子檔案接收、保管、利用的技術方法及網絡環境下電子檔案接收的研究,并根據工作實踐制定電子檔案管理辦法。一些管理軟件運行環境要求高,要進行適當的投入。同時,檔案工作的高度保密性要求配備專用的電子設備,并由專人管理。各單位可根據自己的實際視情而選用合適的信息化管理模式。
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【關鍵詞】人力資源;人事檔案;管理要求;創新發展
隨著社會的不斷進步,人力資源在企業的發展過程中扮演著越來越重要的核心資源的角色,那么,現代人力檔案的管理也就理所應當成為企業人力資源管理工作中不可或缺的一個環節。對傳統的管理模式而言,現代人力資源管理在工作重心、工作目標以及工作職能等方面都起到了非常重要的作用,因此,隨之共同發展的人事檔案管理工作也勢必要得到一定程度的創新與提高。筆者就現代人力資源管理著重看人事檔案管理這一話題進行深刻的探究與論述,謹供大家參考。
一、解析人事檔案管理工作中的不足
(一)人事檔案管理的利用率太低。綜合企業人事檔案管理的現象來看,企業人事檔案的利用率低之又低。第一,從大多數的人事檔案資料管理人員的觀念上,就表現出了收藏多于使用的現象。往往人事檔案資料管理人員在收集整理完資料以后,人事檔案被拿出來使用的可能就非常少了,沒有在人力資源各項管理工作中作為參考與借鑒,這就使得人事檔案的作用沒有得到一定的發揮。第二,部分企業對于人事檔案資料管理的重視程度也是非常不夠的。在設立人事部門的時候,安排的人事檔案管理人員,往往還兼職其他工作,這就使得對于人事檔案的收集、分類、統計等工作的重視度不夠,導致人事檔案的作用得不到應有的發揮。
(二)人事檔案資料缺乏真實性完整性規范性。對于一個企業來說,所有材料的真實性、規范性、完整性都是非常重要的,在人事檔案管理的工作中也不例外。從當下的企業人事檔案管理來看,很多的人事檔案資料不夠完整,內容也是大同小異,很少有檔案能夠表現出個人的個性。越來越多的假學歷、假證明,導致人事檔案資料不夠真實,這就很難把檔案參考價值和借鑒意義的作用發揮出來。
(三)人事檔案資料管理整體水平低。企業人事檔案資料管理的整體水平還比較低,對于人事檔案資料的管理方法還不夠完善,很多企業因為沒有重視人事檔案資料的管理,所以沒有安排專門的管理人員對人事檔案進行收集、分類,存檔,也沒有對人事檔案進行分析,各種原因都導致相當一部分的人事檔案缺乏真實性。管理人員的不夠重視,又使得檔案在存放的過程中容易缺失;因為管理人員水平的不足,人事檔案存放的就不夠嚴密,嚴重影響了人事檔案管理工作的水平。
二、如何增強人事檔案管理
(一)制定人事檔案管理的制度。沒有規矩不成方圓,在人事檔案管理的工作中,也應該建立一定的人事檔案管理的相關制度。以此作為一個標準,對人事檔案管理人員以及管理人員的工作進行一定的考核,只有設立一個現代化的標準,才能讓人事檔案管理工作達到一個新的高度。
(二)提高人事檔案資料的正確性。在收集人事檔案資料的時候,應該進行仔細的檢查,認真核對人員的信息,刪除一些沒有用的信息。在把人事檔案資料存檔的時候應該建立企業人才數據庫,然后這些數據應該安排專門的工作人員進行管理?,F代的人事檔案管理工作可以借助很多先進的多媒體工具,比如音像等進行記錄,這樣就能整體提高人事檔案資料的使用水平。
(三)豐富人事檔案的內容。為了減少企業人事檔案大同小異這一現象的出現,要求企業在以往對人事檔案管理的基礎上,多多增加一些可以體現出個人性格特征、興趣愛好,能夠反映出個人素質、綜合能力等的個性化檔案信息。這樣就能使得企業的人事檔案的內容更加充實、更加豐富,提高人事檔案在企業選拔人才時的參考意義,從而推動了企業人力資源的發展。
(四)提高管理人員的執行力。想要提升人事檔案管理的質量,這就要求企業加強對人事檔案管理人員的技能培訓工作。只有提高了檔案管理人員的執行力,才能使企業的整體人力資源水平得到突破性提高。根據制定的相關制度和要求,對人事檔案管理人員進行定期的理論培訓;對檔案管理的工作環節中每一個細節進行實踐培訓。多方面提升檔案管理人員的執行力,使人事檔案的管理工作得到保障。
三、結束語
人事檔案是企業人力資源管理中非常重要的環節之一,也是保證個人在企業中享受待遇的重要依據。從現代人力資源管理來看,要針對現在人事檔案管理工作中仍然存在的不足,制定完善的制度,使用更好的管理辦法,設立更好的管理機制,完善對人事檔案資料的管理,提高人事檔案的整體水平,從而提升人力資源的整體質量,使企業得到更好的發展。
【參考文獻】
[1]李玉蘭.基于現代人力資源管理看人事檔案管理工作的探討[J].現代經濟信息, 2016(33):36.
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關鍵詞:新時期 醫院 人事檔案 管理
中圖分類號:R19 文獻標識碼:A 文章編號:1674-098X(2014)03(c)-0169-01
醫院的人事檔案就是對醫院的工作人員,包括醫生、護士等在內的醫務工作者的專業水平、工作水平以及道德和思想等方面的信息記錄下來的材料,客觀的說,醫院的人事檔案是體現一個醫院醫務工作者能力的主要根據。而對這些檔案信息進行記錄和管理的是醫院檔案的管理人員,他們管理素質和管理水平的高低,直接決定了人事檔案管理工作的水平以及效率問題。同時,這些檔案管理工作完成的好壞,還能夠直接對醫院的形象等方面造成影響。所以,在這個社會經濟不斷發展的環境當中,做好醫院人事檔案的管理工作至關重要。筆者結合自身的經驗,主要從以下幾個方面對醫院人事檔案管理工作當中存在的問題以及如何提高醫院人事檔案的管理工作進行簡單闡述。
1 我國現在各醫院當中在人事檔案管理工作中存在的問題
雖然隨著信息技術以及科技水平的不斷進步,我國在醫院的檔案管理工作當中已經取得了非常顯著的進步,但是,現階段的人事檔案管理工作還是存在著很多問題的,這些問題或大或小,都會直接或者間接的對醫院造成一些影響。這些問題可以簡單概括為以下三點。
1.1 專業的人事檔案管理人員不足
在我國現在的絕大部分醫院當中,專業的檔案管理人員是非常欠缺的。從事這個工作的人員本來就少,在這些人當中,具有檔案專業技術資格的專職檔案管理人員就少之又少。大部分檔案管理人員都是一些其他部門的人兼職在做的,這樣就導致了這個工作崗位的工作人員流動性很大,不利于管理的開展[1]。
1.2 管理人員的專業素質不夠
對于那些規模較大的醫院來說,從事人事檔案管理工作的人也大多是年齡比較大的人,他們或許有一定的管理經驗,但是他們的管理水平已經跟不上時代的步伐了,管理水平落后,專業素質不夠,從而造成醫院的整體管理水平下降。
1.3 管理人員的工作積極性不夠
我們經??吹降木褪?,醫院的人事檔案管理工作的工作人員,大多都沒有很高的思想覺悟,他們沒有意識到人事檔案管理工作對整個醫院的重要性,因此從根本上就沒有對這份工作給予很高的重視,也沒有很強的事業心,所以管理工作完成的不夠理想。
2 如何提高新時期醫院人事檔案管理工作
2.1 檔案的內容要真實
現實生活中不難發現,很多醫院的人事檔案資料其實和醫務工作者的真實面貌都是有一定的差距的,但是想要人事檔案的管理工作真正發揮它的作用,就一定要把握檔案真實的這個前提。造成檔案不真實的原因也是有很多的,比如沒有及時進行記錄,或者記錄的內容多為一些空洞的套話,也或者一些工作者有其他居心而故意篡改事實等等。所以,要想提高醫院人事檔案管理工作,就一定要保證檔案內容的真實性。
2.2 在管理制度上要創新、科學
不管在任何一個領域,科學和創新都是永恒的參照和目標。所以,在醫院人事檔案的管理工作當中也是同樣的道理。在實施的時候,醫院結合實際工作以《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等法律、法規來制定一套比較科學、完整、系統、可行檔案管理制度[2]。這樣,醫院里所有的工作人員就有了可以參照的、統一的管理制度,在管理制度上一定要實現科學化。管理人員要貫徹實施《檔案法》、《干部檔案工作條例》,充分理解其規定規范的基本精神,嚴格按照規章制度執行,避免檔案法制觀念淡薄[3]。
2.3 在管理方式上要跟上時代的腳步
想要真正建立完整的管理系統,那么在管理方式上也就一定要采用現代化的管理方式[4]。那就要求從事管理工作的人員要提高自身的素質,掌握緊跟時代的現代化的管理技術,提高自己的管理意識和管理素養,在工作當中,要全方位的實現計算機操作,建立相應的信息庫,妥善的保管好相關信息資源。
3 結語
總而言之,在新時期,醫院的發展也要逐漸的實現全方位的發展,那么醫院的人事檔案管理工作就是比較容易被忽略,同時又存在著很大的重要性的一個環節。相關的工作人員一定要發現現在人事檔案管理工作中存在的問題,并及時的提高自身的素質,對管理方法和制度進行改革,就能夠達到很好的管理效果!
參考文獻
[1] 蘇慧,牛玉蘭.醫院人事檔案管理工作的思考及對策[J].科技創新導報,2010(26).
[2] 陳希萍.論提高醫院人事檔案管理工作水平的重要性[J].醫學信息:上旬刊,2011(20).
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二、檔案管理內容
1、員工入職檔案:個人簡歷
員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、合同及協議。
2、員工培訓檔案:培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表(證書原件)、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案:將員工績效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案:員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關系,死亡等情形。
三、檔案規定
1、基礎管理
1.1原則:分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規范。
1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的性、性核查,如有虛假,可不予錄用和解聘。
1.3對人事檔案按入職分類歸檔,按在職人員、離職人員整理,并登記于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》(見附件二),并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號,人事檔案原則上是永久保存。
1.4當在職員工的資料有變動時(如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等),應將資料復印件交人力資源部歸檔,原件當場查驗。
1.5調動和錄用入公司的員工,應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前,對調入或新的檔案都應登記。
1.6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性,歸檔的材料鑒別,材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的,應在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查,存檔,檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。
1.9檔案應分類編號存放,員工編號,防止重名重姓員工檔案交叉,制電子目錄,以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密,保密檔案禁止查閱,只能在檔案室閱覽,外借;非保密級檔案因工作需要查、借閱,須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三),行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。
2.2任何垮查、借閱人事檔案,下級員工查、借閱員工的人事檔案。
2.3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部(除特殊情況可延長),對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、
遺失者依照公司檔案管理的規定。
2.5人力資源部查、借閱登記,并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。
3、查、借閱檔案注意
3.1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2擅自復印、拍攝檔案內容,如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。
3.3查、借閱者擅自泄露檔案內容,違反者視情節嚴重,予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個人和非經同意銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時,由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》(附表五),經行政人力資源部經理批準后銷毀。
4.3經批準銷毀的人事檔案,人力資源部須核對,將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔,登記表永久保存。
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關鍵詞:信息時代;學校;人事檔案管理;研究;改善對策
中圖分類號:G275.9 文獻標識碼:A 文章編號:1672-8882(2015)05-108-01
引言
在當今社會的發展中,隨著全面深化改革的進程在不斷推進,信息技術以及網絡技術的普及,逐漸進入了信息時代,我國的人事制度、用人制度、人才管理制度以及人才使用制度也在不斷地改革和創新以便更好的適應信息化環境的發展,這就必然導致了學校在人事檔案管理工作上也需要進行適當的改革,從而更好的實現學校人事檔案資源的優化管理,促進學校不斷的發展。
一、信息時代下學校人事檔案管理的現狀
(一)管理制度不完善
人事檔案管理制度是學校對人事檔案進行管理的前提,也是組織管理系統中的基本框架,能夠有效的保證檔案管理的秩序,對提升學校的經濟發展和組織效率具有重要的意義[1]。在信息時代的大背景下,學校對人事檔案管理制度的制定方面還是存在很多問題,及時很多學校已經按照國家或者教育部的相關規定制定了教學檔案管理辦法和報關方式等制度,但是對于學校人事檔案管理信息資源的制度還是不夠完善。而且,在有關調查中,只有一半的院校建立的有關的人事檔案管理制度,很多學校都沒有制定類似的管理制度,甚至還存在學校根本不清楚人事檔案相關管理制度。
(二)管理標準不統一
人事檔案是對人才的使用、開發、利用的過程進行記錄,是一種比較特殊的資源,也是學校對人員進行管理的一種手段,但是,就目前我國各大學校檔案資源的整合和共享還不夠科學合理,尤其是在信息時代的大背景下,檔案資源管理標準化的程度不夠高,無論是在當前的學校檔案管理方面,還是在檔案軟件開發的方面,都缺乏了統一、規范的標準。這就必然導致許多學校在人事檔案管理上存在很多問題,其資源整合和共享無法適應當前信息化教育環境的工作,具有一定的滯后性。
(三)人事檔案管理的人員隊伍素質較低
在信息化時代的環境下,學校的人事檔案管理是比較復雜且乏味的工作,在對檔案信息進行整合和共享的過程中,管理人員需要將所有的工作環節包括檔案數字化、檔案管理手段的現代化以及信息傳輸的網絡化等內容進行整合和分類管理,這就說明在各個工作環節中要求管理人員的素質能力較高。但是,在大多數學校,進行人事檔案管理的管理人員隊伍素質不夠高,其中大多數工作人員沿襲以往的檔案管理方式,無法適應信息化環境下的檔案管理工作,也存在有的工作人員雖然具備了檔案管理工作能力,但是缺乏計算機操作能力,使得其管理能力不能夠有效的發揮。
二、學校進行人事檔案管理工作的改善對策
(一)完善人事檔案的管理制度
學校在對人事檔案管理制度完善之前,學校領導一定要加強對人事檔案管理的了解,明確的認識到人事檔案管理在信息化時代的重要性,這樣學校才能夠更加重視人事檔案管理,從而進一步完善人事檔案管理制度,因此,學校領導需要經常檢查人事檔案管理的工作,通過及時發現人事檔案管理工作中出現的問題,來表明學校對人事檔案管理工作的重視度,從而對人事檔案管理工作過程中出現的問題進行及時的解決,這對人事檔案管理制度的完善是有重要意義的。而且,隨著現代化社會的發展,社會在不斷的改革,對人才的使用制度上和管理制度也在不斷地變化,這就必然導致相對應的人事檔案管理工作以及制度也需要不斷的完善和改革,這樣學校才能更好的對人才進行合理配置、合理使用、合理流動,從而發揮人才最大的社會價值。
(二)促進人事檔案管理標準的統一
學校如果希望能夠有效的對人事檔案進行整合和共享,就需要合理的運用計算機管理系統,同時還需要考慮人事檔案管理的實際情況以及人事檔案本身的特點,制定出適合本學校實施的標準化體系。通過對人事檔案管理進行標準化建設,不僅可以使得人事檔案管理人員按照國家的標準進行人事檔案的管理和操作,還能夠有效的利用計算機系統將人事檔案進行高速、快捷、方便的流動和傳閱,從而真正的為利用者服務。
所謂的標準化是指學校人事檔案資源整合技術的標準化、人事檔案整合的總體標準、人事檔案整合的管理標準以及人事檔案管理的工作標準,但是在目前學校人事檔案資源整合和共享的過程中,對其標準的設立不夠重視,沒有對其進行統一的管理和組織,因此,學校需要制定出標準要求,才能夠發揮出檔案資源的整合和應用價值,促進人事檔案管理標準的統一,最終提高人事檔案的利用率和效率。
(三)加強人事檔案管理現代化和信息化建設
人事檔案掌握著人才的信息,所以,學校只有有效合理地利用人事檔案這個人才信息資源庫,就能夠在最大限度上發揮人才的作用。在這個信息時代,信息技術快速發展,學??梢岳孟冗M的科學技術設備,對人事檔案進行合理的管理,這樣提高了人事檔案的利用效率,也實現了人事檔案管理工作的現代化,并且學校想在人事檔案管理改革過程中提高人事檔案管理工作的水平和效率,不僅需要在設施上花心思,還需要重視對管理人員的培訓,讓人事檔案管理人員能夠充分了解這些現代化設施的基本操作,并且有效地運用到管理工作中,通過對管理工作人員進行定期或者不定期的培訓,讓管理工作人員熟練掌握和使用現代化設施設備,不僅要從理論上進行了解,還需要從實踐中獲得效果,這樣才能夠為學校人事檔案管理工作帶來高效、快捷、便利。
三、結語
綜上所述,在當今信息化的時代中,教育領域也逐漸實現信息化,在這樣的背景下,學校對人事檔案管理制度的制定方面還是存在很多問題,這樣一來學校對人事管理工作進行改革是十分必要的,通過完善人事檔案的管理制度、促進人事檔案管理標準的統一、加強人事檔案管理現代化和信息化建設等有效措施,可以適應現今社會信息化的發展需求,促進學校的發展,最終提高人事檔案的利用率和效率。
參考文獻:
[1] 烏日娜. 高等學校人事檔案管理的重要性及改善對策[J].辦公室業務,2015,06:70-71.
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關鍵詞:煤炭企業;人事檔案;檔案管理
前言
企業在發展過程中,人是其中最為主要的因素,人在企業發展過程中進行的一切活動所形成的原始記錄即是企業的人事檔案。這是企業管理工作中的重要內容,是不可或缺的。改革開放后使我國的經濟形勢發展了很大的改變,也使得人事制度開始了變革,企業在用人觀念上發生了很大的變化,所以從表面上看,人事檔案的作用已不如從前,變得可有可無,但這樣的想法是錯誤的,只是在新的社會發展形勢下,人事檔案的重要性以另一種新的方式進行體現。
1 人事檔案管理對企業的重要性
當前企業在市場經濟體制下,行業之間的競爭十分激烈,在這種情況下,人才即是企業取勝競爭優勢的根本,所以企業需要把好人才的進出關。通過人才的考察,除了對其現狀進行考察外,則需要人事檔案中的原始材料,二者只有有效的結合起來,才能使企業真正的了解一個人具體情況,從而在工作中對其善用,實現選賢舉能的目的。同時在企業接收的畢業生中,對于人事檔案中的成績及思想情況是極為重視的,也是對其進行錄用的標準。而在企業正常發展過程中,員工的定級、調資、任免、獎懲等也會形成材料歸入到本人的檔案中,從而作為考核的依據。
2 煤炭企業人事檔案管理的作用
2.1 為企業選拔人才
目前煤炭行業中的競爭越來越激烈,但這種競爭歸根結底則是人才的競爭,所以在煤炭企業的人事檔案管理工作中,不僅僅要做好檔案本身的管理工作,同時還要及時為企業發現人才、使用人才提供依據,從檔案中分析出具體的人才信息,從而提供給企業,使企業有足夠的人力資源儲備,從而促進企業的持續發展。
2.2 有利于企業的管理
煤炭企業由于工作環境較差,同時待遇較低,所以企業很難留住人才,企業處于人員頻繁的流動狀態下,這就對煤炭企業的人事檔案管理工作提出了更高的要求。要求檔案管理部門要充分發揮其管理職能,根據崗位上的人員認真的與其檔案進行核對,并對檔案加以管理,及時的將企業的工作人員的信息進行核實,從而為企業挖掘人才,使企業得以健康、正常、有序的發展。
3 煤炭企業人事檔案管理存在的問題
3.1 煤炭企業人事檔案模式單一
在我國大部分的煤炭企業當中,往往精力都放在企業的生產經營上,而對于人事檔案管理工作則較為忽視,所以在企業的人檔案管理工作中,則將企業所有人的檔案都混在一起,沒有進行分類管理,這種單一的管理模式不僅不利于資料的查找,同時也很難實現對人才的管理。同時企業的人事檔案只對本機構的人員在查找、使用上提供便利,雖然做到了保密性,但已無法與當前企業職工多樣化的發展要求相符合。
3.2 煤炭企業人事檔案的內容不夠完整
在當前的市場經濟體制下,無論是企業用人的標準還是人在社會上生存的資本都更加注重人員的能力,這樣就導致企業在對人員聘用后主要以勞動合同為束縛對方的依靠,而忽視人事檔案。這種情況下,檔案就很難達到完整,再加之煤炭企業工作性質及人員為了追求更高利益而不斷的跳槽,從而在人事檔案工作中出現死檔、棄檔及人檔無法相符的情況時有發生。
3.3 檔案管理人員素質薄弱
由于在煤炭企業中對人事檔案的忽視,所以在企業的檔案管理工作中,往往沒有獨立的人事檔案管理部門,即使有也只是做為保管工作,而與管理沾不上邊。檔案管理人員只是簡單的當個保管員,檔案管理人員自身素質較低,認識不到檔案管理的重要性,人事檔案在人員更換頻繁的情況下導致檔案丟失、損壞的現象時有發生。
4 新時期煤炭企業人事檔案管理的策略
4.1 建立完善的人事檔案管理制度
在人事檔案管理的過程中,建立完善的人事檔案管理制度尤為重要。因此在建立制度的過程中,就要求檔案的管理人員能及時的收集、整理相關人員的檔案,同時在管理的過程中要遵循“取之有據,舍之有理”的規律。同時,在檔案的整理歸檔中,管理人員要嚴格的按照相關規定進行歸檔,同時也要認真仔細的核實檔案的真實性。最后在管理的過程中,要注意檔案的安全,同時對檔案的資料要及時的更新、補充、整理,從而使人事檔案的管理工作更加規范。
4.2 檔案管理分級分層,方便人才數據庫的建立與資料的查閱
在建立人事檔案過程中,注意管理人員與技術人員檔案的分級分層管理,方便未來可能出現的人才查找、資料查閱等情況。在人事檔案管理中可按人員類型等級進行區分,如可按管理人員、普通管理人員、技術人員進行劃分,再具體的細化。在當前企業激烈的競爭中,人才的競爭尤為重要。人才是一個企業前進和發展的動力,同樣,在煤炭企業人事檔案管理的過程中,也需要一定的人才。因此就需要企業加強對檔案管理人員的培訓,從而提高檔案管理人員的素質。只有這樣,才能使檔案管理的工作人員在今后的工作中,更加注重檔案管理的重要性,從而能在自己的工作崗位中恪盡職守。
4.3 要強化新時期人事檔案管理工作人員的服務意識,加強其檔案管理的意識,并在一定基礎上增加人事檔案管理工作配備投入。新時期發展下的人事檔案管理具有非常重要的意義,它不僅需要從事人員積極地工作,還需要相關部門的大力支持,為人事檔案館工作提供必要的人力和物力的支持,為人事檔案管理提供良好的工作條件。在管理過程中我們要切實的提高自身素質和工作水平, 把人事檔案工作延伸到工作內部,積極探索人事檔案發展管理的新途徑和新方式。
5 結束語
隨著煤炭企業的快速發展,企業人員的類型開始多樣化,所以企業的人事檔案管理工作越發的重要,人事檔案工作作為企業人事管理工作的重要部分,對于企業在人才的發現、使用及管理上具有極其重要的作用,直接關系著企業未來的發展,因此在這種情況下,企業管理者及檔案管理人員應及時轉變思想,充分的認識到企業人事檔案的重要性,加強企業人事檔案的管理,使人事檔案真正的發揮其功能性。
參考文獻
[1]蘭素麗,許菲.提高認識創新工作為煤炭企業實現可持續發展提供檔案服務保證[J].科技資訊,2006(14).
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關鍵詞:人事檔案; 管理; 探究
中圖分類號:G271文獻標識碼:A文章編號:
人事檔案是機關、企事業單位在管理所屬人員時形成的以個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案,是全面系統地考察和了解一個人的憑證,人事檔案管理是人事管理的重要組成部分,也是黨的組織工作、人事工作和人力資源管理與開發、利用不可缺少的重要參考依據。人事檔案對于每個人來說也是極其重要的,它可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡,是工作經歷的記錄,具有重要的“憑證價值”和“參考價值”。個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險等,都需要檔案“說話”,它的作用不可被取代,如果沒有檔案,單位和個人的權益都無從得以保障。
然而,目前絕大部分單位由于多方面因素的影響,普遍存在對人事檔案管理的重要性認識不夠、硬件設施解決不完全到位、檔案管理人員不固定,管理水平不專,管理手段落后、人事檔案收集工作力度不夠、人事檔案管理的信息化程度不高等因素。從而導致人事檔案缺檔、斷檔、死檔的現象都不同程度地存在,不僅給人員的變動、工資調整、員工辭退等人事管理帶來諸多的困難,直接影響到人才的正確合理使用,而且不能使人才檔案信息得到正確使用,不利于快速、全面、真實地掌握人才隊伍現狀和科學加強隊伍建設,這些情況嚴重制約了人力資源的開發,難以為現代人力資源開發、使用提供有效的服務。因此,加強人事檔案管理,充分發揮人事檔案的資源優勢,更好地為選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料,就顯得更為重要。
1、提高思想認識,加大投入,進一步夯實檔案工作基礎
部門領導要從思想和行動上要高度重視人事檔案的管理工作,定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促,發現問題及時解決。同時,各單位要在檔案工作上舍得投入,特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障,要有專項預算;要按標準按要求建設好規范化的檔案室、檔案柜,搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施,確保檔案利用安全,檔案資料不丟失、不損壞,又保證檔案信息不失密、不泄密。
2、提升檔案管理人員的素質,提高人事檔案管理質量
2.1隨著現代化進程的不斷推進,傳統的管理模式不適應現代人力資源管理需要的問題越來越突出。因此,檔案管理部門在引進高素質人才的同時,更要注重對現有人員的培訓,一支過硬的專業隊伍是確保檔案管理工作能否取得成效的關鍵。加強檔案管理人員政治理論水平和思想道德素質的提高。全面提高檔案管理人員的綜合素質,選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的人員從事檔案管理工作,注意對他們的教育培養,關心他們工作、生活、充分發揮他們的積極性和創造性。
2.2要加強對人事檔案管理工作者的培養,通過培訓、學習等方法不斷提高業務專業技能。主管部門應定期組織培訓業務知識,讓他們掌握新的知識和先進的管理技術,進一步了解管理檔案的重要性,增強責任心,提高檔案管理的技術水平,使其能夠適應現代人力資源管理的新要求。從事檔案管理工作必須具備較深的理論素養和良好的道德品質。提高檔案工作者的專業工作技能,檔案信息、組織人事管理系統等專業管理軟件的維護、使用,檔案信息的電腦錄入,查閱,傳遞等都是每一位現代檔案管理工作者必備的技能。
2.3同時,檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料,認真整理,細致鑒別,做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理,手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦,確保材料齊全完整、手續完備,保證人事檔案的權威性、準確性和真實性,從而全面提高人事檔案管理質量。加強對檔案管理人員的培訓,提高人事檔案管理人員的人事政策水平,提高工作質量。不斷了解人事制度改革的進展情況,提高自己的業務素質和專業水平,及時、準確地為要求者提供全方位的服務。同時更要結合本單位人事管理工作的實際,不斷的探索研究適合本單位自身特色的檔案管理辦法,不斷開創本單位人事檔案管理工作新局面。
3、建立健全人事檔案管理制度,加快人事檔案工作科學化、現代化進程
現代人力資源管理趨勢要求,人事檔案管理必須更加制度化、規范化。對產生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用,都要制定一套嚴格的制度,再其次為了避免檔案的丟失、改動,必須建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度,嚴格手續,做到轉入、轉出、接收材料有登記,查閱、借閱檔案有登記,提供準確,有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素,保證檔案管理規范有序。
4、要為檔案管理提供充促的財力支持
檔案管理現代化是檔案管理發展的必然趨勢,因此,加快檔案現代化管理成為人事檔案管理的必然要求。然而,要將檔案管理提升到現代化管理范疇,必然離不開大量的財力支持。專業檔案管理隊伍的培養,電腦、掃瞄儀等現代化設施的配備,高標準檔案庫房的建設,高質量檔案盒、柜的添置,都需要大量的資金投入。因此,要促進人事檔案管理,組織部門必須想方設法,多渠道籌措資金,確保檔案管理現代化建設的財力需要。把檔案建設經費列入組織部門預算,保障檔案管理工作的經費。同時,要將檔案管理現代化作為一項建設任務納入重要議事日程,既要制定檔案管理工作近期計劃,也要制定檔案現代化建設長遠規劃,從而有計劃,有步驟的推進人事檔案管理現代化。
5、要為檔案管理制定規范、完善的工作機制
檔案管理工作除需要良好的硬件環境外,更需要一套完整、規范的管理制度。硬件再好,管理跟不上,同樣是檔案管理工作發展的重大障礙,因此,必須建立健全各項檔案管理工作機制。我們作為人事檔案管理工作者,更應當以身作責,從我做起,從現在做起,樹立起組工干部新形象,建立健全一套規范的檔案管理制度,嚴格落實檔案收集、鑒別、歸檔、整理、安全、保密、查閱、借閱、轉遞等各項檔案管理制度,保證檔案管理工作嚴肅有據、有章可循。落實定期檢查考核評比制度,組織人事部門定期不定期進行抽查,及時協調解決問題,明確各種檔案材料的歸檔時限和要求,嚴把材料入口關,對送達的檔案材料逐一進行甄別、審核,認真審查材料是否齊全完整,手續是否完備,不符合要求的應補齊、收全,補完手續后再進行歸檔,從源頭上杜絕不合格材料的產生;建立責任追究制度,確保檔案工作的真實性和嚴肅性。
6、實行動態管理模式,提升人事檔案的信息價值
建立和整理人事檔案不僅內容要重點突出、準確無誤,更要全面完整,實行跟蹤記載,保持內容常新。以積極主動和高度負責的精神,走出辦公室,通過各種方式和方法,主動、及時、深入細致的把職工的基本情況(如:業務能力、職業道德等)專業技術水平情況等及時收集,為年終考評、職稱評審、組織部門考察選拔干部、人員工作調動等提供真實的材料,為企業單位人力資源管理工作提供有效的服務。
不僅如此,人事檔案管理者還要嚴把鑒別審核關,遵循“取之有據,舍之有理”的原則,審核檔案材料是否完整、齊全、客觀、真實,手續是否完備,歸納、整理是否規范,檔案中有無混裝、裝錯的材料等,確保人事檔案的完整性和準確性。移交轉遞檔案時,要加強管理和監督,使檔案做到不積壓,不丟失,準確無誤。準確的人事信息是做好人事管理工作的基礎,信息不準確基石不牢,會直接影響到后續工作和領導決策。
參考文獻: