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現行文件利用工作的思考與啟示

2001年11月，國家檔案局在山東省濟南市檔案館召開了關于建立現行文件閱覽中心和檔案資料目錄信息處理服務中心的專題現場會，向全國各級檔案館推薦了濟南、深圳等地的做法。現行文件利用中心的出現，立即引起中央領導的高度重視和社會的廣泛關注。同年年底，在全國檔案局（館）長會議上，中央辦公廳王剛主任充分肯定了這一做法，認為“這是檔案部門實踐‘三個代表’重要思想，加強和改進作風建設的具體體現。檔案部門要認真總結這方面的經驗，在工作中不斷加以完善”。2002年9月2日，上海市檔案館現行文件閱覽窗口正式對外開放。開放之初，每天有200多人慕名前往檔案館，出現排隊爭閱的火爆場面，社會反響十分熱烈。新聞媒體的廣泛介入，更是給這項工作增色不少。陜西省館現行文件閱覽中心正式對外開放時，《陜西日報》等10多家新聞媒體都以大量篇幅在顯著位置和黃金時段進行了報道；《三秦都市報》以《紅頭文件老百姓隨便看》為題進行了報道，并配發照片；《華商報》以《“紅頭文件”與百姓見面》為題，詳細報道了現行文件向社會開放的情況；《漢中日報》以《百姓今起也能看上“紅頭文件”》為題，對漢中市現行文件閱覽中心落成儀式進行了報道；《寶雞日報》“熱點熱議”欄目以《紅頭文件群眾看，陽光行政走近你、我、他》報道了千陽縣開展現行文件服務工作的情況。目前，全國有16個省級檔案局布置開展了已公開的現行文件利用工作。上海、山東、安徽、北京市等檔案局要求本行政區域內各級檔案局館全面開展已公開的現行文件利用工作；浙江、天津、廣東、重慶等檔案局要求本行政區域內有條件的檔案局館積極開展此項工作。我們省局也將建立現行文件服務中心納入全省檔案工作目標管理，與各市、州簽訂了目標責任書，計劃5年內在各市、州、區、縣檔案館建成文件服務中心。這一開創性工作的全面展開，給沉寂多年的檔案工作帶來了生機和活力。

現行文件利用工作的成功和轟動效應，留給了我們許多的思考與啟示，我們可以從這些初步的反映中觸摸到未來檔案工作的發展脈搏。而作為我個人而言，感觸最深的就是：檔案工作必須面向社會和面向公眾。對于這一點，我認為，不管愿意還是不愿意、或是有意識無意識都必須有一個清醒的認識。說得再具體一點，也就是在服務對象上，除了顧及原有黨政機關的需求外，更多地要面向社會的各個階層，考慮廣大公眾的利用需求。檔案部門承擔著保存歷史、傳承文明、資政育人、服務社會的重要責任，只有逐步地脫去了“神秘”的面紗，回歸于公共文化的社會定位，溶入社會和公眾之中，才能為自身的生存與發展打開了一個廣闊的空間。

人類社會是一個有機統一整體，不同國家、地域間在思想、理論、文化上的交流融合是近現代人類社會的一個突出現象。在檔案學研究中，世界各國之間存在著許多共性的課題，無論是在抽象的基礎理論方面還是在具體的應用理論和應用技術方面，都有不少值得借鑒的地方。這就要求我們在研究檔案學的過程中，要不斷地進行橫向比較，從各國檔案學的研究成果和檔案工作的實踐經驗中吸取有益的養分，以充實和豐富我國檔案學的研究內容，并藉此推動我國檔案事業的快速發展。這里，我想就我所了解和知道的國外檔案工作在這方面的情況作一介紹，或許能從中得到一些啟發和收獲。

我們知道，檔案館是檔案工作的主體和重點，堅持檔案工作服務機制創新，實質上就是要把檔案館的各項服務功能挖掘和開發出來。以擁有“世界上最開放檔案館”自居的美國，檔案館利用的原則是“公眾需要什么，我們就收集什么，提供什么”，可謂是“按需服務”。正是這種理念，使得美國國家檔案館人氣很旺。在節假日里，許多父母帶著小孩舉家參觀檔案館。美國檔案館在節假日一般都開放。美國國家檔案一館的參觀人數每年達100多萬人次，來自世界各地的參觀者天天在參觀廳門口排起長隊。國家檔案二館寬敞的閱覽室里閱檔者人氣也很旺盛，據說到暑假里，閱覽室坐滿利用檔案的學生。法國國家檔案館，年利用者達12·5萬人次，私人利用者占50%。瑞士的沃州檔案館館長庫克曾向中國的考察者介紹說：“我們的檔案是向所有公民開放的，不考慮學歷、職業和政治傾向。服務對象中有一部分來自三個部類中的第一部類——農民，約占3％；有15％來自第二部類(指政府公務員——筆者注)；82％來自第三部類，如自由職業者、律師、醫生、知識分子等。”這種狀況在西方發達國家是很具代表性的。

美國馬里蘭大學檔案館館長說：“檔案館要主動地推銷自己”。這種觀念在美國檔案界很有代表性。舉辦展覽會是美國各檔案館一項重要業務。多數檔案館都設有永久性的檔案展覽室，檔案館定期不定期地舉辦各種專題的展覽，內容包括宣傳國家典型的歷史事件和人物、歷史文獻和照片、名人筆記和手跡、名勝建筑圖紙和照片等。為了吸引更多的公眾，他們善于“借花獻佛”，如中國中青年檔案干部檔案現代化管理培訓班參觀國家檔案館時，該館正在舉辦“珠寶展覽”，招徠了許多游客。此外，美國的檔案館也借助于其他一些部門開展了一定的檔案宣傳工作，如國家檔案館被旅游部門當作一項重要的科學文化設施和參觀項目列入《首都地區旅游指南》，進行重點介紹，其每期展覽也在《指南》上刊登簡介。檔案館與宣傳媒體的關系似乎十分密切，如有國外代表團參觀特拉華州檔案館時，當地電視臺即來采訪，當晚播出，這說明檔案館比較善于通過媒體宣傳自己。特拉華州檔案館還采取“走出去”的形式擴大檔案的影響，他們經常派檔案專家，帶著檔案原件到附近學校去講課，很受學生歡迎。由于宣傳工作比較成功，到檔案館查找利用檔案的用戶絡繹不絕，利用檔案解決工作、學習和生活中的問題已成為大多數美國公民的自覺行動。

實際上，我國檔案界、尤其是一些發達地區在檔案學基礎理論研究和檔案工作實踐方面，通過借鑒吸收國外成果，已取得了具有積極意義的諸多成果和自身的進步。如大家熟知的新的檔案整理規則。而在面向社會、面向公眾的服務方面，也在不斷開拓新的領域，其中最為成功和為社會、公眾所接受的有以下兩種形式：

一是許多檔案館為配合重大活動，挖掘館藏檔案資源，以圖片、實物等形式，舉辦內容豐富、形式多樣的檔案展覽。北京市檔案館近幾年舉辦的展覽，如《讓昨天告訴今天一一一一北京商品票證回顧展》，選題獨特，內容新穎，格外吸引觀眾；他們配合北京申奧活動在莫斯科舉辦《今日北京一一邁向現代化的東方古都與文化名城》展覽，為北京申奧成功做出了貢獻。上海市檔案館將展覽辦到國外，還加強橫向聯合，與西藏自治區檔案館聯合在上海舉辦《走近西藏——來自檔案館的精品》展覽。江蘇常熟市檔案館舉辦“政府為民辦實事成果展”。天津市及各區縣檔案部門圍繞紀念天津建城600周年連手推出了《天津百年教育》、《開放的天津》、《知和平、愛和平、建設新和平》、《建設現代化津濱新城區》、《傳承歷史、開創未來》等16個異彩紛呈的大型主題展覽，在社會引起轟動，受到學校廣大師生和社會公眾的熱烈歡迎，檔案展覽品牌效應初步凸現。

二是創新檔案宣傳和編研工作，更多地采用喜聞樂見的形式，使其適合于社會和公眾的胃口。中央檔案館與有關部門聯合拍攝了大型檔案文獻專題片《紅旗飄飄——中國共產黨歷史上的今天》，弘揚了主旋律，獲得了全國精神文明建設第八屆“五個一工程”入選作品獎。上海市檔案館利用開放檔案和館藏精品，制作專題縮微片。拍攝專題片《檔案里的故事》，積極籌備拍攝電視連續劇《天使行動》；編輯出版《上海租界志》等圖冊、史料和《淮海路百年寫真》、《福州路文化街》等普及讀物，開發館藏珍品系列《上海老照片》等，使檔案文化產品在走向市場中贏得社會各方面的青睞。天津市組織市、區縣檔案部門與天津電視臺聯合制作《津沽檔案珍藏》電視專題片，定期向社會公開播放，通過透視一件件實物檔案背后的真情故事，展示天津豐厚的歷史文化積淀。

然而，我們也應該清醒地看到，這一切還是遠遠不夠的。我比較贊同這樣的觀點，國家檔案館的走向和發展趨勢應當是由“綜合檔案館”發展到“公共檔案館”，徹底改變目前檔案館的內向性格，增強檔案館的公共性和社會性。這不只是名稱上的改變。從根本上來說，它不僅是對檔案館理念認識的轉變，還表現了檔案館在社會公眾中形象的轉變。那么，什么是“公共檔案館”？從文化意義上講，公共檔案館——它在館藏資源上應能全面反映社會歷史面貌，在內容上應更貼近社會和公眾，在利用上應該更趨于大眾化，它是為社會公眾服務的文化機構。英國檔案學者邁克爾·庫克在《中央與地方檔案機構與社會的關系》一文中說得更形象：“整個社會應該把檔案館看作是一個文化機構，即使給檔案館貼上‘文化娛樂’、甚至‘消遣’的標簽也是無可厚非的。雖然檔案館像博物館和參考圖書館一樣與純娛樂性機構相比有著更嚴肅的目的，但是它們有一個共同點：如果人們愿意，閑之無事時，就可以去這些由社會建立起來的機構，按照個人的興趣進行活動。”邁克爾·庫克認為：檔案館是一個文化機構，它同博物館、圖書館一樣，又是供人們文化休閑的場所。事實上，在美國，公眾的確有可能為休閑而利用檔案。休息日，美國人可能對孩子說：“走，咱們到自然歷史博物館去看恐龍化石；到藝術館去看抽象派……”。也可能說：“走，到檔案館去看國家的寶貝。”什么寶貝？寫在羊皮紙上的三大法案等檔案。國家檔案館每年接待參觀者達百萬之眾。這個數字足以讓我們體會到“休閑”的意味。

從世界范圍看，檔案館經歷了一個從封閉、半封閉逐步走向開放的過程。開放不是公共檔案館的權宜之計，也不取決于某些人的選擇。有識者的推動和保守者的設防可能對一定時期一定范圍檔案館的開放程度發生影響，但無法改變其不斷走向開放的趨勢。因為檔案館開放具有深刻的歷史文化原因，符合自身的發展規律。檔案工作本來與社會是統一的，由于社會分工而單列成一項事業，但決不應該同社會相對立。從歷史上看，檔案的產生和檔案的管理最初確實是單純為上層統治者服務的，無論中國還是外國，在漫長的專制社會里，檔案一直被當作維護皇權的專利。我國在相當長的年月里，由于受“以階級斗爭為綱”的制約，重點為政治斗爭服務，片面強調保密，造成檔案工作的封閉，實際上與社會形成某種程度的不協調。但是從世界范圍來看，社會總是伴隨著民主程度的提高、科技的進步而發展的，在所有發達國家，檔案管理和利用服務的社會化程度已經相當高。我們之所以稱其為發達國家和發達地區，也就標明了它的現狀和模式就是我們的發展方向和我們未來的模樣。

我們承認，在我國檔案館的開放進程中，尤其是西部欠發達地區，有很多礁區橫亙在我們面前。比如說，在分析檔案館在“文化休閑”中無所作為的原因時，我們不能過多的責怪其缺乏主動意識，因為相當數量的綜合檔案館缺乏足夠的家底來支撐吸引公眾的信心，我們的的確確存在著“家底欠豐”的尷尬。目前，我國綜合檔案館的館藏大多是公務檔案的“天下”，缺乏公眾感興趣的熱點信息資源。造成和出現這種尷尬的致命原因，這實際上是一個觀念的問題。我們不要忘記，美國國家檔案館利用的原則是“公眾需要什么，我們就收集什么，提供什么”。美國國家檔案館最吸引公眾的藏品不是政府的文件，而是那些大量反映重大事件、重要人物、民族風俗文化的非公文、非紙質、生動鮮活的歷史記錄，這是美國檔案的重要特色和魅力所在。觀念問題不解決和不更新，即使是有了豐富的館藏和珍貴的館藏，也會以種種理由和擔心拒絕向社會各部門、各領域及社會公眾靠攏。事實上，我們各個檔案館都有一些被稱為“鎮館之寶”的特藏檔案，但總是出于安全和擔心損毀不愿向社會展示。在美國、獨立宣言、美國憲法和人權法案三份檔案，絕對是特藏中的特藏，被美國全國上下視為珍寶。這三份珍寶在國家檔案館的一個永久性展廳內展出。文件展柜白天升上地面從人參觀，晚上被電子鉗鉗住，送入地下六米深的安全庫房內。如遇火災或地震等突然事件，展柜幾秒種內就會進入地下安全庫房。這一套保護和展出檔案的設備可以說是十分吸引人的，也成了參觀者嘖嘖贊嘆的一部分。美國國家檔案館每年接待參觀者達百萬之眾的奧秘與這三份特藏寶貝和吸引人的保管設施不無關系。這個事例說明，觀念問題解決了，既便是安全設施也會成為一個看點。第十三次國際檔案大會上有人提出這樣的觀點：“檔案不再是‘君主的心臟、安慰的珍寶’，而是作為‘社會的記憶’而存在；利用檔案已不再是統治者的特權，而成為廣大公民的權利。”我們有責任激活現有的館藏檔案。檔案工作的出發點和歸宿點都在于檔案的利用。但是，不少檔案館館藏檔案中的絕大多數處于"沉睡"狀態，對社會的貢獻率遠遠沒有得到應有的體現。當然，我們也決不能忽視我們的收集工作。館藏是檔案館工作的物質對象，館藏很少或館藏單一，檔案館公共化進程就不可能取得實質性的進步。我們一定要大力收集、征集那些與廣大民眾的生活和生產活動密切相關以及帶有休閑性的非公務類檔案，包括族譜家譜、婚姻戶籍、土地房產、名人檔案、地方性珍貴歷史檔案、老照片等等，甚至于走出既定“檔案”定義的束縛。

對于檔案館而言，開放不僅僅是對社會、對公民的給予，更是一種獲得，它所釋放出的推動檔案館發展的能量是難以測度的。美國的檔案館很多館藏都來自于社會各界的捐贈。檔案館服務社會，得到社會的認可，社會也樂于將自己保存的檔案資料捐贈給檔案館，提供給更多的人利用。這里我舉一個例子，一位對美國占領時期的沖繩感興趣的歷史學家狀告美國政府違反信息自由法，并要求利用這些電影膠片。后來，這批電影資料提供給了她。她在利用的過程中又了解到，美國國家檔案館認為這些膠片所反映的是沖繩的當地生活，而不是政府的活動，因此決定把膠片送給沖繩縣檔案館。該研究人員狀告檔案館的鑒定不當。最后法官判決說，檔案館依據“錯誤的主觀判斷”做出了不當的鑒定，要求國家檔案館重新鑒定。后來國家檔案館的確重新進行了鑒定，并決定保留原件，只送給沖繩縣檔案館一份拷貝。

當然，檔案館要走向社會，要讓社會走進檔案館，要為社會各方面、各階層服務，成為真正意義上的公共檔案館，做到這一切我們要走的路還很長。但是，從現在做起從我做起，就要積極塑造開放的檔案館形象。“形象”絕不是“外觀”的同義詞，它是內在氣質于外在形式之表現。形象是一種信號，無言地昭示著事物的內涵和傾向；形象是一種力量，可以引人親近或拒人千里。所以，開放的檔案館應該有開放的形象。檔案館的公眾形象主要表現于兩個方面，一是建立在服務質量和服務態度基礎上的公眾印象，二是檔案館設施給予公眾的感受。不用多說，前一個方面主要通過豐富館藏和提高人員素質來加以解決；這里，我想著重談談后一個方面，也就是檔案館設施給予公眾的感受問題。檔案館大都建在當地黨政機關的“高墻內院”，使檔案館無法正常履行對外開放、陳列展覽和文化休閑等職能。要塑造現代檔案館的新形象，在選址上要充分體現現代化氣息和更豐富的文化內涵，應徹底打破檔案館作為機關附屬物的老觀念，走出機關大院，盡可能靠近文化區，和圖書館、博物館等公共性文化場所相互呼應、和諧統一并具有鮮明的個性。在內部設計上，除了考慮庫房、技術用房和辦公區域外，更要著重考慮兩個服務區，即服務教育區和公眾活動區。服務教育區用來滿足今后檔案館對外開放和拓展服務功能的需要，要確立“以人為本”的理念，突出服務功能，應設置現行文件中心、愛國主義教育基地展廳、學術報告廳、多媒體演播室等開放性場所；公眾活動區是人們在查檔、參觀之余的休憩場所，主要包括休息室、大廳活動區等，可設計成庭院式，營造寬松、優美的氛圍，給人以開放式和文化機構的印象。美國的檔案館設計還非常注重前來利用檔案的用戶提供一個完美的環境，無論用戶閱覽室是還是公眾休閑區域，都應接觸到陽光和自然的景物，比如本特利歷史圖書館的檔案閱覽室就面對著一大片山坡和草地，非常安靜與愜意；從肯尼迪總統檔案館的閱覽室望出去，能看到蔚藍的大海和波士頓最美的城市天際線。日本德島縣檔案館坐落于風景秀麗的“文化林園”之中，與圖書館、博物館、情報資料館、科技館比肩而立，成為公眾文化休閑的好去處。我國的發達地區已經有所意識，上海市的新館的選址定在外灘不能說沒有這樣的考慮，而且功能和藝術設計別具匠心。深圳市即將建成的位于“市民中心”的多功能新檔案館都將以開放的形象成為城市中搶眼的文化景觀和顯現檔案魅力的文化設施，一掃百姓心中“神秘”、“封閉”的傳統印象，吸引越來越多的公民前往和利用。

前國際檔案理事會主席瓦洛先生說過：當前“檔案事業正處于一個完全被重新塑造和重新接受的時代。”我們堅信，檔案與檔案事業在時空統一的人類社會總體中具有一種從最深處將“過去、現在、未來”維系貫穿在一起，因為其對人類社會的生存與發展具有極其重要作用和意義，無論在何種情形下都必將與人類永遠共存；檔案界人士尤其以從事具體檔案工作的檔案工作者，沒有理由妄自菲薄，應當積極探索，去腳踏實地、一步一個腳印地履行自己的使命，將服務面擴大到全社會，為社會各領域、各階層服務，為最廣大的平民百姓服務，讓檔案和檔案工作在社會生活中更加顯赫耀眼，用地方的獨特的人文歷史通過各種生動、活潑的形式去更多地吸引休閑者的眼球，對當地乃至全人類的各項事業發展進步做出它應有的貢獻!