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[摘要]隨著社會的快速發展，環境檔案管理部門事項不斷增多，這在很大程度上增加了檔案管理的工作量。就現階段廣西集中式飲用水源地環境檔案管理情況來看，還存在檔案控制力不足、檔案管理質量較低、監控手段缺乏等問題，亟待對檔案管理模式進行創新和完善，構建出規范化的框架管理體系。基于此，以廣西集中式飲用水源地為例，對該地區環境檔案管理存在的問題進行分析，提出檔案管理規范化框架的構建策略，致力于提升檔案管理效率。

[關鍵詞]廣西集中式飲用水源地；環境檔案；管理規范化

1.引言

信息時代的到來對廣西集中式飲用水源地環境檔案管理工作提出了更高的要求，不僅需要相關工作人員在工作實踐中實現創新，同樣需要相應的信息技術創新，以構建出全新的管理模式，實現環境檔案管理的規范化，并在此過程中建立規范化管理流程，加強改革創新，在降低人力、物力財力消耗的同時，提升環境檔案管理水平，實現檔案資源的整合和利用，全面提升檔案管理工作效率。

2.廣西集中式飲用水源地環境檔案概述

環境檔案記載各種環境監測過程中記錄的具備保存價值的信息，主要包括數據、文字、圖標及照片。環境檔案來源于規定的區域，即環境監測領域，就廣西集中式飲用水源地而言，就主要涵蓋該地區以內、在環境監測活動中形成的第一手資料，是環境管理中最為直接的歷史記錄，具備較強的可靠性。環境檔案包括以下特點：首先是完整性，環境監測管理是一個連續性的過程，環境檔案保護了這一過程中形成的所有檔案，所有的記錄檔案的格式必須統一、文字和圖表必須清晰，并建立完整的更改、補充制度，全方位確保環境檔案的準確性。

3.廣西集中式飲用水源地環境檔案管理的現狀

3.1環境檔案管理規范化制度的落實較差。近些年來由于水源地環境監測部門制度的變革，導致環境檔案管理人員頻繁調動，再加上沒有相應的培訓，檔案管理人員對于業務的操作流程不夠熟悉，很難勝任環境檔案管理工作。而在歸檔、轉檔等情況中沒有按照手續辦事，存在一定的檔案密封性較差以及檔案造假的情況，這對檔案的真實性和隱私性造成了較大的影響。3.2管理不夠規范，檔案管理意識有待提升。廣西集中式飲用水源地環境檔案管理人員沒有嚴格遵守“環境檔案管理材料收集歸檔規定”辦事，且一些管理部門缺乏具體的實施細則，就算有相關規則，也不過是流于形式，檔案管理人員只是充當檔案的保管員。此外，一些人員對于檔案管理意識不足也是一大問題，對于相關檔案材料沒有及時收集和歸檔，導致其中部分檔案出現丟失或者損壞，較為顯著的就是環境監測材料的丟失。而在檔案的記錄當中，存在填寫格式不規范，填寫內容過于隨意以及審核標準不準確等，這就直接導致環境檔案的管理工作不夠嚴格和細致，存在一定的客觀隨意性，不利于向上層單位提供第一手資料。3.3檔案管理較為分散。首先是由于近幾年來管理機構改革導致環境檔案管理較為分散，比如廣西集中式飲用水源地的在職人員檔案以及退休人員的檔案管理，這些管理只是停留在不丟失的狀況。其次是管理檔案的硬件設備不夠完善，設施的配置不到位，到不到相關規定標準，管理手段和管理設備都還停留在一個十分落后的水平，不利于檔案現代化管理的實現。而隨著信息時代的到來，環境檔案管理事務量不斷增大，一些管理部門在選擇檔案管理設備時還具有較大的隨意性，多數采用因地制宜的存儲原則，還在采用原始的手工操作，不僅現代化水平較低，還使得在檔案查詢或者管理當中十分繁瑣，極大地增加了工作量。

4.廣西集中式飲用水源地環境檔案的規范化管理策略

4.1完善硬件設備，規范管理制度。廣西集中式飲用水源地規范化管理制度首先需要完善相關的基礎硬件設備，注重硬件等方面基礎設備的完善，這是保證檔案完整的前提條件，并根據“環境檔案工作條例”中的有關規定，建立出一個堅固的、防水防火的專用檔案庫，并且檔案庫中要按照每20平米一千卷的規格進行資料的擺放，其中還要配置滅火器等工具。這是管理條例的明文規定，需要將環境檔案進行統一集中管理，做到檔案的放置、檔案的查閱以及辦公進行分開管理，將管理庫中的防火防潮以及防蛀等工作做到位。檔案庫內還有必要配置計算機或者打印機等現代化辦公設備，并在此基礎上解決辦公室擁擠或者資金投入不到位等方面的問題，防止出現多部門多人員監管，卻無一人負責的情況出現，管理的錯位或者交叉也會極大地影響到檔案管理質量和效率。其次是注重管理制度的建設，環境檔案管理部門需要建立一個檔案歸檔整理、人員職責以及檢查核對制度，并將這些制度落實到實處。4.2構建檔案管理責任制度。按照《檔案法》的規定，實行統一領導、分級管理的原則，廣西集中式飲用水源地環境檔案人員要確保項目檔案的齊全、完整、準確、系統、規范及安全保管和有效利用。其次實行項目法人負責制，明確分管領導和項目檔案管理體制和工作程序。確保檔案管理與環境監測建設同步進行，做到“三納入”、“四參加”、“五同步”。“三納入”工作主要包括納入環境監測工作的各項規章制度、工作計劃及流程；納入環境監測的日常管理；納入環境監測的崗位責任制、經濟責任制。其次，做好“四參加”，即相關管理人員參加設備、材料技術協議的洽商；參加環境監測過程；參加環境監測的評價等。“四新”成果的積累、開發。4.3提升檔案管理人員的信息管理水平。廣西集中式飲用水源地環境檔案管理的專職人員一定要具備一定的管理經驗或者專業知識。首先，需要大力進行對環境檔案管理工作的宣傳，提升全體管理人員對檔案管理的認識，讓其意識到環境檔案管理的重要性。其次就是設備的現代化，當今時代是信息時代，各種信息手段和管理方式層出不窮，這就需要管理部門引進先進的管理手段，讓在職員工具備一定的計算機操作能力，讓其能夠勝任現代化管理工作的需要，此外，還可以通過培訓的方式不斷提升管理人員的管理素質和專業水平，保證其崗位的穩定性。4.4檔案管理工作的現代化和信息化。信息時代最注重的就是信息技術現代化，隨著當今社會的快速發展，利用計算機和信息網絡進行檔案管理是時代變化的必然趨勢，同時也是實現檔案管理現代化必經之路。首先，管理部門可以利用掃描儀或者計算機等現代技術，將檔案以數字信息的方式輸入到計算機當中，將紙質文字、圖片上的信息全面轉化為數字信息，實現紙質檔案和數字檔案的并存。其次就是對管理檔案的信息管理系統進行完善，建立出一個巨大的數據庫，采用相關的管理軟件進行檔案目錄的編制，這不僅極大了檔案的管理效率，還有利于檔案信息的檢索，對提升環境檔案信息的實效性有重大意義。4.5保證檔案內容的真實和準確。信息管理模式更加注重信息的真實性，廣西集中式飲用水源地環境檔案管理人員一定要遵守相關規定，實事求是的對檔案進行嚴格把關，不斷提升檔案的真實性以及價值。一位合格的檔案管理人員要具備一定的政治敏感度，然后是具備較高的責任意識，要對每一年度的環境資料進行嚴格鑒別，防止其中混入弄虛作假的文件進入，保證檔案的準確性和真實性。4.6對相關管理內容再度充實，提升環境檔案的利用率。廣西集中式飲用水源地首先需要做的就是不斷充實環境檔案資料，在信息化的新形勢下，需要采用相應的檔案管理措施來提升檔案的利用價值。管理人員需要根據相應的制度特點進行改革，具有針對性和創造性地展開管理工作，有選擇性地進行檔案材料當中內容和項目的開發，不斷擴大環境檔案的收集內容，這些內容不僅包括環境監測的基本信息，還需要包含一些典型特征，需要反映出環境管理的真實情況。4.7嚴格按照環境檔案規范化管理流程。檔案材料需要各科人員在進行整理之后上交檔案室存檔，檔案管理人員必須同意開展鑒定、分類、整理立卷等工作，嚴格按照“中國環境保護檔案管理規范”進行組卷。首先要清理文件資料，從某項檢測工作的全過程形成的具備價值的文件資料，在經過清理、重組之后進行分類組卷。其次是分類整理排序，廣西集中式飲用水源地采用“年度-問題-保管期限”的分類辦法，即首先將歸檔材料根據年度進行分類，再根據不同的問題進行分類，在問題之后按照保管期限分類，該辦法的好處就是每年的檔案能夠按照順序依次上架，不需要預備留空，庫房的管理及檢索都十分便捷，且遵循紙質檔案在前，光盤檔案在后的順序。三是質量要求，廣西集中式飲用水源地環境檔案原件內容必須真實且準確，對于已經損毀的文件，需要及時修正，在檔案轉移時，需要雙方共同簽字，從根本上確保檔案不會丟失，并確定檔案的管理責任。四是頁碼編寫，環境檔案必須要按照頁數進行編碼，只要有文字或者圖表的檔案都需要進行編碼，并采用阿拉伯數字，避免空號或者重復的事件發生。最后是目錄編寫和小標題編寫，每一份環境檔案資料都需要擬定標題，沒有標題的檔案需要根據內容重新擬定，在標題的擬定過程中，需要遵循簡潔、精煉的原則。具體規范化管理流程如圖1所示：

5.結語

新時代的到來給廣西集中式飲用水源地環境檔案管理工作帶來了極大的機遇，同時也帶來了較大的挑戰，需要管理部門抓住這些機遇，搭建出高效、全新的信息管理系統，對管理人員進行觀念上的更新，并根據當下檔案管理工作的發展趨勢，在創新管理制度的同時實現檔案管理的規范化、現代化，實現檔案資源的整合和利用，全面提升環境檔案管理工作效率。

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作者:張少梅 李昆明 黃小佳 周詩翔 單位:廣西壯族自治區生態環境監測中心