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摘要：在機構改革的背景下，要加強社保檔案管理，必須認識到檔案管理的新情況，即存在檔案管理制度不統一、管理難度不斷增加的問題，以及面臨檔案信息化管理亟待加強、檔案查詢利用需求迅速攀升的現狀。當前要做好社保檔案管理，必須確保社保檔案絕對安全、夯實規范化管理基礎、推進三個一體化建設。

關鍵詞：機構改革;社保檔案;檔案管理

社保檔案是社保醫保機構和稅務部門在辦理社會保險業務過程中形成的原始記錄，是確定參保對象繳納社保費和享受社保待遇的重要依據，是反映社保事業發展的寶貴資料和重要憑證，也是重要的民生檔案。當前社保檔案管理呈現如下特征：一是檔案管理規章制度不斷完善。2009年，人力資源和社會保障部與國家檔案局頒布了《社會保險業務檔案管理規定（試行）》；2012年6月，人社部聯合國家檔案局啟動了社保檔案管理標準的研究起草工作；2015年6月，國家標準委頒布了《社會保險業務檔案管理規范》；各地社保經辦機構相應建立了社保檔案管理辦法和制度。二是基本實現了規范化管理。2010年開始，人社部會同國家檔案局啟動了省級社保經辦機構的社保檔案規范化達標驗收工作。截至2014年底，全國有直接經辦業務的省級社保經辦機構全部通過了規范化達標驗收，722個市級和4375個縣區級社保經辦機構通過了規范化達標驗收，分別占市縣社保經辦機構總數的93%和82%[1]。三是開始探索電子檔案管理。部分地區積極推進檔案管理系統與業務經辦系統一體化建設，并開始探索電子檔案管理。如，秦皇島市失業保險管理部門從2015年開始在全國率先建設業務經辦和檔案管理一體化系統，不僅實現全部社保檔案數字化，而且還探索電子檔案“單套制”管理，通過前端網上經辦掃描、推廣應用電子簽章、生成版式文件、系統在線歸檔和專用服務器存儲備份等手段，保證電子檔案真實完整和安全可靠，紙質檔案生成的數量下降約80%。

1機構改革背景下社保檔案管理的新情況

此次機構改革將原屬社會保險經辦機構的社會保險費征繳管理職責劃轉移交到稅務部門，由稅務部門實施五險統征；并整合人社部門的城鎮職工和居民基本醫療保險、生育保險職責，衛生和計劃生育部門的新型農村合作醫療職責，發展和改革部門的藥品和醫療服務價格管理職責，民政部門的醫療救助職責，組建醫療保障部門。在機構改革的背景下，社保檔案管理面臨諸多新情況。第一，機構改革前有關單位檔案管理制度不統一，需要思考檔案管理銜接問題。如，機構改革前城鎮職工和農村居民的保險分別由人社、衛計兩個部門負責管理，兩項工作形成檔案的整理方法、歸檔范圍和保管期限都有很大差別，制度整合后如何做好檔案管理銜接問題，需要認真思考。第二，檔案類別與數量迅速增長，增加了相關部門管理的難度。先看類別增長，隨著社會保險改革的不斷深化，社保檔案涉及的群體從城鎮職工、城鄉居民擴展到機關事業單位人員，管理的范圍從基本養老保險擴展到職業年金、長期護理險、個人養老金保險；此外養老保險中央調劑金制度、全國異地就醫結算、醫療生育保險合并等改革工作都已實施，每一項改革都將有新的類別的檔案產生。再看數量增長。黨的十八屆五中全會和國家“十三五”規劃綱要提出“實施全民參保計劃，基本實現法定人員全覆蓋”[2]。截至2018年12月底，全國基本養老保險參保人數達9.42億[3]。機構改革后全民參保計劃深入實施，養老、工傷、失業、生育保險的法定人群全覆蓋正大力推進，稅務部門對社保費征繳管理力度不斷加大，社會保險將覆蓋所有人群，社保檔案將涉及無數個單位和近14億人口，因此今后一段時期內檔案數量會大幅增長。第三，檔案信息化管理亟待加強。機構改革背景下，國家加快了電子政務和網上經辦的實施步伐，出臺了一系列文件推進在線政務平臺建設。智慧社保、網上經辦和自助服務是社保經辦的趨勢，相應地檔案信息化管理將成為新時代社保檔案管理的方向。遺憾的是，各地社保檔案管理信息化發展水平不高且地區間差異較大，檔案信息化管理亟待加強。第四，查詢利用需求迅速攀升。隨著社保領域改革的不斷深化，參保對象對社保檔案利用需求呈現出個性化、多元化的特點，公眾越來越重視利用社保檔案保障個人權益；此外，新時代國家加大反腐敗力度，紀檢、審計、公安、司法等部門出于辦案需要，以及為防范化解社保基金支付風險和對社保醫保機構基金進行監督、稽核內控等，需要大量查閱作為憑證的社保檔案。社保檔案查詢利用需求迅速攀升，增加了社保檔案管理的難度。

2機構改革后加強社保檔案管理的若干思考

2.1 確保社保檔案絕對安全。社保檔案直接關乎參保對象的切身利益，關乎經濟社會發展乃至國家安全，一旦失密將直接損害公眾權益、危及社會穩定、損害國家利益。在機構改革的背景下應格外重視社保檔案安全，必須始終把確保社保檔案安全作為做好社保檔案工作乃至做好社保工作的重要前提，要按照國家檔案局關于做好檔案安全工作的一系列要求，強化社保檔案安全管理。一是增強信息安全意識。積極組織檔案信息安全教育，通過開展檔案安全宣傳、邀請檔案安全領域的專家授課等方式，強化相關工作人員的安全意識。二是健全檔案安全管理機制。制定檔案安全保密制度、完善突發事件應急預案，并經常性地開展安全隱患排查和應急演練。三是完善安全技術手段。構建多層次、全方位的安全防護體系，做好檔案數字化存儲和封裝、檔案信息系統安全應用、專用服務器異地容災備份等工作。四是強化安全保管措施。嚴格按照社保檔案“九防”要求，重點加強縣級社保檔案安全保管。以河北省為例，該省有關部門每年至少開展一次全系統社保檔案安全檢查，并將情況在全省范圍內通報，確保社保檔案絕對安全。2.2 夯實規范化管理基礎。落實制度措施、落實場地設施、落實專業人員、落實經費保障[4]，是實現社保檔案規范化管理的基本要求。機構改革背景下，一是社保檔案管理必須常抓不懈，特別是新整合的醫保和稅務部門，有的部門檔案管理基礎相對較弱，要爭取人員、場地、經費的保障，把檔案規范化管理的基礎夯實打牢。各地應加強組織領導，及時建立和調整社保檔案工作領導小組，明確職責分工，嚴格執行檔案管理各項制度；并配備數量合適的專兼職檔案人員，盡量保持人員穩定，如遇人員調整務必做好工作交接；還要定期組織學習培訓，使檔案人員能勝任社保檔案規范化管理工作。二是國家應盡快修改完善《社會保險業務檔案管理規定（試行）》，統一社保檔案管理辦法、制度和標準。三是社保檔案管理機構應主動接受檔案行政管理部門的業務指導，并加強協作，共同開展社保檔案規范化管理“回頭看”、社保檔案年度歸檔抽查等工作。2.3 推進三個一體化建設。業務與檔案一體化。應當抓住“一個機遇”、實現“兩個融合”。“一個機遇”，就是抓住社保信息系統改造升級的機遇，積極爭取資金，統籌進行業務經辦與檔案管理一體化建設。“兩個融合”，一是社保檔案融入業務經辦環節，由經辦人員收集立卷，實現檔案管理與業務工作“同生同結”。這個過程也是對業務經辦的再審核、再監督的過程，能夠確保業務經辦合規合法，還能為復核、審核、內控、稽核、審計以及質量控制等環節提供完整、準確的資料，降低經辦風險[5]。二是檔案管理功能融入業務經辦系統，大力推進網上經辦業務，實現檔案管理的前端數字化；應用電子簽章技術，固化法律效力，電子檔案在經辦過程中實時生成，查詢利用方便快捷，經辦效率得以提高。紙質與電子檔案一體化。第一，在紙質檔案數字化過程中，要注意通過建立過程控制和問題追溯機制，確保檔案數字化成果的質量[6]。第二，區別對待系統產生的紙質和電子檔案資料，如秦皇島市將永久保管的和涉密的原始資料在一定時期內以紙質檔案形式保存；其他通過系統生成的電子檔案，則探索以電子檔案形式進行“單套制”保存。第三，明確要求現有的紙質檔案在沒有鑒定的情況下不得銷毀，不能簡單用數字化掃描件全部取代紙質檔案，不能因為進行了數字化掃描就廢棄、取消紙質檔案的保存。管理與服務利用一體化。推進檔案管理與服務利用一體化，重點應做好以下三個方面：一是完善服務管理機制，實行綜合柜員制，通過前臺綜合受理、后臺分類審核、統一窗口出件、同步立卷歸檔的經辦模式，將社保檔案管理服務融入其中。二是建立一體化管理服務平臺，建設全省統一的社保檔案管理服務平臺，與所有業務信息系統實現互聯互通，使得社保檔案查詢利用更加便捷、高效和安全。三是提供便捷化多樣化的服務，寓管理于服務，如充分利用手機APP等，實現社保檔案利用服務“隨手可得”，并滿足個性化利用需求。。

作者:趙松 孫長虹 單位:1.河北省社會保險事業管理局 2.秦皇島市失業保險事業管理處