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1等級醫院檔案管理工作的現狀

1．1等級醫院檔案管理工作各級管理人員重視不夠

在醫院建設中，各級管理人員大多關注醫療技術的提高，對檔案工作的重要性沒有足夠的重視，也沒有對檔案管理提出具體的計劃和要求。主要體現在:一是不注意保存，由于部門檔案是各自保存，分散管理，沒有及時整理歸檔，更談不上利用;二是部分管理人員缺乏檔案管理的基本常識;三是不善于合理利用，一些部門把檔案資料作為科室甚至是個人的資料，據為己有，甚至發生人離開原崗位資料就帶走了的現象，使得檔案資料的利用沒有得到最大化。

1．2等級醫院檔案管理人員專業素質不強

檔案管理是一項面廣量大的工作，工作枯燥但對責任心的要求還特別高。目前醫院檔案管理人員突出表現為專業知識老化、知識面狹窄、知識結構不合理等。部分醫院領導將檔案工作簡單地理解為把文件材料收集起來，裝訂一下，認為什么人都能干得好，忽視檔案管理工作者也需要一定的專業知識，需要建章立制，依法保管與利用，更需要借鑒先進的管理經驗和技術，不斷提高管理水平。因而致使許多檔案管理人員屬于兼職且調動頻繁，也影響了檔案管理工作人員的積極性，最終影響了檔案管理的工作質量。

1．3醫院檔案管理信息化程度不高

目前檔案檢索工具種類單一、功能不全、檢索速度慢、效率低，傳統的檔案利用方式已不適應檔案用戶和檔案信息加工的需要，雖然許多醫療單位也已經開始嘗試使用電子檔案，但由于在軟件設計與開發過程中檔案管理者參與較少，導致軟件開發者不能將檔案管理的專業要求很好地實現，產生了信息輸入困難、信息歸類不嚴謹、搜索結果錯誤等問題。以我院為例，由于上級檔案部門提供的檔案管理軟件與本單位信息中心數據庫不兼容，經常發生操作困難的現象，為防止數據丟失，只能手工登記與電腦數據錄入并用，確實增加了檔案管理員的工作負擔。

2等級醫院檔案管理上等達標的途徑

2．1重在平時全力加強醫院檔案管理建設

一是建立健全醫院檔案管理制度。醫院檔案由于內容廣泛，專業性強，保管要求及保密性高等原因，所以必須建立一套行之有效的管理制度，并不斷地加以完善，特別是要重視建立和完善檔案材料的收集、登記制度，實現動態管理和考核制度，一旦發現缺失遺漏，應及時查補，確保檔案的完整性。二是開展醫院檔案管理技術培訓。我院明確檔案管理專職人員，安排參加檔案行政主管部門舉辦的檔案業務知識培訓，滿足實際工作需要，并組織了各個職能處室的檔案管理人員到檔案工作先進單位參觀學習，學習他們先進的管理模式和操作流程。為了更好地做好檔案工作，醫院還專門請檔案局的老師來院進行培訓，按照評審新規定自查，發現了缺乏日常資料系統的收集和整理、計劃和制度與實際工作脫節，以及發現問題后缺乏改進措施等，針對問題及時整改。并將先進的檔案管理方法運用到醫院的檔案管理工作中去，取得了良好的效果。三是加強醫院檔案硬件和軟件設施建設。在硬件方面，配備計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，改善檔案室環境，閱檔室、工作室、庫房分開，是目前醫院檔案管理迫切需要解決的問題。醫院領導加大檔案工作的資金投入，規劃了新的檔案室，切實做到“三室分開”、達到“八防”要求，并按照星級標準要求，建立院史檔案館。在軟件方面，醫院信息處設立檔案工作專用服務器，開展檔案數據庫建設，引進專業檔案管理軟件，進行在線歸檔與管理，在內部局域網和OA辦公系統中建立管理模塊，實現網上檢索、查閱等功能。在醫院網站開設檔案管理網頁，建立檔案管理、檔案時訊、檔案常識、陳列館史料和檔案論壇等欄目。

2．2以評促優全面提高醫院檔案管理水平

一是知曉等級醫院評審查閱的檔案內容。根據評審要求，評審專家以查看近3年的醫院管理和醫療質量的檔案資料為主線，結合現場檢查、操作考試等途徑進行全方位評審。內容涉及醫院管理的各個方面，每1類又細化為幾十項專項指標，比如醫療安全、核定床位、人員配比、人才建設、院務公開、滿意度調查、信息管理等等，從制度、法規的制定到執行落實情況，從最原始記錄到匯編，無一不納入評審內容。評審中，各個資料組成員根據要求提供原始檔案，如:行政組要提供組織機構圖、醫療執業許可證、科室架構圖、醫院辦公會記錄、醫院規章制度、總值班流程、行政查房記錄、各類委員會記錄等;醫療組要提供病案管理、輸血、院感、藥事、護理、醫療安全等相關委員會工作記錄、質量控制的有關業務報表、病床使用情況、病床周轉情況、手術分級、藥品收入比例以及新技術新項目技術檔案、重點專科建設、科研課題及成果、病歷書寫、病歷管理、三基培訓、急會診及搶救記錄等資料。醫院檔案管理人員必須做到心中有數。二是完善等級醫院評審所需的檔案資料。一是嚴格按照《三級綜合醫院評審標準實施細則》的要求，做好各類原始資料的收集整理工作，以往的檔案更加側重于醫院大事記、人員檔案、年度報表等。通過等級評審工作，將醫療質量管理、專科醫師培訓等專題也作為檔案工作的重要內容。二是科學有效地收集整理，分門別類地利用好各類檔案資料，做好各類臺賬資料備查。等級醫院評審涉及部分指標是醫院日常的工作，但卻并不在原有的歸檔范圍之列，如門診預約診療、與基層醫療機構合作開展預約轉診服務、醫院有法律法規培訓計劃、課程安排、職能部門對臨床科室的監管資料、醫療救治的制度流程、各類委員會的記錄、紀要、后勤部門消防演練記錄等等都是以往歸檔中沒有的項目，應該及時納入歸檔范圍，使醫院的檔案不僅完整而且豐富。三是建立等級醫院評審專用的檔案系列。在迎檢中，我院按照原衛生部、原省衛生廳等級醫院評審的新標準，重新梳理醫院質量管理組織架構，建立了醫療、護理質量管理和持續改進實施方案及配套制度、考核標準、考核辦法、質量指標等，同時對標準中提及的重點科室、重點部門、關鍵環節，如醫療技術、臨床路徑、單病種管理、手術管理、急診、麻醉、重癥醫學科、輸血、感染管理等方面，均給予重點關注，按照標準重新建章立制，再造流程，并按照PDCA循環，反復督查新建制度的可操作性及規范性。2013年，我院在三甲復核評審中共準備了629卷檔案資料，其中醫務處182卷，護理部60卷，院感處34卷，院辦25卷，等等，這些完整齊備的檔案資料，全面細致地反映了醫院醫療、管理等部門的真實情況，得到了評審專家的一致好評。

3進一步加強檔案管理的幾點思考

等級醫院評審是對醫院整體實力的一次綜合評定，要真正做到“以評促改，以評促建，以評促優”的目的，必須進一步提高檔案管理的認識，完善醫院的檔案管理制度，使醫院檔案工作更趨制度化、規范化和科學化。

3．1理念先行提高檔案管理全員化認識

等級醫院評審對醫院檔案工作提出了一個區別于傳統檔案管理的新要求，檔案工作不再僅僅局限于辦公室、人事處、病案室、財務處等幾個部門，它對各個職能處室都提出了要求，通過這次等級醫院評審，雖然彰顯了檔案工作在醫院管理中的重要性，但也暴露了各部門檔案收集意識的薄弱，很多部門在評審資料準備階段才發現許多原始資料如會議記錄、演練記錄等不完全，工作都做了但是什么記錄都沒有，既沒有留計劃、簽到、講課內容，也沒有留影像記錄等，許多第一手資料就這么缺失了。所以，在今后的工作中，醫院除了要加強組織領導，還要強化檔案工作重要性的宣傳，努力營造檔案工作人人重視和參與的氛圍。

3．2建章立制確保檔案管理機制化運行

在醫院評審中將PDCA模式應用于醫院自我評價工作中，其流程是:

(1)P(P1an)———計劃。醫院要組建以院長為一把手、科室主任為成員的醫院評審委員會，精讀標準，掌握標準，制定各個科室的迎評方案，即做什么，什么時間做，怎么做，誰來做，做到什么程度等都要計劃明確，并形成制度。

(2)D(D0)———執行，確定目標后，落實到位，責任到人。科室和個人按規定實施計劃，包括個人自主執行與科室主任督促執行。

(3)C(Check)———檢查，醫院評審委員會定期派工作人員檢查計劃的執行情況，要以《評審標準》為出發點，將已經完成的計劃同目標值進行比較，看是否達到了預定目標，并找出未完成的原因。

(4)A(Action)———處理，對實施的效果進行總結和歸納，對不能完成的，總結原因，重新修訂計劃，進入下一輪PDCA循環。

3．3信息支撐構建檔案管理現代化平臺

為了滿足檔案數量急劇增加和現代化醫院對檔案利用頻繁的需求，醫院必須大力改變和更新檔案利用的方法，加強檢索工具體系建設，建立檔案目錄中心。同時，樹立檔案信息資源共享意識，全面提高檔案現代化管理水平。要建立區別于傳統檔案管理的模式，使傳統檔案館向數字檔案館發展。數字檔案館是建立在現代信息技術普遍運用基礎上，利用數字化手段，對數字檔案信息進行收集、管理，實現檔案信息資源共享的超大規模、分布式的數字信息系統。要想實現檔案現代化管理，就必須積極推進檔案全文數據庫建設，逐步實現全文信息查詢、資源共享，充分利用現代科技，加快檔案信息數字化處理步伐。

作者:豈艾蕪單位:無錫市人民醫院